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Einrichtung von Archivierung Anfängerfragen RRS feed

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    Liebe Communtiy,

    Ich darf für unsere Organisation auf dem Office365 Server die E-mail Archivierung einrichten und auch den Endusern vermitteln.
    Dazu habe ich ein paar Fragen wo ich Dinge auch nicht wirklich verstehe bzw. wo ich nicht weiß wie ich das den Usern erklären soll. Die Experten mögen verzeihen wenn die Fragen zu offensichtlich sind.

    Ich habe für einen Testuser das Archivpostfach aktiviert. (Die Namensvielfalt hier ist verwirrend: In-Situ-Archive, Online-Archiv, in-place-archive je nachdem was man aufruft)  In Outlook erscheint nun das Archivpostfach. Und auch die Standard MRM Richtlinien werden angezeigt und man kann sie auswählen.

    Ich gebe hier mal die Anfragen des Testusers wieder: 
    "Wieso ist das ein extra Konto? Ich habe doch schon einen Archivordner in meinem Postfach. Und soviel Mail habe ich doch gar nicht"
    "Muß ich jetzt immer zwei Kontos durchsuchen um was zu finden?"
    "Wenn ich auf Archvieren klicke (Outlook) wird die Mail nicht in das neue Archiv verschoben sonden in den bisherigen Archivordner"

    Auf die Fragen hatte ich erst mal keine Antwort. Könnt ihr weiterhelfen oder habt ihr vielleicht einen Link zu einer Erklärung die auch ein Nicht-IT Fachmann versteht. 

    Meine Frage in dem Zusammenhang. Kann man das Archiv so konfigurieren, dass einmal archiverte Mails nicht mehr manuell gelöscht werden können. Oder geht das nur mit dem "Beweissicherungsverfahren"

    Zu guter Letzt: Microsoft wirbt damit, das Archivierung in Office365 rechtssicher ist. Leider finde ich aber nirgends im Netz ein HowTo, einen Leitfaden oder ein Anforderungsprofil wie und was man alles einrichten muss, damit das Ganze der deutschen Gesetzgebung (GoDB) entspricht. Kennt jemand so was? Ich bin für jeden Hinweis dankbar.

    mit besten Dank für eure Mühe

    Markus


    Mittwoch, 8. April 2020 08:56
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    Moin,

    gleich vorab: es gibt mit Exchange-Bordmitteln nur einen zuverlässigen Löschschutz und somit eine annähernd rechtssichere Aufbewahrung (ich sage dazu bewusst nicht 'Archivierung') im Zusammenhang mit In-Place-Hold (auch Legal Hold oder Beweissicherungsverfahren).

    Die "In-Situ-Archivierung" hingegen dient einzig und allein der Aufsplittung des Speicherortes für die Elemente, hat also mit Revisionssicherheit nichts zu tun. In dieser Hinsicht ist die Archiv-Funktion in Exchange mit der in Outlook konsistent - beide lagern Daten aus dem primären Postfach aus, ohne dass sie dadurch plötzlich unabänderlich werden würden.

    Es gilt also folgendes:

    1.  User, die 'nicht so viel Mail haben', brauchen auch kein Exchange-Archiv. Wenn sie auf absehbare Zeit nicht mehr als das Quota an Emails erzeugen, einfach Legal Hold aktivieren und fertig ist. Es sind derzeit, meine ich, 100 GB für das primäre Postfach. Wenn man für 10 Jahre (gängige Aufbewahrungsfrist für geschäftsrelevante Informationen) rechnet, darf sie pro Jahr 10 GB Daten produzieren :-)
    2. In-Place-Hold kann mit Suchkriterien versehen werden, so dass nicht alle Elemente dem unterliegen.
    3. das Verschieben aus dem primären Postfach ins Archiv erfolgt automatisch gemäß den MRM Policies. Der Archivieren-Button im Outlook hat nichts damit uz tun.
    4. Je nachdem, wie die MRM-Policies gestrickt sind, bekommt der User die Möglichkeit, für einzelne Ordner oder gar Elemente andere Policies zu vergeben als die, die vom übergeordneten Ordner geerbt wurden.
    5. Suche geht übergreifend über das primäre Postfach und das Archiv

    Last but not least: Nichts von dem oben Geschriebenen stellt eine Rechtsberatung dar!

    Evgenij Smirnov

    http://evgenij.smirnov.de

    Mittwoch, 8. April 2020 09:54
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    Da die Archivierung als solche schon lange Gesetzlich geregelt ist, würde ich mich da nicht auf dünnes Eis begeben..

    Wir verwenden die Rechtssichere Archivierung von Reddoxx - ich weiß aber nicht, ob die was für Cloud anbieten

    https://www.reddoxx.com

    ;) 

    Gruß Norbert

    Mittwoch, 8. April 2020 13:25
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    Noch ein kleiner Tipp: Beachte das wenn du die Regeln nicht anpasst, alle Mails die älter als 2 Jahre sind archiviert werden.
    Mittwoch, 8. April 2020 14:27
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    Moin,

    nur zum ein bisschen Korinthenkacken; GoBD ist kein Gesetz, noch nicht mal eine Verordnung. Es ist ein Schreiben des BMF an die Finanzämter. Alle Verweise auf die AO und das HGB lassen die Voll-analoge Aufbewahrung zu, es ist lediglich ein Wunsch von Schäuble gewesen, dass alle digital entstandenen Records auch im gesamten Prüfungszeitraum digital vorgehalten werden. Ein Gesetz ist es aber nicht.

    Wenn das der einzige Treiber für die elektronische Archivierung ist, dann ist das Schlimmste, was einem bei Fehlern passieren kann, eine Tiefenprüfung. ACHTUNG! Keine Rechtsberatung hier!

    Anders sieht es freilich aus bei Aufbewahrungsanforderungen, die nicht aus dem HGB abzuleiten sind, so z.B. bei Pharma oder Aerospace.

    Evgenij Smirnov

    http://evgenij.smirnov.de

    Mittwoch, 8. April 2020 14:37
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    Besten Dank,  besonders an Evgenij 

    das hat schon mal ein gutes Stück geholfen.

    Die Frage ob das "Beweissicherungsverfahren" für das Finanzamt und andere Behörden ausreicht werde ich mal weiter suchen.

    Gleich die nächste dumme Frage:
    Seit dem ich für zwei Postfächer das Archiv aktiviert habe werden in allen Outlook Clients die Richtlinien angezeigt. Auch wenn für das entsprechende Postfach nichts aktiviert ist. Man kann sie sogar zuweisen. Funktioniern die trotzdem? Und was ist wenn dann kein Archiv da ist in das sie übertragen werden können.
    Dann sollte ich die Standardregel mit den nach zwei Jahren ins Archiv erst mal deaktiviern.

    Mittwoch, 8. April 2020 14:55
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    Moin,

    alles, was Du zuweist, wird auch angewendet. Wenn kein Archiv da ist, wird natürlich nix verschoben.

    Evgenij Smirnov

    http://evgenij.smirnov.de

    Mittwoch, 8. April 2020 15:05
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    Zum Thema Finanzamt:  (Einer der Auslöser für diese "Archvierung")

    Eine Rechnung ist im Original 10 Jahre aufzubewahren.
    Wenn das Original eine PDF ist, muss diese aufbewahrt werden, nicht der Ausdruck, denn der ist eine Kopie.
    Die Mail mit der das PDF geschickt wird wenn nichts weiteres darin steht, wie ein Umschlag bewertet und muss nicht aufbewahrt werden :-)   

    Mittwoch, 8. April 2020 16:16
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