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Archivierung und Auswirkung auf EXC DB RRS feed

  • Frage

  • E2k10

    Hallo,

    wir haben vor eine Archivierung mit einem Drittanbietertool im Zuge unseres ECM Projektes zu realisieren. Dabei gibt es ja verschiedene Vorgehensweisen wie man Mailaobjekte behandelt. Z.B. komplett aus dem Postfach ins Archiv ziehen und über das Archiv auf die Objekte zugreifen, Objekte archivieren und im Postfach nur noch Stubs/Links belassen.

    Die Frage bei den Stubs ist, welche Auswirkungen das auf die Exchange DB hat. Ist es für eine EXC DB besser große Ojekte zu verwalten oder stattdessen jede Menge Stubs? Soll heißen, wie wirkt sich eine erhöhte Anzahl (hunderttausende) von Verweisen auf die Performance einer EXC DB aus?

    Danke!

    Mittwoch, 7. März 2018 15:57

Antworten

  • Moin,

    es geht hier primär um die User Experience. Bei Vollarchivierung mit Löschung aus dem Postfach haben die User entweder ein zweites System oder zumindest einen zweiten Einsprungspunkt im Outlook, um auf die archivierten Sachen zuzugreifen. Bei Stubs haben die User die Mails zwar am gewohnten Ort, aber z.B. die Outlook-Suche gibt bei einigen Archiv-Systemen die archivierten Mails nicht zurück, was manchmal zur Verwirrung führt.

    Performance-technisch kann eine Exchange-Datenbank mit vielen Stubs umgehen, das ist ja im Zweifel nichts anderes als viele kleine Mails. Dafür ist die Engine entworfen worden.


    Evgenij Smirnov

    I work @ msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
    I blog (in German) @ http://it-pro-berlin.de
    my stuff in PSGallery --> https://www.powershellgallery.com/profiles/it-pro-berlin.de/
    Exchange User Group, Berlin -> https://exusg.de
    Windows Server User Group, Berlin -> http://www.winsvr-berlin.de
    Mark Minasi Technical Forum, reloaded -> http://newforum.minasi.com


    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Mittwoch, 7. März 2018 17:51

Alle Antworten

  • Paulchen,

    von welchen Mengengerüst sprechen wir? Wir haben bei uns Exchange Archivierung aktiviert und die funktioniert super. Im Outlook bestens integriert. Keine zusätzliche Software oder AdIn erforderlich. Unsere Archivpostfächer haben 20GB.

    die Emails werden autom. ins Archiv verschoben, das macht es für die User extrem einfach. Die Archiv DB kannst du auf ein eigenes Volume legen.


    Chris


    Mittwoch, 7. März 2018 17:32
  • Moin,

    es geht hier primär um die User Experience. Bei Vollarchivierung mit Löschung aus dem Postfach haben die User entweder ein zweites System oder zumindest einen zweiten Einsprungspunkt im Outlook, um auf die archivierten Sachen zuzugreifen. Bei Stubs haben die User die Mails zwar am gewohnten Ort, aber z.B. die Outlook-Suche gibt bei einigen Archiv-Systemen die archivierten Mails nicht zurück, was manchmal zur Verwirrung führt.

    Performance-technisch kann eine Exchange-Datenbank mit vielen Stubs umgehen, das ist ja im Zweifel nichts anderes als viele kleine Mails. Dafür ist die Engine entworfen worden.


    Evgenij Smirnov

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    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Mittwoch, 7. März 2018 17:51
  • Moin,

    hierzu noch ergänzend: Inhalte sind für die Exchange-Datenbank vollkommen unwichtig. Das ist eigentlich genau wie in anderen Datenbank oder auch im Fileservice: Was drin ist, kostet Speicher, aber keine Performance.

    Performance brauchen nur die Vorgänge, die Änderungen vornehmen.

    Und auch logisch betrachtet ist die Frage nicht wichtig, denn ein "Stub" ersetzt ja im Normalfall ein Exchange-Element. Wenn Du nun 100.000 Stubs hast, hattest Du vorher 100.000 Mails. Und wenn es vorher mit 100.00 Mails keine Probleme gab, warum sollte es denn mit 100.000 Stubs Probleme geben?

    Kleine Einschränkung: Ein paar Vorgänge sind auch von der Anzahl der Inhalte beeinflusst: Suchfunktionen, Virenscans, Backup.


    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Office Servers and Services (Exchange Server)

    Donnerstag, 8. März 2018 08:27
  • Danke Robert für deine Unterstützung!

    Es gibt ja unterschiedliche Arten und Weisen wie man mit seinem Postfach umgeht. Bisher waren die User, wegen Größenbeschränkungen, gezwungen .pst Dateien als Archive zu verwenden, so war die Anzahl der Objekte im Postfach "beschränkt". Wenn man nun auf Archivierung mit Stubs schwenkt, braucht man die Größenbeschränkung eigentlich nicht mehr und es können zukünftig weitaus mehr Stubs im Postfach liegen als zuvor vollständige Objekte. (Wenn man über die Archivierung keine "Objekte" mehr aus dem Postfach entfernt um alles über/in Outlook suchen zu können)
    Mir war so, als hätte mir jemand mal ein Dokument bzgl. MS Empfehlungen bzgl. Stubs geschickt, nur finde ich das nicht mehr. (Mit Archivierung wäre das nicht passiert ;)

    Donnerstag, 8. März 2018 08:44
  • Paulchen,

    ich kenne zwar Stubs nicht aber wir sind mit der Migration auf Exchange 2016 weg von ThirdParty (in unserem Fall Symantec) Archivierung gegangen und nutzen nun erfolgreich Microsoft Exchange Archivierung. Dies spart uns nun bei jeden Umstellung oder CU wieder ein zusätzliches ThirdParty Produkt zu warten.

    Exchange Archivierung ist einfach und sehr gut integriert. Den zusätzlichen Plattenplatz braucht man auch bei Stubs oder ThirdParty Archivierungen. Dies war für uns Argument gegen Exchange Archivierung. Die Lizenzkosten sind auch für beide erforderlich.


    Chris

    Donnerstag, 8. März 2018 08:56
  • Moin,

    immer wieder erstaunlich, wie sich Sachverhalte aufgrund neuer Informationen vollkommen umdrehen können. Meinst Du nicht, es wäre für unsere Beurteilung besser gewesen, wenn Du gleich am Anfang gesagt hättest, dass die Elemente bisher gar nicht in Exchange liegen?

    Alos noch mal von vorne:

    Grundsätzlich ändert sich nichts an der Aussage, dass Inhalte in der Datenbank unwichtig sind und nur Veränderung zählen.

    Dadurch, dass Du vorher aber gar keine Inhalte drin hattest, kommen nun natürlich neue Sachen dazu. Wie stark die sich auswirken kann man aus der Entfernung schlecht sagen. Dafür müsste man genauer wissen, welchen Typ Anwender (Power-User, etc.) Du hast Außerdem bräuchte man genauere Infos, wie die Archivierung erfolgt.

    Ich glaube am Ende sollte man sich die Frage stellen, WARUM man archiviert.

    Wenn archiviert wird aus rechtlichen Gründen dann würde ich mir ein System suchen, dass die Datei rauskopiert und mit dem der Anwender im Normalfall gar nichts zu tun hat (oder, falls er eine gelöschte Mail sucht, kann er das auch über einen anderen Client machen). Exchang-seitige sollte das ganz über eine Jounaling-Mailbox gelöst werden (Achtung, braucht eventuell Enterprise CAL!), dann ist das für Anwender vollkommen transparent und ich kann das auch in spezielle Datenbanken auslagen.

    Wenn archiviert werden soll, um das Storage von Exchange zu entlasten würde ich mir zweimal überlegen, ob ich das wirklich mache - und in beiden Fälle vermutlich zu dem Ergebnis kommen, dass es nicht sinnvoll ist. Der Verwaltungsaufwand ist hoch, die Systeme sind teuer und Microsoft hat viel Arbeit reingesteckt, dass Postfächer "groß" werden können und man im Storage trotzdem mit billigem Speicher auskommen kann.

    PST-Dateien sind übrigens kein Archiv, zumindest nicht im Enterprise Umfeld. Die sind langsam, fehleranfällig und der Anwender muss die Sicherung selbst durchführen. Und wenn der Anwender seine PST-Dateien sauber regelmäßig sichert, dann verbraucht er sogar mehr Speicherplatz im Storage und im Backup, als wenn er die Daten gleich in Exchange gelassen hätte. Der Speicherplatzbedarf ist bei korrekter Anwendung nur verlagert worden, am Ende aber größer geworden.

    PST-Dateien bringen also nur was, wenn man den Datenverlust in Kauf nimmt und keine Sicherungen durchführt. Dann kann man die Mails auch gleich löschen.


    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Office Servers and Services (Exchange Server)

    Donnerstag, 8. März 2018 08:58
  • Exchange Archivierung ist einfach und sehr gut integriert. Den zusätzlichen Plattenplatz braucht man auch bei Stubs oder ThirdParty Archivierungen. Dies war für uns Argument gegen Exchange Archivierung. Die Lizenzkosten sind auch für beide erforderlich.

    Hierzu ergänzt, dass  Microsoft kein "Zertifikat" für die Achivierung vorlegen kann. Sollte die Archivierung aus rechtlichen Gründen erfolgen, muss das Unternehmen im Zweifelsfall nachweisen, dass die Bestimmungen erfüllt werden. Dass heißt nicht, dass Exchange nicht rechtssicher archivieren kann, es heißt nur, dass ich im Prüfungsfall Arbeit habe, die ich mir bei einer zertifizierten/testierten Lösung eventuell sparen kann.

    Wenn man Archivierung aus Sicht der Speicherplatzreduktion/-verlagerung durchfüht, brauche man die Enterprise CAL auch nur für die Leute, für die man archiviert.


    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Office Servers and Services (Exchange Server)

    Donnerstag, 8. März 2018 09:03
  • ich kenne zwar Stubs nicht aber wir sind mit der Migration auf Exchange 2016 weg von ThirdParty (in unserem Fall Symantec) Archivierung gegangen und nutzen nun erfolgreich Microsoft Exchange Archivierung. Dies spart uns nun bei jeden Umstellung oder CU wieder ein zusätzliches ThirdParty Produkt zu warten.

    Exchange Archivierung ist einfach und sehr gut integriert. Den zusätzlichen Plattenplatz braucht man auch bei Stubs oder ThirdParty Archivierungen.

    Korrekt. Es gilt aber zu unterscheiden, wofür man archiviert. Wenn es nur darum geht, Platz im primären Postfach zu sparen, ist die Exchange-Archivierung durchaus eine elegante Lösung. Geht es hingegen darum, Elemente

    - revisionssicher

    - über das Ausscheiden des Users hinaus

    - mit Zugriff Dritter auf das Archiv, aber nicht auf das Postfach

    - gemeinsam mit ERP- und Papierdokumenten

    zu archivieren, wird es bei den nativen Exchange-Mitteln sehr schnell sehr dünn.

    Dies war für uns Argument gegen Exchange Archivierung.

    Du meinst, FÜR die Exchange-Archivierung ;-)

    Die Lizenzkosten sind auch für beide erforderlich.

    Naja, "die Lizenzkosten" können sehr unterschiedlich ausfallen. Für native Exchange-Archivierung brauchst Du Outlook aus Office ProPlus, und zwar nicht nur auf Papier, sondern auch tatsächlich installiert. Ich habe gerade einen Kunden, der ca. 3.000 Arbeitsplätze mit Office Standard hat, da ist fast jedes Third Party-Produkt billiger - erst recht, wenn er sonst mit einer Exchange Standard CAL auskommt (was da auch der Fall ist).


    Evgenij Smirnov

    I work @ msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
    I blog (in German) @ http://it-pro-berlin.de
    my stuff in PSGallery --> https://www.powershellgallery.com/profiles/it-pro-berlin.de/
    Exchange User Group, Berlin -> https://exusg.de
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    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.


    Donnerstag, 8. März 2018 09:15
  • Hallo Chris,

    wie geschrieben, machen wir das im Zuge einer ECM Einführung mit. Natürlich wollen wir auch den Exchange entlasten um u.a. im Falle eines Crashs die DBs schneller wieder herstellen zu können. Exchangearchivierung verschiebt ja im Prinzip nur von einem EXC Store in einen anderen.

    Wichtige Punkte sind für uns aber in diesem Zusammenhang auch die Rechtssicherheit, die Dokumentenablage, Einbindung in Workflows, ...

    Von daher fällt die EXC Archivierung raus.

    Danke!

    Donnerstag, 8. März 2018 09:22
  • wie geschrieben, machen wir das im Zuge einer ECM Einführung mit. Natürlich wollen wir auch den Exchange entlasten um u.a. im Falle eines Crashs die DBs schneller wieder herstellen zu können. Exchangearchivierung verschiebt ja im Prinzip nur von einem EXC Store in einen anderen.


    Wenn du Dir die "Native Dataprotection" von Exchange anschaust wirst Du bemerken, dass Du eigentlich kein Backup brauchst, weil es keinen Recovery-Fall gibt, den Du damit abdecken müsstest.

    Ansonsten wäre eine sinnvolle Methode, mehr und kleinere Datenbanken zu nehmen und VIP-Leute in eigene Datenbanken auszulagen. Hierdurch steigt allerdings der RAM-Bedarf der Server, da jede DB einen Cache führt.


    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Office Servers and Services (Exchange Server)

    Donnerstag, 8. März 2018 09:28
  • Hallo Robert,

    irgendwie eskaliert das immer. Muss an mir liegen. Sorry! Trotzdem Danke für deine Unterstützung!

    Ich habe nie gesagt, das die Elemente nicht im Exchange liegen. Die User haben Postfach Beschränkungen von 850 MB - 1550MB. Damit kommen die allermeisten auch klar. Es gibt halt ein paar (Vor allem freie Mitarbeiter) die ältere, unwichtigere Elemente nicht löschen sondern aufheben wollen (gesendete, gelöschte). Da wir das nicht ausufern lassen wollten, wurde das mit .pst Dateien gelöst, die die User selber sichern müssen. Das war schon vor meiner Zeit so. Das ist u.a. auch ein kleiner Punkt der für die Archivierung spricht. Andere Punkte sind die Einführung mit ECM um alles in einem System zu haben, Rechtssicherheit, Einbindung in Workflows, Dokumentenablage und - Archivierung,.......
    Vorteil bei der Inkludierung ins ECM ist, das man alles in einer Anwendung hat und das die Userakzeptanz höher ist wenn sie die Mails im Outlook finden als wenn sie einen eigenen Client fürs Archiv verwenden müssen (Bekommen sie u.U. zusätzlich). Wir sind in dem Projekt noch in der Findungsphase und haben noch nicht entschieden wie wir genau archivieren wollen! Wir eruieren erst die Möglichkeiten!

    Das PST nicht die optimale Lösung ist, ist uns auch klar, nur kann ich Dinge nicht einfach mal von heute auf morgen ändern wenn es schon "immer" so war, zumal ich nicht entscheidungsbefugt bin. Außerdem wollen wir es doch ändern, sonst hätte ich hier nichts ins Forum bzgl. Mailarchivierung geschrieben!

    Danke auch für den Hinweis: Jounaling-Mailbox gelöst werden (Achtung, braucht eventuell Enterprise CAL)

    Donnerstag, 8. März 2018 09:40
  • Wir haben natürlich mehrere DBs und damit die Größe, Art und Anzahl User eingeschränkt. Wenn es laut MS Empfehlungen geht (Nachdem was das Tool auswirft) müssten wir statt unserer 12DBs 28DBs einführen. Ich denke, die Archivierung wird hier Entlastung bringen. Evtl. erstelle ich noch die ein oder andere DB.

    Was genau meinst du mit Native Dataprotection" von Exchange

    Donnerstag, 8. März 2018 09:50
  • Was genau meinst du mit Native Dataprotection" von Exchange

    Wenn Du danach suchst, findest Du viele Artikel, u.a. den hier:

    https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt697598(v=exchg.160).aspx


    Gruesse aus Berlin schickt Robert - MVP Office Servers and Services (Exchange Server)

    Donnerstag, 8. März 2018 10:05