none
Práce se sdílenou poštovní schránkou

    Dotaz

  • Zdravím.

    V Office 365 Small Business (nově Business Essentials) jsem chtěl vytvořit sdílenou schránku, kterou by využívali dva uživatelé s přiřazenou O365 licencí. Jenže jsem zjistil, že je to prakticky nepoužitelné z několika důvodů:

    1. Odeslaná pošta se neukládá do odeslané ve sdílené schránce, byť tam na to ten adresář je, ale ukládá se do odeslané pošty toho uživatelského účtu s licencí, i když zpráva byla odeslána z adresy sdílené schránky (například jako odpověď na příchozí zprávu). To je velký problém, protože potřebujeme navzájem vidět, kdo co odeslal a kdo komu vlastně vůbec odpověděl. Takhle nevím, jestli druhý uživatel na tu zprávu odpověděl a případně co odpověděl.
    2. Při vytváření nové zprávy není možnost vybrat přímo jako odchozí adresu sdílené schránky, je potřeba ji vybrat z Other E-mail Addresses. Není to až takový problém, ale pokud by to mělo používat více běžných uživatelů (BFU), už by to problém být mohl všem vysvětlovat, že se to chová jinak než to znají z běžných O365 schránek.
    3. Poštu prakticky nelze jednoduše vybírat v mobilu (Windows Phone 8.1). Je potřeba na to jít workaroundem buď snad přes IMAP (nefunguje kalendář a kontakty) nebo resetováním hesla u té schránky a následným připojením pod tímto heslem jako běžných O365 účet. To je opět ale nevyhovující právě z principu fungování sdílených schránek, které jsou mapované klasickým uživatelským účtům a já nemusím všem přistupujícím uživatelům říkat heslo k té schránce a v případě například odchodu uživatele z firmy pak resetovat heslo k té schránce, čímž budou mít problémy i všichni další k ní přistupující uživatelé. Očekával bych tedy, že se ta schránka sama namapuje i do mobilu (jako do Outlook 2013) nebo si ji uživatel přidá nějak skrze svůj O365 účet (například zadáním adresy sdílené schránky a svého hesla).

    Jaké s tím máte praktické zkušenosti? Jak sdílené schránky používáte? První bod by dle ohlasů na internetu měl být vyřešený v nějaké nejbližší aktualizaci do O365 a odeslaná pošta by se měla ukládat do sdílené schránky. Nevím ale, jak ostatními body. Celkově mi to takhle přijde dost nevyřešené a tedy prakticky nepoužitelné

    neděle 26. dubna 2015 9:14

Odpovědi

  • Dobrý večer, hledal jste naprosto přesně. První bod bude v podstatě vyřešen s příchodem Exchange 2016, kdy bude opět možnost na serverové straně klientovi (s nainstalovanými příslušnými aktualizacemi) říci, kam má odeslané položky ukládat. Bez nutnosti například pomocí GPO ovládat toto nastavení v registru na klientské stanici (takto bylo většinou řešeno). Tento bod trápil skutečně více uživatelů a společností. Zvláště pak ve světě čistě cloudovém.

    K druhému bodu. Klientská aplikace (Outlook) by si měla vybrání dalšího e-mailu zapamatovat a tento krok by měl být nutný pouze jednou. Bohužel větší logiku zatím klient nemá a vždy se bude snažit odpovídat z primárního účtu, který má nastaven. Změnu můžeme vyžádat maximálně poskytnutím zpětné vazby do společnosti Microsoft.

    Poslední bod je skutečně trochu bolestivou záležitostí. Její vznik sahá do doby, kdy sdílené schránky vznikaly a to v době, kdy si o nějakém smartphone mohli lidé dost dobře jen nechat zdát. Dobrým řešením je využití otevření sdílené schránky jako dalšího adresáře v OWA. Pak si ji lze zobrazit v mobilní aplikaci Outlook (tedy té, co bude pravděpodobně až s Windows Phone 10 a na iPhone ji máme již nyní). Nicméně pro všechny nevýhody bývá většinou klasická sdílená schránka nahrazována běžnou (protože lze připojit do mobilu) a jsou na ní nastavována oprávnění Full Access a Send As (s tím, že automatické připojení je výchozí a postará se o něj Outlook). Na mobilních zařízeních je pak uživatelům heslo nastaveno a to ještě jen v nutných případech. Většinou jsou tímto způsobem řešeny generické schránky jako info@... a tam postačí, až si někdo přečte ráno. Schránky typu support@ většinou doplňují automatická pravidla dle služeb nebo nějaká CRM řešení.

    • Označen jako odpověď Lukas Beran úterý 5. května 2015 7:31
    úterý 5. května 2015 3:07
    Vlastník

Všechny reakce

  • Prasatko jsem jeste nerozbil a nekoupil jsem Office 365, a tomu odpovida i moje zkušenost s Office 365..
    Rozhledl jsem se po Internetu a videl jsem ruzna reseni s nastavenim klice v registrech
    DelegateSentItemsStyle

    MS na Office 365 asi dost zalezi, a tak se vyskytuji podpora na strankach
    http://community.office365.com
    Teke je to vetsi komunita a reakce muze prijit drive, nez na ceskem foru.

    Inspiraci bych videl zde
    https://support.microsoft.com/en-us/kb/2703723

    Jinak bych doporucil dat namet na Connect. Treba si daji vyvojari  rici.

    M.

    neděle 26. dubna 2015 14:10
    Moderátor
  • Feedback už jsem posílal přímo z rozhraní O365 ke všem třem problémům.

    Na hack s registry jsem také narazil, ale to mi přijde jako až krajní řešení. Navíc to řeší pouze jeden z problémů.

    Diskuze k problému na fóru O365 už je, stejně tak i na anglickém Technetu. Ale nic víc, než co jsem zjistil a uvedl (že to opravdu nefunguje a bude na to aktualizace snad v nejbližší době) tam stejně není...

    Spíš by mě možná zajímaly praktické postřehy adminů, kteří sdílené schránky mají nasazené. Vsázím na někoho z KPCS, že by se mohl ozvat s praktickými postřehy :)


    pondělí 27. dubna 2015 6:30
  • Dobrý večer, hledal jste naprosto přesně. První bod bude v podstatě vyřešen s příchodem Exchange 2016, kdy bude opět možnost na serverové straně klientovi (s nainstalovanými příslušnými aktualizacemi) říci, kam má odeslané položky ukládat. Bez nutnosti například pomocí GPO ovládat toto nastavení v registru na klientské stanici (takto bylo většinou řešeno). Tento bod trápil skutečně více uživatelů a společností. Zvláště pak ve světě čistě cloudovém.

    K druhému bodu. Klientská aplikace (Outlook) by si měla vybrání dalšího e-mailu zapamatovat a tento krok by měl být nutný pouze jednou. Bohužel větší logiku zatím klient nemá a vždy se bude snažit odpovídat z primárního účtu, který má nastaven. Změnu můžeme vyžádat maximálně poskytnutím zpětné vazby do společnosti Microsoft.

    Poslední bod je skutečně trochu bolestivou záležitostí. Její vznik sahá do doby, kdy sdílené schránky vznikaly a to v době, kdy si o nějakém smartphone mohli lidé dost dobře jen nechat zdát. Dobrým řešením je využití otevření sdílené schránky jako dalšího adresáře v OWA. Pak si ji lze zobrazit v mobilní aplikaci Outlook (tedy té, co bude pravděpodobně až s Windows Phone 10 a na iPhone ji máme již nyní). Nicméně pro všechny nevýhody bývá většinou klasická sdílená schránka nahrazována běžnou (protože lze připojit do mobilu) a jsou na ní nastavována oprávnění Full Access a Send As (s tím, že automatické připojení je výchozí a postará se o něj Outlook). Na mobilních zařízeních je pak uživatelům heslo nastaveno a to ještě jen v nutných případech. Většinou jsou tímto způsobem řešeny generické schránky jako info@... a tam postačí, až si někdo přečte ráno. Schránky typu support@ většinou doplňují automatická pravidla dle služeb nebo nějaká CRM řešení.

    • Označen jako odpověď Lukas Beran úterý 5. května 2015 7:31
    úterý 5. května 2015 3:07
    Vlastník
  • Díky za reakci. I když moc nepotěšila. Škoda, protože potenciál je tam obrovský, chce to ale zapracovat, aby to bylo reálně využitelné. No snad se najde víc lidí s feedbackem (a hlavně asi z lepších míst než organizace s pěti uživateli :)), aby na tom v Microsoftu zapracovali.
    úterý 5. května 2015 7:31
  • Doporučuji posílat zpětnou vazbu, jak přes velké aplikace jako Outlook, tak webový formulář v Admin Center i v rámci Connectu.

    Nyní je například k dispozici TAP pro Exchange 2016, takže je možnost v rámci tohoto programu také nějakou zpětnou vazbu zaslat.

    Existuje i speciální program pro Office 365, ale tam se zatím nepodařilo dostat nikomu pod 250 uživatelů.

    úterý 5. května 2015 11:06
    Vlastník