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Ein Exchange Postfach mit mehreren Benutzer verwenden [best practice]

    Frage

  • Hallo zusammen,

    wie konfiguriert man am besten ein gemeinsames Postfach? Soll der Cache Modus ein oder aus? Und auf was sollte man noch so drauf achten, damit es zu keinen Problemen aufkommt?
    Oder sollte man freigegebens Postfäch dafür einrichten?

    Im Einsatz ist ein Exchange 2013 und Outlook 2013 – 2019.

    Manche Abteilungen verwenden bei uns ein gemeinsames Postfach (z.B. info@ mit 10 Benutzern) und da kommen manchmal die merkwürdigsten Fehler vor.

    - Ordner im Posteingang können nicht gelöscht werden. (Postfach im Outlook neu eingebunden und dann kann man diese wieder löschen)

    - Farbkategorien werden bei manchen nicht angezeigt. (Cache Modus aus und dann werden diese wieder Angezeigt)


    Gruß
    Anatoli
    • Bearbeitet Anatoli- Montag, 15. Oktober 2018 06:44
    Donnerstag, 11. Oktober 2018 08:32

Antworten

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  • Hallo Anatoli,

    ich denke beim verwenden von shared Mailboxen sollten die Bedürfnisse abgedeckt sein.

    Hier noch ein Link dazu:

    https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/collaboration/shared-mailboxes/shared-mailboxes?view=exchserver-2019

    Ich hoffe, dies passt so...

    Gruss Drago

    Dienstag, 23. Oktober 2018 11:27
  • Hallo Drago,

    danke für die Antwort. Dann werde ich mal ein Postfach in eine Shared Mailbox umwandeln und schauen ob es damit besser läuft.

    Seit einer Woche bekomme ich sporadisch folgende Fehlermeldung im Outlook:

    "Microsoft Outlook kann nicht gestartet werden. Das Outlook-Fenster kann nicht geöffnet werden. Diese Ordnergruppe kann nicht geöffnet werden. Microsoft Exchange ist nicht verfügbar. Es besteht Netzwerkprobleme, oder der Servercomputer mit Exchange wurde für Wartungsarbeiten heruntergefahren."

    Und das immer bei dem selben Postfach (das Postfach wird mit mehreren Benutzer verwendet), aber immer bei einem anderen Benutzer, also nicht gleichzeitig bei allen.

    Die Fehlermeldugn geht dann auch irgendwann wieder weg, nachdem ich das Profil am PC zigmal hinzugefügt und gelöscht habe, Cache Modus rein und raus. Ich konnte bis jetzt nicht feststellen, wieso es dann plötzlich wieder geht...

    Hat hier jemand eine Idee?

    Gruß

    Anatoli

    Mittwoch, 24. Oktober 2018 08:46
  • Hallo Anatoli

    Denke da kommt es darauf an, wie das Postfach in Outlook eingebunden wird. Handelt es sich dabei um ein Postfach mit bekanntem Passwort, dies beachten:
    https://support.microsoft.com/en-us/help/291626/how-to-manage-multiple-exchange-mailbox-accounts-in-outlook

    Best Practice ist auch immer Ansichtssache, daher mal ein Vorschlag wie ich es handhabe:

    - shared Mailbox anlegen (Account Disable)

    - Access Gruppe für die shared Mailbox anlegen (diese wird später berechtigt -> FullAccess und SendAs)

    Add-MailboxPermission -Identity "sharedmbx" -User "AccessGroup" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false
    Add-ADPermission –Identity "sharedmbx" -User "AccessGroup" -ExtendedRights "Send-As" -InheritanceType All


    - Das AutoMapping wird hier bewusst deaktiviert, wäre auch nicht möglich, sobald Access per Gruppe erteilt wird (hatten schon einige Probleme mit dem Automapping)

     - In welchem Sent Items Folder werden die gesendeten Elemente abgelegt:
    https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2017/03/28/sent-items-behavior-control-comes-to-exchange-online-user-mailboxes/

    https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/03/03/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes/

    Set-Mailbox -Identity "sharedmbx" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

    Zum Schluss die Client Seite:

    - Online Mode verwenden
    - Wenn möglich keine Mix Clients verwenden (Outlook Mac, Outlook Windows, IMAP Clients)
    - Keine Reg Settings mehr verwenden
    https://support.microsoft.com/en-us/help/2703723/email-remains-in-the-outbox-when-you-use-the-delegatesentitemsstyle-re
    - Die Thematik mit den Gelöschten Objekten auf Standard belassen, auch hier keine Reg. Settings vornehmen
    https://support.microsoft.com/en-us/help/202517/items-that-are-deleted-from-a-shared-mailbox-go-to-the-wrong-folder-in


    Georg

    • Als Antwort markiert Anatoli- Montag, 19. November 2018 12:20
    Mittwoch, 24. Oktober 2018 10:29
  • 1. Das AutoMapping wird hier bewusst deaktiviert, wäre auch nicht möglich, sobald Access per Gruppe erteilt wird (hatten schon einige Probleme mit dem Automapping)

    2. Die Thematik mit den Gelöschten Objekten auf Standard belassen, auch hier keine Reg. Settings vornehmen

    Hallo Georg,

    vielen dank für die Antwort. Zwei Fragen hätte ich da noch.

    1. Wie fügst du das Postfach hinzu wenn du AutoMapping deaktivierst? Über Kontoeinstellungen-> ... Erweitert -> Zusätzlich diese Pöstfächer öffnen? Oder gibt es da einen schnelleren Weg via PowerShell.

    2. Wenn ich hier keine Reg. Settings verwenden soll, wie bekomme ich Gelöschte Objekte in das Shared Mailbox rein? Die landen doch dann in den Benutzer Postfach, genau wie Gesendete Objekte, wenn ich die Funktion nicht über PowerShell aktiviere.

    Gruß

    Anatoli

    Mittwoch, 24. Oktober 2018 12:46
  • ich schließe mich der Frage an.

    Beinhaltet die Freigabe FULL ACCESS nicht automatisch auch die SEND-AS Möglichkeit?

    Add-MailboxPermission -Identity "sharedmbx" -User "AccessGroup" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

    Wie mappe ich mir das Postfach dann in Outlook?

    • Bearbeitet HorNet505 Mittwoch, 24. Oktober 2018 13:29
    Mittwoch, 24. Oktober 2018 13:20
  • Morgen Zusammen

    Postfach anbinden:
    https://support.office.com/en-us/article/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd

    Die Aktivierung des Reg Keys für Gelöschte Objekte kann auch negative Auswirkungen haben, ein Beispiel:

    Benutzer A hat schreibrechte im Kalender von Benutzer B
    Benutzer A löscht einen Termin aus dem Kalender von Benutzer B und bekommt einen Access Denied Error
    Benutzer A würde zusätzlich Leserechte (ev. auch Schreibrechte) auf dem Papierkorb von Benutzer B benötigen, da der gelöschte Termin dorthin verschoben wird.

    Es handelt sich um zwei unterschiedliche Rechte:
    FullAccess ist auf der Mailbox
    SendAs ist auf dem AD User Objekt


    Georg


    • Bearbeitet fgeo-ch Donnerstag, 25. Oktober 2018 06:38
    Donnerstag, 25. Oktober 2018 06:37
  • Moin Georg,

    danke für deine Hilfe! Hast mir sehr weitergeholfen.

    - Ich denke ich werde es erstmal mit AutoMapping und ohne Access Gruppen probieren.

    - Für das Postfach MessageCopy aktivieren

    - Online Mode verwenden

    - Reg. Setting für Gelöschte Objekte anwenden

    Wenn ich dann weiterhin Probleme habe, denke ich an dich :)

    Gruß

    Anatoli

    Donnerstag, 25. Oktober 2018 08:45