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    Hi zusammen,

    ich hoffe, das hier ist das richtige Forum für die Fragen. Ich bin nur Site Owner von ein paar SharePoints, habe aber keinen Zugriff auf dahinterliegende Software wie den Server o.Ä.

    Meine Fragen betreffen die Metadatennavigation in einem SharePoint 2013.

    Ich möchte es ermöglichen, in einer Dokumentenbibliothek verschiedene Dokumente (PDFs, Mails, Excel-Workbooks, etc.) zu jeweils einem Thema abzulegen - eben aber nicht in der üblichen Ordnerstruktur, sondern mit Metadaten. Die habe ich aktiviert und eine neue Dokumentenbibliothek aufgemacht, wo nun alle Dateien mit den geforderten Metadaten (Date Granted, Deadline, Category, Country, Code) annotiert warden müssen. Da jeweils mehrere Dateien zu einem Thema vorhanden sind, habe ich Dokumentenmappen aktiviert, welche nun an alle darinliegenden Dateien die Metadaten weitergeben. So weit, so gut.

    Nun meine Fragen:

    1. Wenn ich nun diese Dokumentenbibliothek mit Metadaten durchsuchen möchte, dann kann ich das nur mit solchen Metadaten, welche nicht selber eingegeben wurden - also nur solche, die vorher von mir festgelegt wurden. Wenn jemand aber ein neues Land o.Ä. angibt, dann erscheint das Land gar nicht erst in den möglichen Filtern. Ist das normal? Das kann doch nicht der Zweck sein? Muss man sonst noch irgendwo eine Indizierung aktivieren?
    2. Zusätzlich sollen gerne die neuen Eingaben je Metadatum in die Auswahl der Drop-Downliste übernommen warden.
    3. Ich würde gerne nur nach den Dokumentenmappen filter. Alle darinliegenden Dokumente, die natürlich die gleichen Metadaten haben, warden nun aber bei der Filterung auch angezeigt. Wie umgeht man das?
    4. Kann man Metadaten auch hinterher noch ändern? Auch ein neues hinzufügen?

    Vielen lieben Dank schon mal für eure Antworten!

    Beste Grüße

    Markus

    Dienstag, 1. Dezember 2015 10:10
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    Hi,
    für die Verwaltung der Metadaten im MetaDataStore kann man einstellen, dass jeder neue Begriff, den jemand eingegeben hat, im MetaDataStore hinzugefügt wird. Ich finde diese Einstellung nicht optimal, wenn diese Möglichkeit viele Nutzer haben. Besser ist es aus meiner Sicht, Verantwortliche festzulegen, denen das Recht delegiert wird, entsprechende Gruppen oder Set's zu verwalten.

    Wenn Du nur die Ordner sehen willst, dann nutze zur Navigation auch die Inhaltstypen. Da kannst Du auf den Inhaltstyp für die Ordner einschränken.

    Metadaten können bei Vorleigen entsprechender Berechtigung jederzeit geändert werden. Sie werden aber erst wirksam, wenn die Eigenschaften erneut bearbeitet und gespeichert werden.

    --
    Viele Grüsse
    Peter Fleischer (MVP, Partner)
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    Kommas richtig setzen!
    Schüler sagen, Lehrer haben es gut.
    Schüler, sagen Lehrer, haben es gut

    Dienstag, 1. Dezember 2015 10:21
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    Hi,
    für die Verwaltung der Metadaten im MetaDataStore kann man einstellen, dass jeder neue Begriff, den jemand eingegeben hat, im MetaDataStore hinzugefügt wird. Ich finde diese Einstellung nicht optimal, wenn diese Möglichkeit viele Nutzer haben. Besser ist es aus meiner Sicht, Verantwortliche festzulegen, denen das Recht delegiert wird, entsprechende Gruppen oder Set's zu verwalten.

    Wenn Du nur die Ordner sehen willst, dann nutze zur Navigation auch die Inhaltstypen. Da kannst Du auf den Inhaltstyp für die Ordner einschränken.

    Metadaten können bei Vorleigen entsprechender Berechtigung jederzeit geändert werden. Sie werden aber erst wirksam, wenn die Eigenschaften erneut bearbeitet und gespeichert werden.

    --
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    Dienstag, 1. Dezember 2015 10:21
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    Hallo Peter,

    vielen Dank für deine schnelle Antwort!

    Das ist nicht optimal, das stimmt. Aber für diesen speziellen Fall vertraue ich den Nutzern der Dokumentenbibliothek zu, dass das nicht falsch gefüllt wird. Kannst du mir noch sagen, wie genau ich das einstellen kann? Ich finde das leider nicht, Google hat auch keine guten Ergebnisse gebracht.

    Ich möchte ja aber keine Ordner sehen, sondern Dokumentenmappen. Wie schränke ich die Filterung mit Metadaten darauf ein, dass nur die Dokumentenmappen angezeigt warden?

    Beste Grüße und vielen Dank!

    Markus

    Mittwoch, 2. Dezember 2015 09:12
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