Data-data email pada aplikasi Microsoft Outlook tersimpan pada sebuah file yang disebut dengan file PST. Semakin bertambahnya email Anda maka akan semakin besar ukuran dari file PST ini yang tentunya akan menambah beban juga saat Anda membuka aplikasi Outlook tersebut. Agar ukuran file PST tersebut tidak terlalu besar juga agar performance Outlook tidak mengalami penurunan kinerja, maka disarankan untuk menghapus email-email yang memang sudah tidak diperlukan lagi atau bisa juga dengan membuat sebuah file PST baru sebagai arsip lalu memindahkan data-data email ke file PST baru tersebut.

Namun sayangnya, setelah proses penghapusan ataupun pemindahan data-data email tersebut dilakukan, ukuran file PST bisa dibilang nyaris tidak berkurang, bahkan walaupun data-data email dihapus semua, ukuran file PST kadang tetap tidak menunjukan pengurangan ukuran yang signifikan. Sebagai solusinya, maka Anda dapat memanfaatkan fitur "Compact Now" pada aplikasi Outlook. Fitur ini akan memeriksa dan menganalisa file PST, membuang sampah yang memang tidak diperlukan dalam file PST tersebut hingga dapat menurunkan ukurannya agar kembali ke ukuran yang wajar. Cara menggunakan fitur ini adalah sebagai berikut.

Pada aplikasi Outlook, klik tab File lalu pilih Account Settings.

Pada kotak dialog Account Settings yang ditampilkan, pilih file data Outlook Anda lalu klik Settings.

Pada kotak dialog Outlook Data File, klik tombol Compact Now.

Tunggu hingga proses selesai. Lamanya waktu yang diperlukan dalam proses compact file ini bergantung pada besar file data Outlook Anda, semakin besar maka semakin lama juga waktu yang diperlukan.

Setelah selesai Anda dapat memeriksa hasilnya dengan melihat ukuran file data Outlook Anda. Sebagai contoh, berikut ini ukuran file data Outlook saya sebelum proses compact, yaitu sekitar 4,04 GB.

Dan berikut ini ukuran file data Outlook setelah proses compact yang hanya sekitar 752 MB saja !!

Dari contoh ini Anda dapat melihat adanya penurunan ukuran file yang cukup signifikan hingga Anda bisa menghemat space hardisk Anda agar bisa digunakan untuk keperluan lainnya. Penggunaan fitur Compact Now pada artikel ini bisa Anda terapkan pada aplikasi Outlook 2007 dan Outlook 2010.