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Outlook 2010 Kalender und bedingte Formatierung bei Teilnehmern mit gleichem Nachnamen funktioniert nicht

    Frage

  • Hallo zusammen,

    ich finde einfach keine Lösung.

    Folgender Fall:
    Ich erstelle in meinem Kalender eine Besprechung und lade nur einen Kollegen ein - nennen wir Ihn Thomas Maier. Lege diesen Termin auf Montag 7:00 bis 7:30 Uhr.
    Nun erstelle ich eine weitere Besprechung und lade auch nur eine Kollegin ein - nennen wir Sie Melanie Maier. Diesen Termin lege auf Montag von 7:30 bis 8:00 Uhr. Soweit so gut.
    Da ich aber oft mit den 2 Kollegen zu tun habe und mein Kalender entsprechend viele Einträge mit den 2 Maier's hat, wäre es mir eine große Hilfe dies farblich im Kalender darzustellen.

    Also kommt die "Bedingte Formatierung" zum Einsatz. Ich gehe dazu in Outlook auf meinen "Kalender" - "Ansicht" - "Ansichtseinstellung" - "Bedingte Formatierung" und sage "Hinzufügen" und gebe den Namen "Männlich" ein und weise die Farbe Blau hinzu. Nun füge ich einen weiteren Eintrag hinzu mit dem Namen "Weiblich" und vergebe die Farbe Rot.
    Jetzt wähle ich "Männlich" aus und klicke auf "Bedingung". Hier klicke ich auf "Teilnehmer" und suche mir "Thomas Maier" aus dem Adressbuch heraus und bestätige es mit OK. Das gleiche mache ich unter "Weiblich" nur das ich hier bei "Teilnehmer" die "Melanie Maier" auswähle.

    Nun zum Problem (eventuell auch Bug):
    Outlook stellt mir die Farben dar (nur bei Terminen wo ein Maier als Teilnehmer ist). Allerdings alle Blau oder Rot - abhängig davon, welcher Eintrag weiter oben steht in der "Bedingten Formatierung". Was für mich natürlich keine Lösung ist :(
    Outlook scheint bei der Bedingung den Teilnehmer nur nach den Nachnamen einzubeziehen.
    Bei Männlich steht als Teilnehmer "Maier, Thomas" und bei Weiblich steht als Teilnehmer "Maier, Melanie" - mehr nicht. Ich vermute nach dem Komma prüft die Outlook Funktion nicht mehr weiter.

    Hat jemand ein Tipp oder einen Rat was ich dagegen tun kann?
    Bin um jede Hilfe dankbar.

    Meine Umgebung:
    Office 2010 Professional plus (32bit)
    Betriebssystem Win7 Enterprise x64 + SP1









    • Bearbeitet Denis_2013 Freitag, 25. Januar 2013 12:41 Tippfehler
    Freitag, 25. Januar 2013 10:18

Antworten

  • Hallo,

    Ich gehe dazu in Outlook auf meinen "Kalender" - "Ansicht" - "Ansichtseinstellung" - "Bedingte Formatierung" und sage "Hinzufügen" und gebe den Namen "Männlich" ein und weise die Farbe Blau hinzu.
    Nun füge ich einen weiteren Eintrag hinzu mit dem Namen "Weiblich" und vergebe die Farbe Rot.
    Jetzt wähle ich "Männlich" aus und klicke auf "Bedingung". Hier klicke ich auf "Teilnehmer" und suche mir "Thomas Maier" aus dem Adressbuch heraus und bestätige es mit OK.
    Das gleiche mache ich unter "Weiblich" nur das ich hier bei "Teilnehmer" die "Melanie Maier" auswähle.

    hast du es schon mal über "Bedingte Formatierung | Bedingung | Erweitert" versucht, beispielsweise über die Schaltfläche "Feld" mit "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer"?
    Als Bedingung könntest du wählen "enthält | Thomas Maier | Zur Liste hinzufügen". Den Eintrag "Thomas Maier" in Anführungszeichen setzen.
    Ich selbst habe es nicht getestet, könnte mir aber vorstellen, dass es über den "Erweitert"-Dialog funktioniert.


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Samstag, 26. Januar 2013 12:43

Alle Antworten

  • Hallo,

    Ich gehe dazu in Outlook auf meinen "Kalender" - "Ansicht" - "Ansichtseinstellung" - "Bedingte Formatierung" und sage "Hinzufügen" und gebe den Namen "Männlich" ein und weise die Farbe Blau hinzu.
    Nun füge ich einen weiteren Eintrag hinzu mit dem Namen "Weiblich" und vergebe die Farbe Rot.
    Jetzt wähle ich "Männlich" aus und klicke auf "Bedingung". Hier klicke ich auf "Teilnehmer" und suche mir "Thomas Maier" aus dem Adressbuch heraus und bestätige es mit OK.
    Das gleiche mache ich unter "Weiblich" nur das ich hier bei "Teilnehmer" die "Melanie Maier" auswähle.

    hast du es schon mal über "Bedingte Formatierung | Bedingung | Erweitert" versucht, beispielsweise über die Schaltfläche "Feld" mit "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer"?
    Als Bedingung könntest du wählen "enthält | Thomas Maier | Zur Liste hinzufügen". Den Eintrag "Thomas Maier" in Anführungszeichen setzen.
    Ich selbst habe es nicht getestet, könnte mir aber vorstellen, dass es über den "Erweitert"-Dialog funktioniert.


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Samstag, 26. Januar 2013 12:43
  • Hallo Lisa,

    danke für die Hilfe!

    Es funktioniert =)

    Aber der Name muss als Wert ohne Anführungszeichen eingetragen werden (habe beides getestet).

    Viele Grüße zurück!

    Denis

    Donnerstag, 31. Januar 2013 14:00
  • Was ist wenn ich 2 Personen habe die exakt gleich heißen? z.B. "Anna Müller".

    Folgendes Szenario:

    Person 1 = Anna Müller - mit ihr hab ich ein Meeting am Montag um 13:00 Uhr.

    Den Namen für diese Bedinung habe ich "Anna1" benannt in der bedingten Formatierung, dieser Name steht in der Liste auf Position 1. Den Eintrag "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer" als Wert "Anna Müller" eingetragen und die Farbe "Grün" dafür gewählt.

    Person 2 = Anna Müller - mit ihr hab ich ein Meeting am Dienstag um 15:00 Uhr.

    Den Namen für diese Bedinung habe ich "Anna2" benannt in der bedingten Formatierung, dieser Name steht in der Liste auf Position 2 (unter "Anna1"). Den Eintrag "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer" als Wert "Anna Müller" eingetragen und die Farbe "Orange" dafür gewählt.

    Nun werden mir beide Meetings im Kalender "Grün" dargestellt - da ja beide Teilnehmer "Anna Müller" heißen und die Bedingung "Anna1" über der Bedingung "Anna2" steht.

    Wie kann ich eine eindeutige Unterscheidung hierfür einfügen? Eine Methode über eine UserID finde ich wäre wohl die sinnvollste Methode, da einmalig und eindeutig. Aber ich kann das Feld "Alias" nirgends finden :(


    • Bearbeitet Denis_2013 Freitag, 1. Februar 2013 07:46
    Freitag, 1. Februar 2013 07:44
  • Hallo,

    Was ist wenn ich 2 Personen habe die exakt gleich heißen? z.B. "Anna Müller".
    Wie kann ich eine eindeutige Unterscheidung hierfür einfügen? Eine Methode über eine UserID finde ich wäre wohl die sinnvollste Methode, da einmalig und eindeutig. Aber ich kann das Feld "Alias" nirgends finden :(

    für beide Damen sind die Einträge unter "Speichern als" identisch? Kannst du der zweiten Anna Müller nicht einen Zusatz gönnen (z. B. Firmenname), um für eine Unterscheidung zu sorgen?


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Sonntag, 3. Februar 2013 17:50
  • Hallo Lisa,

    welche Einträge meinst du mit "Speichern als"? Ich finde nirgends ein Feld bzw. Button mit der Bezeichnung "Speichern als".

    Meinst du die Einträge in der bedingten Formatierung? Also wenn ich auf "Ansichtseinstellung - bedingte Formatierung" klicke, erscheint das Fenster "Bedingte Formatierung". Hier steht bei mir unter "Regeln für diese Ansicht": einmal "Anna1" und "Anna2", wobei "Anna1" über "Anna2" steht.

    Was identisch ist: den Eintrag "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer" als Wert "Anna Müller", bei beiden Regeln.

    Mittwoch, 6. Februar 2013 13:13
  • Hallo,

    welche Einträge meinst du mit "Speichern als"? Ich finde nirgends ein Feld bzw. Button mit der Bezeichnung "Speichern als".

    sorry, in den Kontakten gibt es ein Feld "Speichern unter", das ich meinte. Aber da es ja um "Erforderliche Teilnehmer" geht, müssen eigentlich Anzeigename plus E-Mail-Adresse zur Differenzierung herhalten.

    Was identisch ist: den Eintrag "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer" als Wert "Anna Müller", bei beiden Regeln.

    Wenn du beim Planen des Meetings die Teilnehmer auswählst, sind es für die beiden Anna Müller sicher unterschiedliche Einträge, z. B. "Anna Müller (annamueller@test.de)" und "Anna Müller (anna.mueller@test2.de).
    Beide werden ja keinesfalls dieselbe E-Mail-Adresse haben. Gib in der bedingten Formatierung exakt diesen Eintrag ein, der auch beim Versenden der Einladung im "An"-Feld steht.
    Ich habe mir die Zeit genommen, das nun auch mal zu testen, und es hat funktioniert.


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Freitag, 8. Februar 2013 15:48
  • Hallo Lisa,

    Danke für deine Hilfe :) Ich habe es bei mir getestet - leider klappt es bei mir nicht o.O

    Ich habe  "Alle E-Mail Felder | An"  ;  "Alle E-Mail Felder | E-Mail-Konto"  ;  "Alle Kontaktfelder | E-Mail" versucht. Als Wert immer "anna.mueller@test.de" und "anna2.mueller@test.de". Aber keine Bedingung scheint zu funktionieren...

    Danach habe ich den Zusatzwert "Alle Terminfelder | Erforderliche Teilnehmer" entfernt und nur die Email-Felder durchgetestet - leider vergebens.

    Welches Feld hast du für die Email Adresse genommen? - großen Dank im Voraus, Denis.


    • Bearbeitet Denis_2013 Mittwoch, 13. Februar 2013 13:17
    Mittwoch, 13. Februar 2013 13:16
  • Hallo Denis,

    Welches Feld hast du für die Email Adresse genommen?

    ich hatte für die bedingte Formatierung das Feld "Erforderliche Teilnehmer" genommen und exakt das eingetragen, was angezeigt wird, wenn man bei der Einladung Teilnehmer auswählt.
    In der Regel werden ja nicht nur die jeweiligen E-Mail-Adressen angezeigt, sondern zusätzlich noch der Name, etwa so:
        Anna Müller (annamueller@test.de)
    Ich habe genau das, was beim Einladen der erforderlichen Teilnehmer im AN-Feld steht, kopiert und in die Bedingung übernommen.


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Samstag, 16. Februar 2013 18:36
  • Hmm... seltsam bei mir funktioniert es nicht =/

    Je nach dem welche Bedinung weiter oben steht in der Liste, dessen Farbe wird übernommen.

    Wenn ich zb. eine Mail schreibe und dort im "AN" Feld die Mail Adresse "anna.mueller@test.de" eingebe, wird diese nach kurzer Zeit selbst zu "Müller, Anna (222)" umgewandelt. Das ist soweit OK. Jetzt kopiere ich den Wert "Müller, Anna (222)" aus dem "AN" Feld und kopiere diesen bei der Bedingten Formatierung unter erforderliche Teilnehmer hinein. Beim reinkopieren wandelt Outlook nun den zuvor kopierten Wert "Müller, Anna (222)" in "Müller, Anna (222) <anna.mueller@test.de>" um.

    Die andere Anna Müller wird von Outlook zu "Müller, Anna M. (333)" umgewandelt im "AN"-Feld. Ihre Mail Adresse ist "anna.m.mueller@test.de".

    Die Zahlen in Klammern sind Standortnummern.

    Donnerstag, 28. Februar 2013 08:48