O Software Asset Management (SAM) ou em português Gerenciamento de Ativos de Software é uma prática que incorpora um conjunto de processos e procedimentos para gerenciamento e otimização dos ativos de software.





O SAM possui como principal objetivo o controle de custos e a otimização de investimentos de software em toda organização e em todas as etapas de seus ciclos de vida. Este controle é possibilitado através de um gerenciamento pró-ativo onde se reconhece os ativos que se tem, onde está em execução e se sua organização está os usando de forma eficiente.

  • Controle de custos e riscos para uma posição financeira mais forte e saudável. O SAM pode ajudar você a controlar tanto os custos monetários "concretos" do software como os custos "abstratos" do gerenciamento do TI. Ele ajuda a assegurar que você tenha os melhores programas de licenciamento para as necessidades específicas de sua organização e as previsões e orçamentos de TI mais eficientes. Ele pode ajudar você a centralizar seu rastreamento de ativos de Ti e softwares, automatizar processos manuais para maior eficiência, preparar-se para atualizações de tecnologia e reduzir custos de suporte.
  • Otimização dos investimentos para permitir fazer mais com o que já tem . Com o SAM, você pode tirar o máximo de seus investimentos em software ao reduzir a redundância, padronizar processos e dar a seus funcionários as ferramentas de que precisam. O SAM pode ajudá-lo a implementar práticas de negócios recomendadas e otimizar ativos de software no TI, permitindo-lhe pagar apenas pelos softwares que usar. O SAM o ajuda a otimizar recursos de TI através da padronização de processos, melhoria da automação e definição de procedimentos para aumentar a eficiência e agilidade de seus funcionários.
  • Crescimento através de uma base com maior flexibilidade e agilidade. À medida que as necessidades de sua empresa aumentam, você precisa de uma infraestrutura de TI que possa expandir-se com você. O modelo de otimização do SAM fornece uma base sólida e escalonável para o crescimento dos negócios. Um plano de SAM totalmente implementado cria eficiências que permitem a você adaptar-se rapidamente a oportunidades de mercado, planejar para necessidades futuras de software e envolver-se em práticas recomendadas de TI e negócios que geram valor. Em seu nível mais alto, o SAM ajuda organizações a tornar-se mais ágeis ao fazerem melhor uso de recursos, até mesmo em meio a mudanças das condições de negócios.

Benefícios

Segundo análise realizada pela empresa Gartner, ao implementar o gerenciamento de ativos de software, uma empresa pode reduzir em 5% a 35% os gastos relacionados à Tecnologia da Informação. Já uma pesquisa da consultoria Forrester Research, realizada em 2008, mostra que um programa de gerenciamento bem implantado chega a gerar uma economia média de US$ 50 por computador e US$ 300 por servidor. Além de reduzir em até 10% os custos com suporte em tecnologia. 

Padrões ISO e o SAM

O padrão internacional abrangente para Software Asset Management alinhado com gerenciamento de serviços (às vezes mencionado como Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, ou ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é o Processo de SAM ISO/IEC 19770-1:2006. Este padrão independente de fornecedor é suportado por grande parte do setor de TI, inclusive a Microsoft. O padrão pode beneficiar sua organização: Proporcionando a capacidade de estabelecer facilmente uma análise de lacuna entre as práticas recomendadas atuais e as de linha de base. Isso permite que as organizações identifiquem oportunidades para conquistas rápidas e melhorias de prazo mais longo. 
Apresentando uma estrutura independente e abrangente para o SAM que seja alinhada com o gerenciamento de serviços e especificamente ao ISO/IEC 20000 e à estrutura da ITIL. Com essa estrutura em vigor, organizações podem ter confiança de que o trabalho realizado se aliará com a governança corporativa e com desenvolvimentos de práticas recomendadas do setor.  Disponibilizando novas ferramentas e metodologias que serão desenvolvidas pelo setor de TI com base no ISO/IEC 19770-1, como avaliações de risco e metodologias de implementação. Proporcionando a capacidade de demonstrar boa governança corporativa em 
uma área altamente complexa de TI. O ISO/IEC 19770-1 é movido pela governança corporativa de cima a baixo e ajuda a dar substância à idéia de governança corporativa, um termo muito usado, mas frequentemente não bem-entendido.



Categorias ISSO 19770-1 Competências Chaves
Administração Organizacional - Reconhecimento de SAM na organização
- Planos de melhoras de SAM
Inventório de SAM - Inventário de Hardware e Software
- Exatidão do Inventário
Verificação de SAM - Registros de Licenças Adquiridas
- Auto-avaliação Periódica
Administração das operações & Interfaces de SAM - Interfaces de Administração das Operações
Interfaces dos Processos de Ciclo de Vida - Processo de Aquisição
- Processo de Implantação
- Processo de Retirement


Os riscos de não possuir um gerenciamento

“Nas auditorias compulsórias realizadas a pedido dos fabricantes de softwares, não �� raro que os altos escalões das companhias sejam surpreendidos pela informação de que estão pagando a mais que o devido pelo uso dos programas e aplicativos”, relata André Coutinho, sócio da KPMG no Brasil na área de Risk & Compliance. O estudo realizado pela KPMG em 2010 revelou que 50% das organizações não possuem informações completas e precisas sobre implantação e direitos de licença de software; outras 34% têm um controle limitado, mas não adotam procedimentos ou ferramentas do SAM; e os restantes 16% implantaram alguns  procedimentos e ferramentas SAM, mas as informações derivadas podem não ser confiáveis e, geralmente, não fazem parte do processo de decisão.

Como começar

Ao se implementar o SAM a organização terá três objetivos principais a serem a alcançados a partir do nível básico.

  • Básico (ad hoc) – pouco controle sobre quais ativos de TI estão em uso e onde estão; carência de políticas, procedimentos, recursos e ferramentas;
  • Padronizado (rastreamento de ativos) – os processos de SAM existem, assim como dados e ferramentas. A informação pode não ser completa ou precisa e, normalmente, não é utilizada no processo de tomada de decisões;
  • Racionalizado (gerenciamento ativo) – visão, políticas, procedimentos e ferramentas são utilizados para gerenciar o ciclo devida dos ativos a fim de atingir os objetivos do negócio; 
  • Dinâmico (otimizado) – alinhamento quase em tempo real com as necessidades dos negócios. O SAM é uma competência estratégica organizacional que possibilita o alcance das metas do negócio.
Para alcançar os três nives, a organização pode começar o gerenciamento por conta própria ou com o auxílio de um parceiro Microsoft.

Por conta própria 


A avaliação do SAM em uma organização juntamente com a conformidade da ISO 19700-1 adota uma série de competências e indicadores que ajudam nas discussões da análise e enquadramento nos níveis de maturidade.

Para acompanhar a evolução do SAM na organização deve-se avaliar 10 categorias de competências.
  • Reconhecimento do SAM na organização
  • Planos de melhoras de SAM
  • Inventário de Hardware e Software
  • Exatidão do Inventário
  • Registros de Licenças Adquiridas
  • Auto avaliação Periódica
  • Interfaces de Administração das Operações
  • Processo de Aquisição
  • Processo de Implementação
  • Processo de Aposentadoria

Para cada uma das categorias listadas acima existem competências chaves que definem os objetivos a serem alcançados nos Níveis de Maturidade (Padronizado, Racionalizado e Dinâmico) de SAM. Veja o artigo: Implementando o Gerenciamento de Ativos de Software para verificar o detalhamento das categorias, competências e objetivos.
A avaliação do SAM em uma organização não será igual as demais. Desta forma, o escopo de uma avaliação deve ser equivalente ao escopo que no qual as compras são feitas. A desconexão entre o processo de compra de licenças e a instalação/implementação dos softwares geralmente é a maior ruptura que existe ao longo deste processo, apresentando assim um dos maiores riscos dentro do ciclo de vida do software. O SAM torna-se maduro na organização quando há o alinhamento entre as operações, relações e contratos, níveis de serviço e segurança gerenciados de uma forma eficiente. Dessa forma engana-se quem pensa que o SAM se restringe somente ao setor de TI. Além dos benefícios de controle de licenças ele auxilia em diversos processos na organização, garantido assim uma melhor gestão dos recursos financeiros e uma maior controle quanto aos seus ativos.
   

Com a Ajuda de um Parceiro Microsoft


A Microsoft possui inúmeros Parceiros especialistas em SAM. Eles são altamente capacitados para o gerenciamento de ativos, conhecem as complexidades do licenciamento Microsoft e já trabalharam com outras Análises SAM anteriormente. Todos os seus esforços estarão concentrados em minimizar os contratempos em sua organização, uma vez que trabalham para identificar e registrar todas as suas licenças e seus respectivos papéis, ajudando você a implementar o SAM em sua empresa. O Parceiro atuará de forma altamente profissional, ética, imparcial e adequada para criar uma experiência positiva que agregue mais valor a você.O Parceiro SAM realizará uma série de passos na Análise SAM.Confira abaixo um resumo de cada etapa:

  • Passo 1: Expectativas de Configuração
O Parceiro SAM fornecerá uma visão geral dos objetivos da Análise SAM, definirá as expectativas relacionadas aos prazos, ao envolvimento das pessoas, às fontes de dados e aos protocolos de análise, verificando os produtos finais que serão fornecidos na conclusão da Análise SAM.
  • Passo 2: Gerar uma ELP (Posição Efetiva de Licenciamento) 
Durante esta etapa, o Parceiro SAM irá verificar os dados de licenciamento, realizar uma análise dos softwares comprados e implantados e produzir uma ELP, um relatório que sintetiza quaisquer deficiências ou excessos no licenciamento.
  • Passo 3: Realize a Avaliação de Otimização SAM
A Avaliação de Otimização SAM envolve preencher questionários fornecidos pelo Parceiro, responder a questões pendentes e participar de discussões quanto às políticas e aos procedimentos do SAM. O objetivo dessa avaliação é verificar as práticas do SAM e compor recomendações para implementar melhorias contínuas em seus processos.
  • Passo 4: Descobertas
Durante esta etapa, o Parceiro SAM irá apresentar um resumo de suas descobertas sobre a Análise SAM. Isso inclui a ELP, a Avaliação de Otimização SAM e todas as oportunidades de melhoria do processo SAM.


SAM e Licenciamento

Quando os softwares de uma organização não estiverem licenciados corretamente, ela poderá enfrentar questões de conformidade ou de orçamento. Ao definir e implementar um bom plano de SAM, ´será possível assegurar a conformidade com requisitos de licenciamento. O inventário de licenças do SAM é um passo importante no processo. Ele diz exatamente quais softwares a organização possui e onde estão sendo usados. 




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