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Meeting Einladung an Shared Mailbox RRS feed

  • Frage

  • Hallo liebe Exchange - Experten,

    wir verwenden Exchange 2013 und dort auch die Shared Mailbox Funktion. Nun ist mir aufgefallen, dass Meeting Einladungen an solch eine Shared Mailbox problematisch sein können.

    Am besten lässt sich mein Problem anhand eines Beispiels erklären:

    anton@meinedomain.de möchte über Outlook 2013 ein Meeting mit dem ganzen IT Team abhalten. Das IT - Team hat eine Shared Mailbox it@meinedomain.de. Anton schickt nun auch die Einladung des Meeting an it@meinedomain.de. Nehmen wir an, im IT Team arbeiten Berta, Dora und Emil.

    Die Einladung kommt nun in die Shared Mailbox. Berta sieht diese Einladung und nachdem Sie Zeit hat akzeptiert sie die Einladung. Dadurch verschwindet die Einladung in der Shared Mailbox und es wird ein Eintrag im gemeinsamen Kalender hinzugefügt.

    Kurz darauf kommt Dora ins Büro und ließt gewissenhaft alle Mails in der Shared Mailbox. Von einem Meeting weiß Sie allerdings nichts, da die Nachricht ja schon automatisch verschoben wurde.

    Man müsste also um alle Empfänger sicher zu erreichen jeden einzeln einladen. Das ist zwar Möglich, aber schwierig unserem ganzen Unternehmen beizubringen. Außerdem wäre es ja im Prinzip ganz praktisch eine Einladung gleich an eine ganze Gruppe zu schicken (auch wenn sich dahinter eine Shared Mailbox verbirgt).

    Ich würde nun gerne wissen, ob es eine Möglichkeit gibt dieses Problem zu umgehen. Entweder durch Deaktivierung der Möglichkeit Einladungen an Shared Mailboxes zu versenden, oder indem Einladungen an Shared Mailboxes an die Mitglieder umgeleitet werden.

    Vielen Dank schon mal für die Hilfe,

    Grüße,

    Manfred

    Mittwoch, 6. April 2016 08:49

Antworten

  • Es bleibt nur die Möglichkeit - neben der Nutzung von Gruppen statt den SharedMailbox  - dies zu programmieren. Z.b. kann via EWS automatisch auf Einladungen reagiert werden oder automatisch alle User einer shared Mailbox informiert werden wenn sich auf dem Kalender der Shared Mailbox was tut. 

    Man könnte sogar den Kalender der shared Mailbox mit dem eigenen Kalender synchronisieren wenn man will...

    hth

    Gregor Stefka

    --

    Prozessautomatisierung mit dem EWS SQL Interface SQLExchangeSync

    Mittwoch, 6. April 2016 09:27
  • Außerdem wäre es ja im Prinzip ganz praktisch eine Einladung gleich an eine ganze Gruppe zu schicken (auch wenn sich dahinter eine Shared Mailbox verbirgt).

    Dafür haben wir doch Distribution Lists, welche bei Termineinladungen auch ausgewählt werden können.

    Entweder durch Deaktivierung der Möglichkeit Einladungen an Shared Mailboxes zu versenden, oder indem Einladungen an Shared Mailboxes an die Mitglieder umgeleitet werden.

    Du willst das Postfach aus dem Adressbuch ausblenden, Regeln erstellen oder gewisse Absender blocken? Sowas würde ich mir nicht antun und den administrativen Aufwand lieber für andere Zwecke nutzen! Für mich persönlich ist eine sahred Mailbox ein unpersonifiziertes Postfach und praktisch für E-Mail Verkehr. Terminplanungen sollten doch nur an personifizierte Mailboxen sowie Room- oder Equipment Mailboxen gehen.


    Georg

    Mittwoch, 6. April 2016 09:35

Alle Antworten

  • Es bleibt nur die Möglichkeit - neben der Nutzung von Gruppen statt den SharedMailbox  - dies zu programmieren. Z.b. kann via EWS automatisch auf Einladungen reagiert werden oder automatisch alle User einer shared Mailbox informiert werden wenn sich auf dem Kalender der Shared Mailbox was tut. 

    Man könnte sogar den Kalender der shared Mailbox mit dem eigenen Kalender synchronisieren wenn man will...

    hth

    Gregor Stefka

    --

    Prozessautomatisierung mit dem EWS SQL Interface SQLExchangeSync

    Mittwoch, 6. April 2016 09:27
  • Außerdem wäre es ja im Prinzip ganz praktisch eine Einladung gleich an eine ganze Gruppe zu schicken (auch wenn sich dahinter eine Shared Mailbox verbirgt).

    Dafür haben wir doch Distribution Lists, welche bei Termineinladungen auch ausgewählt werden können.

    Entweder durch Deaktivierung der Möglichkeit Einladungen an Shared Mailboxes zu versenden, oder indem Einladungen an Shared Mailboxes an die Mitglieder umgeleitet werden.

    Du willst das Postfach aus dem Adressbuch ausblenden, Regeln erstellen oder gewisse Absender blocken? Sowas würde ich mir nicht antun und den administrativen Aufwand lieber für andere Zwecke nutzen! Für mich persönlich ist eine sahred Mailbox ein unpersonifiziertes Postfach und praktisch für E-Mail Verkehr. Terminplanungen sollten doch nur an personifizierte Mailboxen sowie Room- oder Equipment Mailboxen gehen.


    Georg

    Mittwoch, 6. April 2016 09:35
  • Moin Manfred,

    diese Art der Kalenderbedienung fällt tendentiell in die Kategorie Fehlbedienung. Mit der Kalenderautomatik und mit Delegates kann man das aber grundsätzlich sehr einfach lösen.

    Du kannst ja einfach die Team-Mitglieder für den Shared Mailbox-Zugriff in die Delegates synchen; dort erlaubst Du den Kalenderzugriff und setzt den Haken für die Weiterleitung von Einladungen an den Delegate. Damit erhält jedes Teammitglied eine eigene Kopie der Einladung. 

    Etwas seltsam erscheint mir dieses Planerverhalten dennoch. Nehmen wir mal als Shared Kalender einen Wandkalender um die Sinnhaftigkeit zu hinterfragen. Dort wpürdest Du jetzt nornmalerweise die Team-Termine eintragen, aber ab einer gewissen Gruppengröße wird auch dieses unbauchbar. Daher greift man auf farbige Stifte zurück, wie man auch Farbkategorien in OL verwenden kann.

    Aber würden Deine Anwender hinter jeden Team-Termin auf dem Wandkalender vermerken, ob ein einzelnes Mitglied teilnimmt? Wohl kaum, dafür hat man personalisierte Kalender die den Zeitnutzungsstatus des einzelnen darstellen.

    Neben der technischen Praxis, dass die Anwender das im Moment so machen, solltest Du hier also insbesondere das Trainingsproblem behandeln, sodass die Anwender lernen, mit Outlook / Exchange umzugehen. Die Vermittlung der Papier-Analogie ist hier durchaus hilfreich.

    Viele Grüße,
    Martin

    Mittwoch, 6. April 2016 19:58
  • Ein weiterer Aspekt:

    Wenn bei einer Terminplanung der Oragnisator wissen möchte ob Wunschteilnehmer verfügbar sind, hat der Kalender der shared Mailbox die nötigen Informationen darüber?


    Georg

    Donnerstag, 7. April 2016 04:53
  • Moin Georg,

    nein, auch dafür ist die Verwendung eines Teamkalenders ungeeignet. Die Verfügbarkeit von Personen wird in Personen-Kalendern dokumentiert. Daher sollte der Workflow vorsehen, dass Personen und nicht etwa Ressourcen eingeladen werden.

    Auch hier wäre die Analogie zum Wandkalender für das Team anwendbar :)

    Wenn jemand irrtümlich doch die Ressource einlädt, sollte der erste Bearbeiter der Einladung dies an die Personen in seinem Team (einzelne Empfänger/Verteilerliste) versenden.

    Viele Grüße,
    Martin


    Donnerstag, 7. April 2016 05:38
  • Hallo Gregor,

    vielen Dank, ich denke die Möglichkeit der Info an alle Teilnehmer wenn sich im Kalender der Shared Mailbox etwas tut ist ein gangbarer Weg.

    LG,

    Manfred
    Dienstag, 12. April 2016 07:35