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Flow für Sharepoint Dokument erstellen RRS feed

  • Frage

  • Hallo zusammen,

    ich habe es nirgends finden können und auch nicht durch Probieren herausbekommen. Deswegen frage ich hier nach.

    Wir nutzen Sharepoint im Rahmen des Office365 Pakets. 

    Dort haben wir einen Ordner "Verträge" mit Unterordner "Vorlage".

    Im Ordner "Vorlage" ist ein Word Dokument welches als Vertragsvorlage dient. 

    Nun möchte ich gerne folgendes über einen Flow abbilden:

    Dokument wird geöffnet und geändert -> eine Kopie des Dokuments wird in den Ordner "Verträge" abgelegt und am besten über eine Maske benannt. 

    Die Maske sollte nur einen bestimmten Teil des Dokumentennamen betreffen. 

    Die Vorlage heisst z.B. "Firma ABC - Vorlagendokument v4.x.docx"

    Hier möchte ich gerne nur den Teil hinter "Firma ABC - " ändern. Gleichzeitig wäre es super wenn ich nach "v4." eine Fortlaufende Zahl aussuchen könnte. Diese muss jedoch fortlaufend sein, d.h. es darf nicht möglich sein eine Zahl mehrmals zu verwenden.

    Jetzt weiß ich nicht ob das überhaupt geht, aber es wäre super wenn z.B. die fortlaufende Zahl die ich in der Benennung des Dokuments aussuche (oder automatisch bestimmt wird), an einer bestimmten Stelle im Word Dokument einfügen könnte.

    Wenn das alles geschehen ist, möchte ich gerne eine neue Email mit dem Link zum neuen Dokument (nicht editierbar, für jeden ohne Anmeldung) erstellen.

    Ich hab schon verzweifelt versucht einen solchen Flow zu erstellen, ob mit oder ohne Vorlage. Es gelingt mir einfach nicht.

    Der Part mit dem Einsetzen der fortlaufenden Zahl im Dokument selbst ist hierbei nicht so wichtig, wäre halt schön.

    Kann mir hierbei jemand helfen?

    Vielen Dank schon mal!
    Grüße

    Damien 

    Dienstag, 8. August 2017 14:12

Antworten

  • Hi Damien,
    unklar ist, was bei Dir im SharePoint ein Ordner und ein Unterordner sein soll.

    Üblicherweise gibt es eine Dokumentenbibliothek mit Vorlagen (z.B. Word dotx). 

    Für Verträge gibt es dann einen Inhaltstyp, geerbt vom Typ Document mit allen zusätzlichen Spalten. Diesem Inhaltstyp wird die gewünschte dotx aus der Vorlagenbibliothek als Vorlage zugewiesen. Nachdem der Vorlagenbibliothek auch dieser Inhaltstype zugewiesen wurde und die Vorlage auch diesem Inhaltstyp zugewiesen wurde,  können in der Vorlage auch die Eigenschaftswerte in das Dokument eingefügt werden (Einfügen Dokument-Eigenschaft).

    Der Anwender klickt in der Vertragsbibliothek auf New -> Vertrag und füllt das Word-Dokument weiter aus incl. der SharePoint-Eigenschaften, die beispielsweise über dem Dokument angezeigt werden können (<Informationen -> Eigenschaften -> Erweiterte Eigenschaften).

    Nach dem Speichern wird dann automatisch ein dem Inhaltstyp zugeordneter Workflow gestartet, der Name/Titel usw. entsprechend der zu realisierenden Prozessorganisation verändert wird.

    Mit der fortlaufenden Zahl ist es etwas komplizierter, da parallel mehrere neue Dokumente erzeugt werden können und teilweise auch wieder verworfen werden können. Der Workflow kann über die maximal vergebene Zahl die nächste Zahl bestimmen und im Dokument eintragen. Erst, wenn Dokumente verworfen werden, gibt es "Löcher". Außerdem muss der Workflow auf Fehler reagieren können, wenn ein anderer Anwender zwischenzeitlich eine neue Nummer "weggeschnappt" hat. Das Nummernfeld ist dazu im Inhaltstyp als Unikat zu kennzeichnen.


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    Viele Grüsse
    Peter Fleischer (ehem. MVP)
    Meine Homepage mit Tipps und Tricks

    Freitag, 11. August 2017 12:38