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Mailboxgröße RRS feed

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    hallo zusammen,

    mich hätte interessiert wie groß so durchschnittlich die Mailboxgröße bei anderen Firmen sind, und wie ihr dann bei Sicherungen damit umgeht?

    wir haben über 1000 User und für die normal Benutzer ca. 300MB für normal Benutzer und 1GB für VIP mit 3GB Archiv.

    Ich wurde vor kurzem gefragt ob wir ein Mail wiederherstellen können cas ca im600GB bis zu 4 Stunden dauern kann! Hier wäre ein volltextsuche nach Email praktisch.

    wie geht ihr damit um.

    Danke für jedes Feedback

    Chris

    Freitag, 5. September 2014 07:15
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    Hi Chris,

    das kann man so pauschal nicht beantworten, da in manchen Firmen Geld scheinbar keine Rolle spielt und die gar keine Begrenzung haben (so wie bei uns :-( ), in anderen Firmen aber mehr auf die IT gehört wird, die sagt, dass große Postfächer schlecht sein können. ;-)

    Das richtet sich auch nach technischen Aspekten:
    - Wie hoch ist die Bandbreite zu Deinen Servern?
    - Wie viel Festplattenspeicher kannst Du bereitstellen? Welchen Typs sind die Platten (SSD, 15K-Spindeln, etc.)?
    - Welche Outlook- und Exchange-Version verwendest Du? (Outlook: maximale Grenze von MS empfohlen: 5 GB, Outlook 2013 theoretisch unbegrenzt)
    - Verwendet Ihr den Cache-Mode (dementsprechend wird ja das komplette Postfach lokal im Profil vorgehalten)?

    Es gibt leider auch noch rechtliche Vorgaben (http://www.computerwoche.de/a/7-mythen-ueber-die-e-mail-archivierung,2363061) - Mails gehören zum geschäftlichen Schriftverkehr und müssen 6-10 Jahre aufbewahrt werden. Daher muss eine Archivierung durchgeführt werden, das System dahinter muss auf jeden Fall sehr viel mehr Speicherplatz haben. :-) 
    Wichtig hierbei: das Online-Archiv von Exchange dient nur zur "Entrümpelung" des Haupt-Postfachs, aber entspricht nicht den Richtlinien für die gesetzeskonforme Archivierung.

    Aus Erfahrung würde ich sagen, dass Eure Richtlinien sehr gut sind, weil die Benutzer dann gezwungen sind, ihr Postfach regelmäßig aufzuräumen (normalerweise löschen Benutzer hauptsächlich ihre privaten Mails, die meistens auch sehr viel Speicherplatz beanspruchen durch Bilder, Videos, etc.)

    Nichtsdestotrotz müsstet Ihr noch eine Archivierung für alle Benutzer einführen, das ist aber letztlich auch ein großer Kostenfaktor für den vorzuhaltenden Speicher und die Archivierungslösung.

    Unabhängig davon kannst Du dem Problem mit der Mail-Wiederherstellung auch anders begegnen. Exchange bietet ja einen speziellen Dumpster an - löschen Benutzer den Ordner "Gelöschte Elemente", landen die Elemente erst einmal dort und können auch von dort vom Benutzer selbst innerhalb von 14 Tagen wiederhergestellt werden (diese Zeitspanne lässt sich vergrößern):

    http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee364755(v=exchg.150).aspx

    Damit das für alle Ordner im Outlook greift (bzw. auch die gelöschten Mails aus anderen Ordnern sichtbar sind), muss auf den Outlook-Clients noch ein Registry-Key gesetzt werden:

    http://www.msoutlook.info/question/685

    Gruß
    Ben
    MCITP Windows 7

    Wenn Dir meine Antwort hilft, markiere sie bitte entsprechend als Antwort! Danke! :-)

    Hinweis: Meine Posts werden "wie besehen" ohne jedwede Gewähr bereitgestellt, da menschliche, technische und andere Fehler nicht ausgeschlossen werden können.

    Freitag, 5. September 2014 08:16
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    Ergänzend zu Ben.

    Den Registry Fix brauchst du aber nur für Outlook 2003 (welches du hoffentlich nicht mehr einsetz) oder wenn die Einstellung "Gelöschte Elemente wiederherstellen" auch auf zusätzlich eingebundene Postfächer wirken soll. Ansonsten ist das Feature standardmäßig ab Outlook 2007 aktiv.

    Freitag, 5. September 2014 08:34
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    ja, ist bei uns mit Office 2010 schon aktiv.

    Wir verwenden Symantec als Datensicherung und werden beim nächsten Wechsel auf EX2013 auf MS Journaling gehen.

    Chris

    Freitag, 5. September 2014 08:40
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    Moin,

    also wenn ein Schluss zwischen "scheinbar spielt Geld keine Rolle, weil Postfächer unbegrenzt sind" und "gute IT sagt, nur kleine Postfächer sind gut", dann sage ich mal: Falsch und nichts verstanden. In jeder Hinsicht. Technisch, wirtschaftlich und perspektivisch.

    Warum? Weil Storage und Backup im Vergleich zu Personalkosten ein Witz sind. Storagekosten für Exchange fallen in den Keller. Low-Cost-SANs mit 4 TB Platten bringen genug IO für Exchange. Und vernünftigen Konzepten kommen auch sinnvolle und effiziente Backupstrategien heraus. Und natürlich gehört da bei Bedarf auch ein sinnvolles Archvierungsmodell mit rein.

    Warum soll ich da irgendeinen Anwender zwingen, sich Workarounds zu suchen? Was kostet der Dipl-Ing  für Geld, wenn er stundenlang Daten in PST-Dateien schiebt nur um dann im Crash-Fall festzustellen, dass die PST-Datei unrettbar defekt ist und ihm niemand helfen kann, weil die IT eine solche Lösung gar nicht unterstützt.

    Ein guter Admin hat die Gesamtkosten im Blick. Und dazu gehören nicht nur die Kosten für Storage, sondern auch, was es kosten wird, wenn ich am falschen Ende spare.

    Ich habe Kunden erlebt, die hatten Postfachgrößen im Bereich von 100 MB und haben sich darüber beschwert, dass die Backups voll mit PST-Dateien sind.

    Kein Wunder, sage ich da nur (und rechne gerne mal vor, was sie an Backup sparen würden, wenn sie das in Postfächern lagern).

    Zum Thema:

    Wir haben 2000 Anwender, Standardgröße des PF sind 5 GB, Erweiterung bis 30 GB möglich; danach suchen von Einzellösungen. Das Sizing ist auf 2000 x 5 GB erfolgt und reicht im Augenblick vollkommen aus, da der Durchschnitt bei knapp 1 GB liegt.

    Außerdem benutzen wir alle Wiederherstellungsmöglichkeiten von Exchange: DAG, 180 Tage Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, 365 Tage für Postfächer.

    Ergebnis in knapp 3 Jahren Betrieb: Keine einzige Wiederherstellung aus dem Backup notwendig. Ein Backup wird daher überhaupt nur noch aus Anforderung BSI-Grundschutz gemacht. Einmal in der Woche voll, einmal am Tag inkrementiell.

    Grundsätzlich gilt aber, dass Du eine Backup-Lösung immer nach den Wiederherstellungsanforderungen aussuchen musst. Wie ich immer sage: Du brauchst keine Backup-Lösung. Backup ist nur Mittel zum Zweck. Du brauchst eine Wiederherstellungslösung!

    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Exchange Server

    Freitag, 5. September 2014 08:53
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    Ich verstehe Deine Aufregung ehrlich gesagt nicht... Zwischen den beiden Extremen, die ich genannt habe, liegen die ganzen Möglichkeiten, die man aufgrund der von mir genannten Punkte zum Überlegen hat, wie man das ganze strukturieren will. Gerade bei so etwas gibt es keine "One size fits all"-Lösung.

    Ich persönlich finde es zum Ko***, dass die GL das so bei uns freigegeben hat, weil sie nicht versteht, dass wir dann auch Geld in ein "riesiges" Storage investieren müssen, um die ganzen Daten zu hosten. Abgesehen mal von den Benutzern, die sich beschweren, dass Outlook teilweise so langsam sei (ist für mich bei gefühlt 1.000 verschachtelten Ordnern, 50.000 Elementen im Posteingang und einer Postfachgröße von 50 GB kein Wunder).

    Beim Umstieg auf Ex2013 haben wir einiges umgestellt, seitdem beschweren sich die Benutzer wenigstens nicht mehr. Wenn ich aber überlege, was ich an Storage bereitstellen müsste, um Eure Werte zu erreichen (180 Tage Exchange Dumpster, 365 Tage Postfach, usw. - DAG und Backup haben wir) - bei den Mails, die unsere Nutzer tagtäglich erhalten und produzieren - wird mir schwindelig.

    Das ist aber ein hausgemachtes Problem bei uns, das jetzt weniger mit dem Problem hier zu tun hat. Nur damit Du weißt, mit was wir hier tagtäglich kämpfen müssen und woher meine Aussage kommt. :-) Klar kann man das alles anders machen und billigen Storage kaufen, ich finde aber die Denke in der Firma hier grundsätzlich verkehrt.

    Sei's drum, Off-Topic.

    Gruß
    Ben
    MCITP Windows 7

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    Freitag, 5. September 2014 10:10
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    Moin,

    mit der extremen Meinung hast Du begonnen. ;)

    Für mich gehört übrigens zur Fachkenntnis einer IT grundsätzlich auch dazu, dass man GL von solchen Entscheidungen abrät, wenn es zu technischen Problemen führen wird (oder die Alternativen zeigt, falls es welche gibt).

    Ich habe ja auch nicht mit dem anderen Extrem argumentiert (ob das bei Euch sinnvoll ist, kann ich nicht beurteilen), sondern nur damit, dass die Extreme in der Regel in die falsche Richtung (zu klein) gehen und die Folgekosten daraus nicht beachtet werden.

    Du klangst halt so, als wäre nur eine Richtung korrekt.

    Und natürlich muss man das Gesamtkonzept betrachten, habe wir beide geschrieben. Wir haben Storage von drei Gütestufen, der mittlerweile an knapp 300 TB ranreicht und in 5 Jahren das PB erwartet wird.

    Warum sollte man sich da über Exchange-Store, der auf 8 TB gesizt ist und davon längst nicht alles erreicht, überhaupt Gedanken machen? Das lohnt den Aufwand gar nicht, das geht auf dem billigsten Storage einfach unter.

    Aber das sind eben nicht die Diskussionen die ich bei Kunden zu hauf erlebt habe. Da hat jeder seinen kleinen Teich und nur diesen sieht er. Dass er mit seiner Kurzsichtigkeit in andere Teiche sch....t, interessiert ihn nicht. Und das das am Ende unter dem Strich mehr kostet, als sich über gesamtheitliche Lösungen Gedanken zu machen, ist die Aussage, auf die ich hinaus will.

    Und wenn das bedeutet, dass die Firma ein großes Archiv-System hat, in dem alle Daten sofort landen und das gut nutzbar ist, kann das dazu führen, dass die Postfächer nur ganz klein sind. Vollkommen ok, weil das Gesamtbild passt.

    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Exchange Server

    Freitag, 5. September 2014 10:30
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    Ich glaube, jetzt sind wir wieder auf einer Wellenlänge! ;-)

    Du glaubst gar nicht, wie oft ich mir schon gegenüber der GL den Mund fusselig geredet habe, dass wir irgendwann auf ein riesiges Problem zusteuern, wenn wir die Postfächer nicht begrenzen. Alles nett, alles fein - nur geändert wird nichts, weil man dann einen Sturm der Entrüstung der Nutzer befürchtet, man würde sie in ihrer Arbeit einschränken (wer ist hier nochmal derjenige, der auf den Tisch hauen darf??)

    Und klar - die Nutzer kennen es nicht anders und sollen sich auf einmal massiv einschränken. Dass das nervt, ist klar, hätte man es von vornherein gemacht, wäre jegliche Diskussion im Keim erstickt worden.

    Von 300 TB können wir hier träumen. Für Exchange haben wir momentan ein eigenes SAN mit 6 TB netto, ist klar, dass man mit den von mir genannten Größenordnungen langsam ins Schwitzen kommt... Aber wo ich gerade den Experten dran habe: :-)

    Welche Möglichkeiten siehst Du denn für die Anbindung von massig Storage an Exchange? Ich hatte mal überlegt, das mit einem einfachen NAS mit vielen großen Festplatten zu machen, war mir aber über die Performance nicht sicher...

    Gruß
    Ben
    MCITP Windows 7

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    Freitag, 5. September 2014 10:36
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    Welche Möglichkeiten siehst Du denn für die Anbindung von massig Storage an Exchange? Ich hatte mal überlegt, das mit einem einfachen NAS mit vielen großen Festplatten zu machen, war mir aber über die Performance nicht sicher...

    Ich bin bei uns kein Storage-Experte, nur "Nutzer". Der Kollege sitzt zwar einen Raum weiter, kann aber frei werkeln.

    Aber ich kann gerne die Entstehung schildern, weil ich hier das Glück hatte, Exchange auf der grünen Wiese aufzubauen. Wir reden hier allerdings über 2010, ist aber bei 2013 vergleichbar.

    1. Es erfolgt die grundlegende Planung, in der nach einer Ist-Aufnahme die Soll-Feststellung erfolgt: 2000 x 5 GB.

    2. Danach habe ich mit dem Kunden (damals noch Kunde) den Storage Calculator gefühlt in 100 Varianten ausgefüllt.

    3. Danach wurde mit Jetstress das Storage getestet. Das war Try&Error in Richtung Downsizing, aber nur weil die Jungs nicht auf mich hören wollten und aus Angst mit dem besten begannen.

    Das begann mit SAS 15k auf HP EVA, ging über SAS 15k auf HP MSA und ist am Ende bei SATA auf HP MSA angekommen. Da läuft das bis heute. Irgendwann flog der "große" Controller in der MSA raus und wurde durch lokale P-Controller in der Kiste ersetzt, so dass nun technisch eigentlich nur noch das Shelf selbst am Server hängt.

    Die letzte Prüfung war dann damals noch der Load Simulator.

    Das war im Prinzip nach Lehrbuch. Und bis heute haben wir keinerlei Performance-Probleme (solange nicht jemand auf die Idee kommt, den Background Scann vom Virenscanner zu aktivieren).

    So habe ich das in abgespeckter Form mehrfach beim Kunden so durchgespielt und festgestellt, dass das richtig gut klappt:

    Nimm den Storage Calculator, lass Dir die benötigten IOs ausrechnen und besorge/teste danach den Storage. Ein wenig Sicherheit für den Virenscanner und falls das Backup in einer Unzeit läuft.

    Aber ich habe in der Microsoft-Welt selten Tools erlebt, die so gute Vorhersagen treffen, wie der Storage Calculator, Jetstress und der Load Simulator.

    Du muss halt nur die Zeit und die zusätzlichen Ressourcen dafür haben, geht halt nur begrenzt im Live-Betrieb.

    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Exchange Server

    Freitag, 5. September 2014 10:54
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    OK, danke für die Info!

    Gruß
    Ben
    MCITP Windows 7

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    Freitag, 5. September 2014 11:01
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