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Selbständiges einbinden von freigegeben "Unter-Kalendern" RRS feed

  • Frage

  • Hallo zusammen,

    ich habe eine kleine Frage zwecks der Freigabe bzw. dem Einbinden von freigegebenen Unterordner im Outlook / Exchange 2016

    Bei uns ist es so, dass wir zum Teil verschiedene Gruppenpostfächer haben mit mehreren verschiedenen Kalendern und vorallem auch Unterkalendern. So gibt es (fiktives Beispiel) ein Gruppenpostfach "Abteilung-1". Innerhalb dieses Postfaches gibt es mehrere Kalender. Als Beispiel den Kalender dann "Urlaub", "Unterricht", "Raumbelegung".

    Auf dieses Postfach hat nicht jeder Benutzer Vollzugriff, da dies nicht gewünscht und nicht benötigt ist. Auf die Kalender sollen die Nutzer zum Teil aber sehr wohl zugreifen. Damit nicht 100 Termine pro Tag drinnen stehen, ist das natürlich etwas unterteilt in Bereiche, die die Personen betrifft. Der Unterricht interessiert zum Beispiel nicht jeden, dafür aber vielleicht der Urlaub oder die Raumbelegung oder die Fahrzeuge oder oder oder.

    So, lange Rede kurzer Sinn. Aktuell melde ich mich als der entsprechende Benutzer an und verschicke an neue Mitarbeiter die entsprechende Einaldung (Sharing Invitiation). Mittels Gruppe ist der Benutzer aber eigentlich schon berechtigt. Gibt es irgendeinen Weg / Möglichkeit / Workaround, dass ich eine Liste erstelle, welche Kalender es generell gibt und sich die User die Kalender selbst einbinden mittels einem Befehl oder ähnlichem? z.B. im Outlook --> Kalender öffnen --> Abteilung-1\Urlaub oder sowas ähnliches? Dann müsste ich diese Anleitung nämlich nur zentral bereitstellen und nicht immer alle einladen. Automapping ist bei uns zwar aktiviert, bringt aber nur etwas bei Vollzugriff auf das Postfach - den ja eben nicht jeder hat.

    Vielleicht hat einer von euch ja eine Idee, auf die ich nocht nicht gekommen bin ;)

    Oder gibt es eine Alternative, per Powershell dem Benutzer das Ding "reinzuschießen"? Dann würde ich mir ein Script basteln was einem Benutzer die Kalender reinschießt. Ginge auch. Wäre alles besser als das Anmelden als Benutzer und das zuteilen ;)

    Danke schon mal für eure Hilfe.

    Mittwoch, 9. Januar 2019 12:48

Alle Antworten

  • Moin,

    diese Art Nutzung ist in Exchange nicht vorgesehen und daher wird es auch keinen einfachen Weg geben, das umzusetzen. Vorgesehen ist folgendes:

    • Für jeden Raum gibt es ein Raumpostfach
    • Für jede Ressource, die kein Raum ist, gibt es ein Ressourcenpostfach
    • Von denen nutzt man nur den Kalender, und zwar nur den Default-Kalender, auch wenn sie theoretisch über die normale Ordnerstruktur verfügen
    • Sie stehen alle einzeln auf der GAL, somit braucht man keine extra Liste
    • Für Räume gibt es sogar extra Raumlisten, da es ja manchmal egal ist, welchen der fünf Klassenräume man bekommt, solange man einen kriegt
    • Für diese Postfachtypen gibt es Kalender-Automatik, automatische Buchung, Kollisionserkennung usw. Die Kalender-Automatik funktioniert aber auch nur im Default-Kalender-Ordner.
    • Man kann auch für Ressourcenpostfächer direktes Buchung durch ausgewählte Mitarbeiter ermöglichen.
    • Wird (auch) Mail benötigt, dann gibt es freigegebene Postfächer. Dort gibt es aber keine Kalender-Automatik.

    So ist es schon seit Exchange 2007 gewesen, mit einigen Verbesserungen auf dem Weg. Jetzt stellt sich (mir) die Frage: Was an dieser Vorgehensweise passt bei euch so dermaßen nicht zum Workflow, dass solche Klimmzüge wie Du sie beschreibst ergriffen werden müssen?


    Evgenij Smirnov

    I work @ msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
    I blog (in German) @ http://it-pro-berlin.de
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    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Mittwoch, 9. Januar 2019 13:18
  • Hey, vielen Dank für deine schnelle Antwort.

    Generell hast du natürlich recht. Das einfachste wäre, wenn jede Ressource ihren eigenen Kalender hat. Ist mittlerweile auch so. Aber aufgrund dieser Unterteilung bei uns in die verschiedenen Abteilungen hat sich das irgendwann so ergeben.

    Die einzelnen Abteilungen wollten damals eben ein eigenes Postfach haben wo gesammelte E-Mails von Außen eingehen können. Z.B. Forschungsanfragen oder dergleichen. Da haben die dann auch den Kalender entdeckt und die tollen Möglichkeiten die das arbeiten mit soetwas bietet ;)

    Tja so kommt eins zum anderen. Und bitte nicht an den Namen und deren Sinn aufhängen, das waren rein fiktive Dinger - bis auf den Urlaub ;) Es ist eben alles so gewachsen und ich versuche nun das Beste draus zu machen und hatte mir erhofft, irgendwie eine bessere Lösung zu finden.

    Ziel für uns waren eben zentrale Kalender wo viele die Möglichkeit haben, eine Information einzutragen mit geringem Aufwand. Das haben wir hierdurch eigentlich geschafft. Im Grunde läufts auch gut, aber da wir jetzt von 2010 auf Exchange 2016 umgestellt haben, habe ich dieses "Problem" auch mal angehen wollen in der Hoffnung etwas zu finden. Gerne mache ich das auch weiterhin so aber vll z.B. das ich die Sharing-Invitation per PowerShell verschicke oder ich "schieße" den Kalender in das entsprechende Postfach, wäre mir auch recht.... bin da für alles offen ;)


    • Bearbeitet Florian W Mittwoch, 9. Januar 2019 13:39
    Mittwoch, 9. Januar 2019 13:33
  • Moin,

    alle Kalender auflisten kannst Du natürlich. Mit Get-Mailbox kannst Du Ressourcen- und Shared-Postfächer auflisten, mit Get-MailboxFolderStatistics dort die Kalender rausziehen. Mit ein bißchen Gefrickel und Formatierungsgeschick wird daraus eine schöne Liste. Die Frage ist, was man dann mit der Liste macht. Hat jeder Kalender, wie es vorgesehen ist, ein eigenes Ressourcenpostfach, hast Du die Liste automatisch - im Outlook-Adressbuch unter "alle Ressourcen". Erscheint mir zielführender.

    Einbinden von Kalendern wiederum ist schwieriger, denn Du musst eines der beiden Dinge tun:

    • entweder Sharing Invitation, das muss aber theoretisch der Besitzer des Postfaches tun. Du kannst es natürlich per EWS und Impersonation auch administrativ erreichen, die Mechanik dahinter wurde z.B. hier beschrieben.
    • oder das ganze Postfach einbinden, dann werden alle Ordner zu sehen sein, auf die man Rechte (also zumindest "Ordner sichtbar") hat. Das ist aber ein Outlook-Profil-Thema, d.h. jedesmal wenn ein neues MAPI-Profil erzeugt wird, muss man das nochmal machen.

    Du schreibst ja nicht, wie groß das ganze bei euch ist, aber auf die Dauer ist es ökonomischer, die User zu ertüchtigen, sich ihre Kalenderlandschaft selbst zusammen zu klicken, so dass die IT nur Berechtigungen zu managen hat. Sonst verbringst Du mittelfristig mehr Zeit mit der Pflege Deiner Skripte als jetzt mit dem Verschicken von Sharing Invites. Und User ertüchtigen bedeutet: 

    • Jeder Kalender ist der Default-Kalender in einem Ressourcen-Postfach
    • Namenskonvention dieser Ressourcen-Postfächer ist so, dass die User damit was anfangen können
    • Es gibt eine Einweisung und ein Video im Intranet zum Auffrischen, damit jeder die Einbindung aus dem Adressbuch selbst durchführen kann. Das ist ein Punkt, der nicht oft genug wiederholt werden kann - siehe die Ausführungen dazu von Mark Heitbrink auf der CIM 2018.

    Ein letztes Wort noch: Exchange hat durchaus eine Technologie nativ am Start, um Kalender ohne Buchungsautomatik bei jedem User einzubinden, der Zugriffsrechte darauf hat, zumindest in Outlook. Bitte alle unter 21 die Ohren zuhalten, ich sage jetzt das böse Wort: Öffentliche Ordner.


    Evgenij Smirnov

    I work @ msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
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    Mark Minasi Technical Forum, reloaded -> http://newforum.minasi.com


    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Mittwoch, 9. Januar 2019 14:17
  • Das gleiche Thema wird auch hier behandelt:

    https://www.mcseboard.de/topic/214626-selbst%C3%A4ndiges-einbinden-von-freigegeben-unter-kalendern/

    Bitte IMMER auf Crosspostings hinweisen!


    Gruß Norbert

    Mittwoch, 9. Januar 2019 14:58
    Moderator