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Wie relativer Link in Abbildungs- und Tabellenverzeichnis bei PDF? Office 2010 RRS feed

  • Frage

  • Hallo,

    ich habe folgenes Problem: Ich möchte ein Dokument (Word Office 2010) in ein PDF umwandeln.

    Wenn ich das mache, wandelt Word aber die Links der Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse nicht um

    sondern speichert diese im PDF als absolute Links mit dem Verweis auf der Ursprungs DOCX-Dokument.

    Die Verweise außerhalb der Verzeichnisse (z.B. siehe Abb. 14) sind richtig angelegt.

    Das Inhaltsverzeichnis wird korrekt umgewandelt. Das Problem betrifft nur Abbildungs- und Tabellenverzeichnis.

    Wer hat einen Tip?

     

    Vielen Dank!

     

    Olaf

     

     

     

     


    • Bearbeitet OlafKoeln Sonntag, 18. September 2011 19:00
    Sonntag, 18. September 2011 08:58

Alle Antworten

  • Hallo OlafKoeln,

    wurde das Dokument durch Adobe PDF Printer oder durch einen anderen PDF-Drucker in PDF-Datei umgewandelt? Eigentlich kann die Umwandlung mit Built-In-Funktion von MS Word erfolgen. Also, bei "Speichern als" sollte der Daten-Typ als ".pdf" statt ".docx" eingesetzt werden. Damit sollte alles funktionieren.


    Wir hoffen, vielen Besuchern der TechNet Foren durch das Posten dieses Problems und einer möglichen Lösung weiterhelfen zu können.

    Viele Grüße,
    Kajorn Pathomkeerati
    TechNet Hotline für TechNet Online Deutschland

    Disclaimer:
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    Montag, 19. September 2011 20:05
  • Hallo Olaf,

     

    Hat die Antwort Dir weitergeholfen um das Problem zu lösen?

    Viele Grüße,

    Alex

    Mittwoch, 21. September 2011 08:58
  • Leider nein. Ich habe schon den integrierten PDF-Drucker bzw. die Speicheroption von Word 2010 genutzt.
    Mittwoch, 21. September 2011 17:59
  • Noch eine Ergänzung: der Fehler tritt auch auf, wenn ich die Datei als XPS speichere.
    Donnerstag, 22. September 2011 18:28
  • Noch eine Ergänzung: auch ein externen PDF-Maker erzeugt ein Dokument mit dem gleichen Fehler. DIe Ursache muß also eindeutig IM Word 2010 Dokument liegen. Habe die Abb. und Tab. Verzeichnisse auch schon neu erstellt, was aber nichts ändert.

    Samstag, 24. September 2011 12:36
  • Hallo OlafKoeln,

     

    kannst du vielleicht der Inhalt dem Doku in ein neues Doku kopieren (STRG + A) und danach als PDF speichern? Besteht jetzt das Problem weiterhin?

    Hast du Microsoft Office SP1 installiert?

     

    Bitte schau mal hier auch:

    Microsoft TechNet US: Word 2010: Save to PDF or XPS loses hyperlinks on images

     

     

    Viele Grüße,

    Alex

    Montag, 26. September 2011 08:09
  • Ich werde das probieren. Aber es sind 280 Seiten mit vielen Bildern etc.

     

    Das normale Inhaltsverzeichnis und die Verweise im Text funktionieren ja, nur die Abb. und Tab. Verzeichnisse nicht.

     

    Ich melde mich wieder.

    Montag, 26. September 2011 19:22
  • Hallo,

    Das normale Inhaltsverzeichnis und die Verweise im Text funktionieren ja, nur die Abb. und Tab. Verzeichnisse nicht.

    es wurden keine integrierten Bezeichnungen, sondern eigene ("Abb.", "Tab." ) verwendet? Blende per Alt+F9 die Feldfunktionen ein. Das Abbildungsverzeichnis sieht etwa so aus: { TOC \h \z \c "Abb." }?


    Viele Grüße
    Lisa [MS MVP Word]

    Mittwoch, 28. September 2011 12:29
  • Hallo,

    Ich habe das gleiche Problem wie Olaf und hoffe, dass hier noch Jemand antwortet, da auch ich bisher keine Lösung finden konnte.

    Beim Abbildungsverzeichnis steht tatsächlich { TOC \h \z \c "Abbildung" }, während beim Inhaltsverzeichnis (bei welchem die Links nach dem Export in pdf funktionieren) { TOC \o "1-3" \f \h \z \u } steht.

    Wenn ich auf einen Eintrag des Abbildungsverzeichnisses rechtsklicke und dann "Feldfunktionen ein / aus" anklicke, steht auch der volle Link zum Dokument da, während dies beim Inhaltsverzeichnis nicht der Fall ist.

    Bei mir handelt es sich um Word 2016.

    Ich wäre sehr froh über eine Hilfestellung!

    Viele Grüße,
    gadda4

    Samstag, 21. Januar 2017 11:32
  • Hallo,

    Ich habe das gleiche Problem wie Olaf und gadda4. Ich verwende Word 2013.

    Außerdem tritt der Fehler auch auf, wenn ich das Dokument in HTML exportiere/umwandle.

    Gibt es eine Lösung?


    • Bearbeitet M.Arman HH Dienstag, 2. Januar 2018 14:48
    Dienstag, 2. Januar 2018 14:46
  • Hallo,

    auch ich stehe vor diesem Problem. Ich habe festgestellt, dass das Problem nur bei textumflossenen Bildern auftritt, da dort die Bildunterschrift in ein Textfeld eingefügt wird. Wird die Bildunterschrift als normaler Test eingefügt funktionieren die Links. 

    Gibt es eine Lösung dafür, damit man trotzdem textumflossene Bilder verwenden kann, aber das Abbildungsverzeichnis auch noch in der PDF sinnvoll zu nutzen ist?

    Gruß

    lilly

    Dienstag, 3. Juli 2018 08:41
  • Hallo,

    habe dasselbe Problem in Word 2016. Ein Jahr später und keine Lösung liebes MS-Team?

    Mit besten Grüßen

    Donnerstag, 18. Juli 2019 14:46
  • Hey Leute, ich hatte bis grade auch das Problem. Interessant, dass es bis heute nicht richtig funktioniert.

    Das Problem trat bei mir nur bei Bildern auf, die im Text sind. Ich habe einen Fix gefunden:

    1. Im Abbildungsverzeichnis die Abbildung mit Beschriftung makieren (Bsp: "Abbildung 1: Systemarchitektur")

    2. Bei "Referenzen" -> "Querverweis" -> "Verweistyp" = "Abbildung" -> "Abbildung 1:  Systemarchitektur" anklicken -> "Verweisen auf" = "Gesamte Beschriftung"

    So schalten wir im Prinzip einfach einen Querverweis in das Verzeichnis, fällt in der PDF nicht auf.

    ACHTUNG: Erst anwenden, wenn das Abbildungsverzeichnis final fertig ist, da bei jeder Aktualisierung die Querverweise weggeworfen werden.

    Hoffe es hilft :)

    MfG

    • Als Antwort vorgeschlagen derHiram Dienstag, 10. August 2021 12:20
    Dienstag, 10. August 2021 12:20
  • Hallo Hiram. Dein Vorschlag ist bedingt hilfreich.

    Es funktioniert so wie von Dir beschrieben bei Verzeichnisses, die nur einen Eintrag haben ODER in der ersten Zeile bei Verzeichnissen mit mehreren Einträgen ODER bei Verzeichnissen, die keine Seitenzahlen (beispielsweise Seitenzahlen am rechten Rand mit Füllzeichen ....) haben.

    Es funktioniert nicht bei Verzeichnissen mit mehreren Einträgen, die Seitenzahlen haben. Durch das Markieren und Einfügen eines Querverweises wird der alte Verzeichniseintrag, der automatisch erzeugt wurde, überschrieben. Das löscht die Seitenzahl.

    Leider lassen sich in Word (ich benutze übrigens 2019) in keinem Verzeichnis ab der zweiten Zeile einzelne Zeichenfolgen beginnend mit dem ersten Buchstaben in der Zeile markieren. Warum das so ist, konnte mir noch niemand erklären. Sobald der erste Buchstabe markiert wird, ist automatisch die ganze Zeile markiert. Ein Überschreiben führt dann zum Löschen der Seitenzahl.

    Mit folgendem Trick kann das umgangen werden:

    So wie von Dir beschrieben, wird im Verzeichnis der Eintrag markiert ABER erst ab dem zweiten Buchstaben, bis zum letzten Buchstaben. In Deinem Beispiel wäre also "bbildung 1: Systemarchitektur" zu markieren. Dann weiter wie unter Punkt 2 bei Dir beschrieben. Danach manuell den ersten Buchstaben löschen. Er wurde automatisch durch die Auswahl "Gesamte Beschriftung" eingefügt und sollte doppelt vorhanden sein. Auf diese Weise wird nicht der gesamte Eintrag überschrieben und die Seitenzahlen bleiben erhalten.

    Mit F9 und der Auswahl "Nur Seitenzahlen aktualisieren" können die Seitenzahlen aktualisiert werden. Die Auswahl "Gesamtes Verzeichnis aktualisieren" macht die ganze mühselige Arbeit zunichte.

    Dieser Trick mag bei einem Verzeichnis mit bis zu 10 oder 20 Einträgen noch machbar sein. Bei mehreren Verzeichnissen (Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis, Berechnungsverzeichnis) mit an die 100 Einträgen ist das eine echte Qual. Außerdem ist es nicht im Sinne des Erfinders. Deshalb erstelle ich gleich noch zwei Posts. Den ersten mit einer weiteren Lösungsvariante. Im zweiten will ich den Ursachen auf den Grund gehen.

    Übrigens - und das geht an die Menschen, die sich schon vor 10 Jahren zum ersten Mal mit diesem Problem beschäftigten - ist es völlig unerheblich, ob eine PDF-Datei mit "Speichern unter" oder "Exportieren" erzeugt wurde. Auch bei anderen Dateiformaten tritt dieses Phänomen aus. Es liegt nämlich daran, auf welche Quelle im Dokument Word zugreift. Dazu gleich mehr im übernächsten Post.



    • Bearbeitet Aikurna Montag, 30. August 2021 16:52
    Montag, 30. August 2021 16:14
  • Zunächst ein anderer Lösungsvorschlag für die Menschen, die ihr Dokument im Prinzip schon fertig haben, die Beschriftungen nicht mehr ändern wollen und nach einer alternativen Vorgehensweise zu der von Hiram (mit Veränderung von mir) suchen.

    Problem: Es wurden automatische Verzeichnisse in Word erstellt, z. B. Inhaltsverzeichnis und Abbildungsverzeichnis. Nach der Umwandlung in eine PDF-Datei (aus Word heraus) funktionieren die Verlinkungen auf die Abbildungen nicht mehr. Die PDF-Datei versucht eine Word-Datei zu öffnen.

    Kurze Zwischenerläuterung: Solche Verlinkungen funktionieren in der Regel nur, wenn das Word-Dokument umgewandelt wird, beispielsweise durch „Speichern unter“, „Exportieren“ oder durch ein externes Programm. Die Verlinkungen gehen in der Regel sowieso verloren, wenn eine PDF-Datei durch die Funktionen „Drucken“ oder „Print to PDF“ erstellt wird.

    Lösungsvorschlag 2 (ausprobiert mit Word 2019 unter Windows 10):

    Zur Vorbereitung in Word auf Datei klicken und unten links die Optionen auswählen. Dort Erweitert auswählen und bis zum Bereich Allgemein nach unten scrollen. Hier die Schaltfläche Weboptionen wählen und in die Registerkarte Dateien wechseln. Dort den Haken beim Kontrollkästchen Links beim Speichern aktualisieren entfernen und anschließend alle offenen Fenster mit OK bestätigen/schließen.

    In der Word-Datei im betroffenen Verzeichnis den Mauszeiger über einen Eintrag bewegen. Im Mouse-over-Menü werden die Linkadressen angezeigt. Dort kann stehen „Aktives Dokument“ oder eben der Link zu einem Dokument, zum Beispiel file://c:\users\klaus\desktop\bachelorthesis.docx. Im ersten Fall muss nichts geändert werden. Links zum aktiven Dokument funktionieren auch in der umgewandelten PDF-Datei. Im zweiten Fall wird nun die Feldfunktion bearbeitet.

    Einmal mit der rechten Maustaste auf den Verzeichniseintrag klicken und mit „Feldfunktionen ein/aus“ die Feldfunktion einschalten (geht auch wahlweise mit Umschalten + F9). Dort könnte dann stehen {HYPERLINK "C:\\Users\\Klaus\\Desktop\\Bachelorthesis.docx" \l "_Toc81237992"}

    Alles vor \I“_ bitte löschen, mit Ausnahme von { HYPERLINK

    Der neue Eintrag sollte dann so aussehen: { HYPERLINK \l "_Toc81237992"}

    Wichtig: Vor dem \I“_ steht genau ein Leerzeichen.

    Nach allen notwendigen Änderungen im Verzeichnis müssen noch die Felder aktualisiert werden. Entweder einzeln nach jeder Änderung mit rechter Maustaste und "Felder aktualisieren" oder über F9 und "Nur Seitenzahlen aktualisieren". Danach Abspeichern nicht vergessen!

    Bitte unbedingt darauf achten, dass NICHT das gesamte Verzeichnis aktualisiert wird. Sonst ist die mühselige Arbeit zunichte.

    Dieser Workaround hat bei mir funktioniert. Allerdings hat es mich sehr geärgert, dass ich diese Arbeit machen musste. Deswegen bin ich der Sache mal auf den Grund gegangen. Meine Erkenntnisse schreibe ich in den nächsten Post.
    • Bearbeitet Aikurna Montag, 30. August 2021 17:28
    Montag, 30. August 2021 16:53
  • Werden beispielsweise in einer wissenschaftlichen Hausarbeit Abbildungen, Tabellen, Diagramme oder Berechnungen eingefügt, so verlangen etliche Regeln, dass zusätzlich zum Inhaltsverzeichnis ein Verzeichnis für diese Abbildungen, Tabellen, Diagramme oder Berechnungen erstellt wird. Das kann Word automatisch machen, wenn die Abbildungen, Tabellen, Diagramme oder Berechnungen entsprechend beschriftet wurden. Wie das geht (über Referenzen à Beschriftung einfügen) wird hier nicht erläutert. Dazu bitte mal an anderer Stelle suchen.

    Mir ist aufgefallen, dass Word zwei verschiedene Beschriftungen vornimmt. 1) Die Beschriftung erfolgt als Fließtext mit der Absatzformatierung „Beschriftung“ an der nächsten auf das Element folgenden Textstelle oder 2) die Beschriftung erfolgt in Form eines Textfeldes, welches wie andere Formen formatiert, verschoben und ausgerichtet werden kann.

    Word erstellt die Beschriftung in Form eines Textfeldes immer dann, wenn vorher das entsprechende Element markiert wurde. Es spielt dabei überhaupt keine Rolle, ob das Element im Fließtext angeordnet ist oder beispielsweise vor den Text gelegt wurde. Das Textfeld ordnet Word immer dem Element zu. Beim Beschriften kann ausgewählt werden, ob das Textfeld über oder unter dem Element erscheint. Werden danach Element und Textfeld miteinander gruppiert, können sie prima zusammen verschoben werden.

    Das klingt praktisch, ist es aber überhaupt nicht, wenn die Word-Datei als PDF weitergegeben werden soll.

    Nur wenn die Beschriftung im Fließtext eingebettet ist, funktioniert die Verlinkung in der PDF-Datei (Relativer Link). Wird die Beschriftung über die zweifelsohne praktischen Textfelder vorgenommen, verlinkt die PDF-Datei im entsprechenden Verzeichnis immer auf die Word-Datei (Absoluter Link).

    Wer eine PDF-Datei mit funktionierenden Links zu Elementen wie Abbildungen, Tabellen, Diagrammen oder Berechnungen braucht, sollte darauf achten, diese Elemente vor dem Beschriften nicht markiert zu haben, damit die Beschriftung nicht in einem Textfeld erfolgt.

    Wer dennoch nicht auf die Textfelder verzichten kann oder will, sollte seine Links manuell einbauen. Eine andere, einfachere, automatische Lösung ist mir (noch) nicht bekannt, aber ich suche weiter.
    • Bearbeitet Aikurna Montag, 30. August 2021 17:36
    Montag, 30. August 2021 17:33
  • Hallo Aikurna, danke für deine ausführliche Ergänzung und deinem zweiten Lösungsvorschlag.

    Ja genau, das mit dem absoluten und relativen Pfad ist mir auch aufgefallen. Nur habe ich leider bisher keine Möglichkeit gefunden, eine Abbildung welche im Text steht (also mit Textumbruch) mit deiner ersten beschriebenen Variante zu beschriften. Hast du da etwas entdeckt?

    Ich fürchte, wenn man dieses Layout verwenden möchte, kommt man momentan nicht drum rum, die Verlinkungen manuell zu bearbeiten.

    Samstag, 4. September 2021 19:24
  • Da gibt es noch etwas zu beachten:

    Bilder und andere Quellen können mit Word verlinkt werden. Der Inhalt wird zwar im Dokument angezeigt, jedoch nicht mit dem Dokument gespeichert. Daher werden die Verweise natürlich zum Original erstellt.
    Du kannst die Objekte aber auch in das Dokument einbetten.
    Dadurch hast du keinen externen Bezug mehr zu den anderen Quellen. Die Nachteile sind natürlich
    - Das Dokument wird um ein vielfaches größer (Ladezeiten, Bearbeitungszeiten)
    - Die Objekte werden nicht automatisch aktualisert wenn sich die exteren Quelle ändert.

    Beim Speichern der Dokumente sollte man u.U. darauf achten, dass Bilder z.B. nicht komprimiert werden (Datei->Optionen->Speicher->Komprimieren) wenn das Dokument ggf. gedruckt werden sollen.
    Word skaliert die Bilder i.d.R. auf Bildschirmdarstellung (96dpi x Höhe x Breite im Dokument). Da wird ein Bild von z.B. 5MB dann nur noch 250KB.

    Wenn keine externen Links mehr im Dokument sind, gibts auch keine Probleme in der PDF.

    Statt der Links auf die Objekte selber, kann man ja auch Objektunterschriften einfügen und die Links auf diese Verweisen lassen.
    https://support.microsoft.com/de-de/office/einf%C3%BCgen-einer-beschriftung-f%C3%BCr-ein-bild-bb74994c-7f8b-457c-be85-92233177a356
    Sonntag, 5. September 2021 10:22