Curva S no Microsoft Project (pt-BR)

Curva S no Microsoft Project (pt-BR)

O objetivo a ser tratado neste material chamado de Curva-S é apresentar de uma maneira simples e prática a sua forma de criação.

Esse tutorial pode ser aplicado praticamente em qualquer versão do programa, como o MS-Project 2003, MS-Project 2007, MS-Project 2010 e MS-Project 2013.




1 - VISÃO GERAL


O que é uma curva S?


Em termos práticos uma curva-s no gerenciamento de projetos tem como principal foco realizar a melhoraria, o gerenciamento e o controle de um ou mais projetos.

Os pontos fortes de uma curva S são:
  • Identificar os desvios ocorridos em um projeto,sejam eles relacionados a custo ou prazo.
  • É uma maneira eficaz de visualizar e administrar tendências no que se refere a atrasos e adiantamentos.
  • É a maneira de melhorar a tomada de decisão de forma a abranger escritórios de projetos e executivos.
  • Realiza a contenção em projetos a fim de garantir eficácia no cumprimento de seus objetivos.
  • É a principal ferramenta de acompanhamento durante todas as fases de execução do projeto.
Neste exemplo do conteúdo, utilizei a curva S de custo que apresenta valores relacionados aos investimento realizados nos projetos. Entretanto informações de trabalho que representam as horas consumidas durante a execução de tarefas e o conhecimento do prazo que representa o tempo aplicado a cada atividade de um projeto,são fatores predominantes para uma boa análise quantitativa e qualitativa. O organograma lista alguns dos principais valores utilizados durante o processo de decomposição das informações. 

 

2 - GERAR CURVA-S AUTOMÁTICA NO MS-PROJECT 2010 COM APENAS RECURSOS NATIVOS


A forma de gerar a curva-s automática de um projeto utiliza recursos nativos no MS-Project 2010.

Ela pode serrealizada ao se executar o seguinte procedimento técnico:

2.1 - Com o devido projeto aberto no MS-Project 2010 clique em: Projetos - Relatórios Visuais.

2.2 - Escolha a opção: Todos - Valor Acumulado no Relatório de Horas.

2.3 - Defina o nível a escala de tempo a ser inserido no relatório. Exemplo Dias.

2.4 - E em seguida clique sobre o botão Exibir.

Exemplo da tela.



2.5 - Aguarde a criação e o processamento das informações.

Exemplo da tela:



2.6 - Será carregado de forma automática, o relatório de curva-s no Microsoft Excel 2010.

Neste documento é exibido os dados sobre o projeto.

Exemplo da tela




2.7 - Na segunda guia do Microsoft Excel chamada de Uso de Atribuições comVA é possível fazer simulações. Para realizar esta simulação, altere os dados de exibição da presente estrutura do relatório por outras informações do projeto.

Exemplo da tela.




3 - GERAR A CURVA-S DE CUSTO NO MS-PROJECT 2010



Uma outra forma de realizar a curva-s de custo é utilizar o campo custo da linha da linha de base que representa o custo planejado e o campo custo que expõe o custo realizado de um projeto. E para se obter as informações do projeto é necessário um processo manual utilizado através das teclas CTRL + C e CTRL + V, que permite copiar e colar os dados do projeto do Microsoft Project 2010 direto no Microsoft Excel.

Vamos associar os termos que conhecemos aos nomes dos campos nativos do MS-Project.
  • Custo Planejado: corresponde ao custo salvo na linha de base zero do projeto, ou seja, o campo "Custo da Linha de Base".
  • Custo Realizado: corresponde ao custo real, ou seja, aquele custo que é acompanhado de forma pontual pelo gerente do projeto no MS-Project ele é chamado de "Custo".
A forma como você quer gerar a curva-s de custo é feita com as datas obtidas em seu cronograma. Neste exemplo utilizei o campo "Término".

Os campos copiados do Microsoft Project Professional 2010 para o Excel foram esses:
  • Custo.
  • Custo da Linha de Base.
  • Término.
Exemplo das informações copiadas para o Excel:




Para gerar a curva-s do custo selecione todos os dados das colunas de Término, Custo e Custo da Linha de Base no Excel 2010 e clique em: Inserir - Gráfico - Linhas.

Exemplo:



Resultado final esperado.





4 - GERAR A CURVA S DE PRAZO MANUAL NO MS-PROJECT 2010.



Assim como a curva-s de custo a curva-s de prazo corresponde a uma análise muito importante a ser feita em qualquer projeto. Nesta situação o processo de avaliação de informações do projeto utilizará também campos nativos do MS-Project, então vamos fazer a nossa associação de termos do mundo real para as colunas a serem utilizadas no Project Professional 2010.

Prazo Planejado: o prazo planejado corresponde ao campo "duração da linha de base zero" onde após o fechamento do planejamento o salvamento deve ocorrer de forma automática.

Prazo Realizado: o prazo realizado corresponde ao campo "duração" do MS-Project 2010 onde geralmente se é feita as estimativas e lançamentos de duração no projeto.

Para realizar a criação da curva-s de prazo o processo é praticamente igual a curva-s de custo só irá ser modificado os campos, destacamos os seguintes:
  • Duração da Linha de Base
  • Duração
  • Término

Os campos descritos acima serão copiados para o Excel para que seja gerado a curva-s de prazo e ela também é feita pelas datas obtidas em seu cronograma, utilizei neste exemplo o campo "Término".

Exemplo após copiar os campos para o Excel:



Para que o gráfico da curva-s de prazo seja gerado com sucesso no Microsoft Excel é necessário se utilizar números inteiros ou valores reais como o formato moeda utilizado no campo custo citado anteriormente por exemplo, então será necessário retirar o texto "dias" das colunas Duração e Duração da Linha de Base. Uma dica útil para facilitar este trabalho é utilizar o recurso "Substituir" que permite substituir todos os textos "dias" em espaços em branco.

Utilize a tecla CTRL + U para acesso rápido ao recurso Substituir.

Exemplo.




Na tela de substituir informe na opção Localizar a palavra "dias" e na opção substituir deixe o espaço em branco e clique em substituir tudo e clique em OK.

Resultado esperado:




Após a substituição selecione todos os dados das colunas Término, Duração, Duração da Linha de Base e clique novamente no botão Inserir - Gráfico - Linhas.

Resultado final esperado com curva-s de prazo devidamente criada.




Importante:

Existe alguns gerentes de projeto que trabalham também com duração real e custo real, caso seja este o seu cenário basta substituir as colunas duração por duração real e custo por custo real.



5 - TRABALHAR COM TRÊS VARIAÇÕES NA CURVA-S



Como havia informado no item 4 - opção "Importante" existem algumas técnicas de planejamento utilizada por alguns gerentes de projetos que utiliza o custo real e duração real para elaboração da curva de seus projetos. Devido a este cenário continuo este artigo para mostrar como se elabora a curva-s com várias opções.

CURVA S DE PRAZO

O primeiro exemplo é para mostrar a curva-s de prazo incluindo o campo duração real na análise e não substituindo a coluna duração.

Utilizei neste exemplo os seguintes campos:

  • Término
  • Duração
  • Duração Real
  • Duração da Linha de Base
Exemplo da tabela copiada para o Excel com os campos informados:



Selecione as colunas Término, Duração, Duração Real e Duração da Linha de Base. 

Utilize a opção Substituir, esta opção é utilizada para remover o texto "dias" das colunas. Uma configuração rápida que pode ser realizada executando a tecla CTRL + U.
Informe o texto "dias" na coluna Localizar e deixe o campo Substituir por "em branco", em seguida clique em Substituir Tudo.

Exemplo:




Com os dados das colunas selecionadas e clique em Inserir - Linhas.

Exemplo:



Observe que sua curva-s será automaticamente gerada com mais de três linhas correspondendo a duração real que nada mais é que informar a real duração das tarefas, duração planejada que corresponde a duração da linha de base e a duração estimada que é o campo duração onde são informadas as durações estimadas.

Exemplo do resultado obtido para curva-s de prazo com três variações:



CURVA S DE CUSTO

O segundo exemplo é para mostrar a curva-s de custo incluindo o campo custo real na análise e não substituindo a coluna custo conforme havia informado no item importante.

Neste exemplo é utilizado os seguintes campos:
  • Término
  • Custo
  • Custo Real
  • Custo da Linha de Base
Exemplo da tabela copiada para o Excel com os campos informados:



Como os campos utilizados agora já são numéricos não há a necessidade de utilizar a opção Substituir.

Selecione as colunas Término, Custo, Custo Real e Custo da Linha de Base e seus respectivos dados e clique em Inserir - Linhas.

Exemplo:



Resultado final esperado.



6- TRABALHAR COM A CURVA-S DE HORAS


6.1 - VISÃO GERAL


As horas trabalhadas em um projeto são medidas diante da inserção de pessoas , equipamentos e materiais responsáveis por sua execução. Como estes recursos estão "alocados" em atividades dentro de um projeto a qualquer momento a curva-s de horas pode ser gerada.

Pré requisitos:

     * É necessário que os recursos (pessoas, materiais e equipamentos) já tenham sido alocados nas tarefas do projeto.

Utilizarei neste exemplo os campos:

Término
Duração
Trabalho

O campo Duração que foi utilizado apenas para saber o prazo da atividade do projeto é utilizado pelo MS-Project para calcular a quantidade de horas de trabalho atribuído a cada recurso.

No gráfico de Gantt do MS-Project 2010 clique em Gráfico Gantt e escolha o modo de exibição Planilha de Recurso e cadastre os recursos caso ainda não o tenha feito, no meu exemplo cadastrei os recursos:

Joãozinho
Mariazinha
Antoninho

Retorne ao Gráfico de Gantt e na coluna nomes dos recurso insira os recursos em suas respectivas atividades.
Depois que efetuar essa ação clique com o botão direito sobre qualquer uma das colunas e escolha a opção Inserir Coluna, localize a coluna Trabalho e clique sobre para concluir a inserção. Observe que ela trará as horas gastas em cada uma das tarefas em que o recurso esteja alocado.

Exemplo do resultado:



Vamos pegar como exemplo para entender melhor o campo Trabalho.

A atividade que possui 15 dias apresenta 360 horas na coluna isso porque esta atividade possui três recursos "Mariazinha, Joãozinho e Antoninho" trabalhando de forma simultânea na mesma atividade.

Exemplo do Cálculo:

Joãozinho: 15 dias X 8 horas diárias = 120
Mariazinha: 15 dias X 8 horas diárias = 120
Antoninho: 15 dias X 8 horas diárias = 120

TOTAL: 360 horas

6.2 - CURVA-S DE HORAS


Para gerar a curva-s de horas do Project Professional 2010 utilizaremos apenas as colunas:

Término
Trabalho

Clique sobre o título da coluna término e segure a tecla CTRL e clique sobre o título da coluna trabalho pressione a tecla CTRL + C para copiar os dados do Project 2010. Abra o Microsoft Excel e pressione a tecla mais CTRL + V para colar os dados.

Localize o recurso substituir informe na opção localizar o texto "hrs" e clique em substituir tudo.

Resultado esperado.




Clique em: Ok e depois Fechar.

No Microsoft Excel selecione as colunas Término e Trabalho e clique em Inserir - Linhas - Linhas.

Exemplo:



Resultado final esperado.




VARIAÇÕES DA CURVA-S DE HORAS



A curva-s de horas como podemos perceber é obtida atrav��s do campo trabalho, entretanto se você precisar obter informações relacionadas ao planejado e real as informações serão serão insuficientes. O objetivo agora é mostrar como criar a curva-s de forma a envolver várias outros dados, o campo trabalho real é utilizado para que seja informada as horas reais de trabalho, enquanto as horas armazenadas no campo trabalho da linha de base corresponde as horas planejadas.

Neste exemplo é utilizado os seguintes campos:
  • Término
  • Trabalho
  • Trabalho Real
  • Trabalho da Linha de Base
Exemplo da tabela de campos que será copiada do MS-Project para o Microsoft Excel:



Após copiar os dados das colunas Trabalho, Trabalho Real e Trabalho da Linha de Base para o Microsoft Excel é necessário retirar o texto "hrs", nesta situação é necessário utilizar o recurso Localizar. Como auxilio rápido a opção você pode utilizar a tecla CTRL + L ou utilizar o recurso Localiza e Substituir - Localizar. Como estamos procurando um texto específico chamado de "hrs" vamos utilizar o recurso Localizar é o mais indicado para encontrar esse texto.

Exemplo:



Informe o texto "hrs" e clique em Localizar.

Exemplo:



Após localizar o texto selecione a aba Substituir e clique sobre a opção Substituir Tudo.
Observe que a palavra foi retirada do conteúdo das colunas de trabalho, clique em OK e depois Fechar para encerrar a opção Localizar e Substituir.

Exemplo:



Para gerar a curva-s agora selecione os campos Término, Trabalho, Trabalho de Linha de Base e Trabalho Real e clique em Inserir - Linhas.

Exemplo:



O resultado final será um gráfico do tipo linhas, tendo em sua estrutura as horas realizadas, planejadas e estimadas por suas respectivas datas.

Exemplo:





Outras Linguagens

Courbe S dans la Microsoft Project (fr-FR).







S-Curve for Project 2010 - Curva S no Project 2010.

Author: Hezequias Vasconcelos
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Comments
  • Hezequias Vasconcelos edited Revision 10. Comment: inserido imagem e resultado final

  • Fernando Lugão Veltem edited Revision 52. Comment: added toc

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