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Dokument genehmigen beim Auschecken einer Datei RRS feed

  • Frage

  • Hallo zusammen,

    ich habe mal gehört, dass man Dokumente auch im Zuge des Auscheckens genehmigen kann. Da wird einem dann die Frage gestellt, ob das Dokument genehmigt werden soll oder nicht.

    Kurz zu unserer Umgebung: Sharepoint Services 3.0

    Bisher habe ich es nur so hinbekommen, dass wenn ein Benutzer die Hauptversion veröffentlicht hat, der andere Benutzer, der berechtigt dafür ist, Dokumente zu genehmigen, das Dokument in der Weboberfläche zu genehmigen.

    Ich hätte es nun gerne so, wenn der Benutzer, der genehmigen darf, das Dokument mit z.B. Word öffnet (in Microsoft Office Word bearbeiten), er beim Einchecken die Frage gestellt bekommt, ob er das Dokument genehmigen möchte.

    Das Auschecken geschieht schon automatisch, wenn man das Dokument in Microsoft Office Word bearbeitet.

     

    Kann man meine Frage nachvollziehen?

    Ist das möglich?

     

    Viele Grüße

    Scouty

    Mittwoch, 21. April 2010 09:06

Alle Antworten

  • On 21.04.2010 11:06, Scouty wrote:
    > ich habe mal gehört, dass man Dokumente auch im Zuge des Auscheckens
    > genehmigen kann. Da wird einem dann die Frage gestellt, ob das
    > Dokument genehmigt werden soll oder nicht.
    >
    > Kurz zu unserer Umgebung: Sharepoint Services 3.0
    >
    > Bisher habe ich es nur so hinbekommen, dass wenn ein Benutzer die
    > Hauptversion veröffentlicht hat, der andere Benutzer, der berechtigt
    > dafür ist, Dokumente zu genehmigen, das Dokument in der Weboberfläche
    > zu genehmigen.
    >
    > Ich hätte es nun gerne so, wenn der Benutzer, der genehmigen darf, das
    > Dokument mit z.B. Word öffnet (in Microsoft Office Word bearbeiten),
    > er beim Einchecken die Frage gestellt bekommt, ob er das Dokument
    > genehmigen möchte.
    >
    > Das Auschecken geschieht schon automatisch, wenn man das Dokument in
    > Microsoft Office Word bearbeitet.
    >
    >
    >
    > Kann man meine Frage nachvollziehen?
    >
    > Ist das möglich?
    >

    Also, wenn du ein Dokument mit Word öffnest, und es existiert ein
    Workflow für dieses Dokument in dem ich eine Aufgabe bearbeiten soll,
    dann wird mir in Word oben so eine Leiste angezeigt, in der steht, dass
    es für das Dokument Workflow-Aufgaben gibt. Da kann ich dann direkt aus
    Word heraus die Aufgabe öffnen und Bearbeiten (z.B. genehmigen). Das
    geht Out-Of-The-Box.

    --

    Henning Eiben

    busitec GmbH
    Consultant


    Rudolf-Diesel-Straße 59
    48157 Münster
    www.busitec.de

    Sitz der Gesellschaft: Münster
    HR B 55 75 - Amtsgericht Münster
    USt-IdNr. DE 204607833 - St.Nr. 336/5704/1277
    Geschäftsführer: Henning Eiben, Stefan Kühn, Martin Saalmann, Simon Schwingel

    Donnerstag, 22. April 2010 09:04
  • Hallo Hennig,

    vielen Dank für deine Antwort.

    Ich werde es nächste Woche mal ausprobieren.

    Ich habe bisher nur ein Workflow auf ganze Bibliotheken, aber nicht auf einzelne Dokumente (geht das überhaupt?).

     

    VG Scouty

    Freitag, 23. April 2010 14:38
  • Hallo,


    ich habe es nun noch mal ausprobiert. Ein Workflow kann ich tatsächlich nur für Bibliotheken oder Listen usw. erstellen, nicht aber für einzelne Dateien.

    Mein derzeitiger Workflow macht im Grunde folgendes: Wenn eine neue Hauptversion veröffentlich werden soll, wird eine Aufgabe der zuständigen Person, die genehmeigen darf, zugeteilt. Öffnet diese Person das Dokument nun zum bearbeiten, habe ich in Word unter der Symbolleiste im Freigegebenen Arbeitsbereich unter Aufgaben, KEINE Aufgabe stehen. Auf der Sharepoint Seite selber unter Aufgaben, finde ich aber alle Aufgaben. Selbst wenn die Aufgabe im Word nun stehen würde, kann ich damit doch immer noch nicht das Dokument genehmigen, oder?

    Ich meine, ich muss dann doch immer noch auf das Dokument in der Sharepoint Webseite klicken und das Dokument genehmigen. Oder kann man mit dem Sharepoint Designer auch den Workflow so anpassen, dass der Genehmigungsstatus sich ändert, wenn man die Aufgabe als erledigt makiert? Ist aber auch schlecht, wenn man das Dokument NICHT genehmigen will, aber die Aufgaben trotzdem erledigt hat.

    Also, was ich gerne hätte, dass man aus Word heraus das Dokument genehmigen kann.

    VG Scouty

    Dienstag, 27. April 2010 14:14
  • Hallo Scouty

    Die vom Workflow erstellten Aufgaben lassen sich auch vom Outlook Client genehmigen.

    Meistens ist es so dass der Benutzer der das Dokument genehmigen muss, ein anderer ist als der der das Dokument erstellt hat (ansonstet würde ja der Genehmigungs Workflow keinen Sinn machen, wenn man ihn selber erstellt und anschließend selber genehmigen muss).

    Der "Genehmiger" wird per Outlook benachrichtigt dass ein Dokument zum Review- und Genehmigungsprozess bereitgestellt wurde. Dieser öffnet dann das Dokument und der Genehmigungsvorgang wird per Outlook beendet.

    http://office.microsoft.com/en-us/help/HA102202031033.aspx

    Hoffe das hilft dir weiter.

    Gruß
    Andrei

    Mittwoch, 28. April 2010 10:49
  • Hallo,

    ok, mit Outlook kann ich das nicht testen, da ich nur in einer VM arbeite und alles ausprobiere und auch kein exchnage in der VM zur Verfügung habe.

    Kann es also daran liegen, dass ich auch keine mails mit dem Workflow versenden kann. Somit werde ich auch nie in meiner VM das Genehmigen im Office nachbilden können?!

    Viele Grüße
    Scouty

    Mittwoch, 28. April 2010 13:30
  • Hallo Scouty

    du kannt mittels Outlook eine Verbindung zur SharePoint Aufgaben Liste auch ohne Exchange konfigurieren. Einfach über Aktionen - Verbindung herstellen mit Outlook in der gewünschten Dokumentbibliothek auswählen. Dannach sollten die Aufgaben aus der Aufgaben Liste auch als normale Outlook Aufgaben erscheinen und kannst somit diese Funktionalität entsprechend testen.

    Die Benachrichtigungsfunktion wird natürlich ohne Exchange oder einen anderen Messaging Server nicht stattfinden können. Du kannst aber relativ einfach die kostenlose Testversion des Exchange 2010 als vhd oder exe Datei herunterladen und die Funktionalität testen.

    Gruß
    Andrei

    Donnerstag, 29. April 2010 07:36
  • Hallo Andrei,

    vielen Dank für die Hinweise.

    Ich werde es mal ausprobieren und melde mich gegebenfalls noch mal. Wenn es sich dann erledgt haben sollte, werde ich den Beitrag als erledigt makieren.

    Viele Grüße
    Scouty

    Montag, 3. Mai 2010 12:31
  • Hallo nochmal,

    soweit ich das jetzt rausfinden konnte, geht das nur mit mit dem MOSS (Microsoft Office SharePoint Server), dass man aus Word herraus das Dokument genhemigen kann.

    Kann das sein? Kann mir das jemand bestätigen?

    Siehe: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262551.aspx

    Gruß Scouty

    Montag, 10. Mai 2010 14:10