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Dokumentencenter mit Websitesammlungen verbinden RRS feed

  • Frage

  • Hallo,

    ich bin gerade dabei den Sharepoint des Unternehmens zu überarbeiten/aufzuräumen. Dabei wollen wir einige Neuerungen mit einbauen.

    Als wichtigstes Novum soll der Sharepoint nun als Dokumentenablage für das gesamte Unternehmen genutzt werden.

    In diesem Zusammenhang wollen wir jeweils eine Websitesammlung für das Intranet, die Teamzusammenarbeit und das Dokumentencenter anlegen.

    Hier jetzt meine Frage: Ist es möglich die Websitesammlungen so zu verbinden, dass vom Intranet und den Teamseiten immer auf das Dokumentencenter zugegriffen werden kann? Das Dokumentencenter soll als Datenquelle für alle Websitesammlungen und Unterwebsites dienen.

    Ideal wäre es natürlich noch, wenn man vom Planner und Teams auch auf das Dokumentencenter zugreifen könnte ohne vorher Links generieren zu müssen um die Dateien unzubinden.

    Hintergrund ist, dass ich eine Doppelablage vermeiden möchte und auch die überzeugt werden sollen die Sharepoint noch meiden.

    Vielen Dank schonmal für eure Hilfe.

    Freitag, 19. Januar 2018 10:53

Antworten

  • Hi,
    etwas unklar ist die Schilderung Deines Zieles.

    Zuerst sollte die Verarbeitungstechnologie definiert werden. Üblich ist folgendes:

    1. Jeder Mitarbeiter nutzt die MySites, wo er allein für alles verantwortlich (WebSite-Sammlungsadministrator)

    2. Zur Erstellung neuer Dokumente nutzt der Mitarbeiter Inhaltstypen in den von ihm angelegten und verwalteten Bibliotheken. Den Inhaltstypen sind Vorlagen zugeordneten, die sich beispielsweise in einer Vorlagenbibliothek im Dokumentencenter befinden.

    3. Der Anwender erstellt und bearbeitet Dokumente, die er ggf. ach für andere Mitarbeiter für die gemeinsame Bearbeitung und/oder Begutachtung freigibt.

    4. Nach Fertigstellung einer zu veröffentlichten bzw. freizugebenden Version wird das Dokument in den Teambereich oder in das Dokumentencenter verschoben, wo es dann den berechtigten Personen zur Verfügung zum Lesen oder ggf. auch zur Weiterbearbeitung zur Verfügung steht.

    Für häufig genutzte Bereiche des Dokumentcenters können im Teambereich Links oder auch private Links hinterlegt werden. Ansonsten ist die Suche so zu konfigurieren, dass im Dokumentcenter auch die benötigten Dokumente gefunden werden.

    Für die Entscheidung zu einer Technologie ist primär, wofür das Documentcenter eingesetzt werden soll. 


    --
    Viele Grüsse
    Peter Fleischer (ehem. MVP)
    Meine Homepage mit Tipps und Tricks

    Freitag, 19. Januar 2018 11:14

Alle Antworten

  • Hi,
    etwas unklar ist die Schilderung Deines Zieles.

    Zuerst sollte die Verarbeitungstechnologie definiert werden. Üblich ist folgendes:

    1. Jeder Mitarbeiter nutzt die MySites, wo er allein für alles verantwortlich (WebSite-Sammlungsadministrator)

    2. Zur Erstellung neuer Dokumente nutzt der Mitarbeiter Inhaltstypen in den von ihm angelegten und verwalteten Bibliotheken. Den Inhaltstypen sind Vorlagen zugeordneten, die sich beispielsweise in einer Vorlagenbibliothek im Dokumentencenter befinden.

    3. Der Anwender erstellt und bearbeitet Dokumente, die er ggf. ach für andere Mitarbeiter für die gemeinsame Bearbeitung und/oder Begutachtung freigibt.

    4. Nach Fertigstellung einer zu veröffentlichten bzw. freizugebenden Version wird das Dokument in den Teambereich oder in das Dokumentencenter verschoben, wo es dann den berechtigten Personen zur Verfügung zum Lesen oder ggf. auch zur Weiterbearbeitung zur Verfügung steht.

    Für häufig genutzte Bereiche des Dokumentcenters können im Teambereich Links oder auch private Links hinterlegt werden. Ansonsten ist die Suche so zu konfigurieren, dass im Dokumentcenter auch die benötigten Dokumente gefunden werden.

    Für die Entscheidung zu einer Technologie ist primär, wofür das Documentcenter eingesetzt werden soll. 


    --
    Viele Grüsse
    Peter Fleischer (ehem. MVP)
    Meine Homepage mit Tipps und Tricks

    Freitag, 19. Januar 2018 11:14
  • Hallo Peter,

    ich möchte gerne das Dokumente nicht auf den einzelnen Teamwebsites abgelegt werden, sondern üder den "Dokumente" Order (welcher standardmäßig angelegt wird) direkt in das Dokumentencenter abgelegt werden.

    Die Teamwebsites können von jedem Mitarbeiter angelegt werden und auch Dokumente können von allen Mitarbeitern erstellt, gelesen und bearbeitet werden.

    Ich möchte nicht, dass es eine Mehrfachablage an Dokumenten gibt und so vielleicht Dateien verloren gehen. Zusätzlich kann es sein, dass Teamwebsites nach einer Weile gelöscht werden. Die Dokumente sollten also auch hier automatisch an anderer Stelle gespeichert sein um sie nicht zu verlieren sollte das externe speichern vergessen worden sein.

    Ist soetwas überhautp möglich im Sharepoint?

    Montag, 22. Januar 2018 13:00
  • Hi,
    natürlich auch eine solche Arbeitsweise möglich. Jeder Mitarbeiter hat Schreibrechte im Dokumentcenter und kann dort Dokumente ablegen und bearbeiten. Ich empfinde solch eine Arbeitsweise aber nicht optimal.

    --
    Viele Grüsse
    Peter Fleischer (ehem. MVP)
    Meine Homepage mit Tipps und Tricks

    Montag, 22. Januar 2018 15:32