Temporäre Dateiablage in Sharepoint 2013 foundation

Alle Antworten

• 

  

  0

  Anmelden

  Guten Tag zusammen,

  ich möchte mir kurz einmal Vorstellen da es mein erster
  Beitrag in diesem Forum ist. Mein Name ist Tobi, ich bin 33 Jahre alt und
  arbeite aktuell als Projekt / Prozessmanager im öffentlichen Dienst. Ich komme
  eher aus dem Bereich Sys.-admin aber irgendwie bin ich nun "umgesattelt" da mir
  die Projektarbeit in Verbindung mit Prozessoptimierung im technischen Bereich
  viel Freude bereitet.

  Wir hatten die Möglichkeit eine 4 Tagesschulung SharePoint
  2013 foundation zu besuchen um das System kennenzulernen. Nun habe ich einige
  Ideen um die Abläufe in meinem Bereich zu optimieren. Aktuelles Thema ist die
  temporäre Datenablage von z.B Dokumenten die in der Cloud zentral vom einer
  Person der EDV mit entsprechenden Berechtigungen heruntergeladen werden müssen..
  Aktuell ist der Prozess so. Der User schreibt ein Ticket mit dem der Bitte um
  Zustellung der Daten aus der Cloud xy. Der Supporter geht hin, lädt das Dokument
  herunter, kontrolliert es auf Schadsoftware und legt es z.B über die
  administrative Freigabe "C$" auf den Desktop. Informiert den User, dass die
  Dateien auf dem Desktop liegen. Genau so wird es gehandhabt wenn Daten von
  extern über USB Sticks mit in das Unternehmen gebracht wird. Der Supporter lädt
  das Dokument oder ähnliches auf seinen Rechner, scannt den Inhalt und legt es
  auf den Desktop des Users. Was ich gerne hätte um Zeit zu ersparen (man sollte
  meinen bei der Stadt hat man Zeit genug :-).. )

  Eine temporäre Dokumentenbibliothek. Die Idee wäre wie folgt, ich erstelle eine Dokumentenbib.-
  mit Spalten, z.B den Benutzer ( Anbindung Ldap ) und eine Spalte für das
  Dokument. Wenn ich nun das Dokument habe und es hoch lade, in die
  Dokumentenbib.- den User aus LDAP heraussuche, dieser direkt den Pfad ( Link )
  zugesendet bekommt. ( Workflow) Um keinen Datenmüll zu produzieren, würde ich
  des weiteren gerne, dass sich das Dokument nach einer gewissen Zeit automatisch
  löscht. Über jegliche Info würde ich mich freuen.Viele Grüße

  Der Weg über einen Workflow ist schon richtig gewählt.
  Dieser Scant die Dokumentenbibliothek auf ein neues Element und versendet dann eine Nachricht an den zugiesenen User, sobald etwas neues erscheint.
  Im SP Foundation ist man jedoch etwas eingeschränkt auch was Workflows angeht gegenüber dem SP Standard oder Enterprise.
  Ich war schon öfters sehr frustriert als ich noch mit dem SP Foundation gearbeitet habe ...

  Das Vorhaben könnte auch wieder eine von diesen Funktionen beinhalten, die im SP Foundation einfach nicht möglich sind.

  Im Standard zumindest wäre es möglich eine Liste zu überwachen und bei neuen Einträgen eine Aktion auszulösen und zB eine Nachricht zu versenden.
  Läuft über das Admin Center, die Listeneinstellungen und den SP Designer.

  Dienstag, 24. Juli 2018 11:29

  Antworten

  |

  Zitieren
• 

  

  0

  Anmelden

  Hi Tobbi,
  eine temporäre Bibliothek anzulegen ist, ist kein Aufwand. Dazu wird eine Spalte für die Zuordnung an einen Mitarbeiter hinzugefügt werden.

  Nach dem Hochladen wird der Mitarbeiter ausgewählt, dem das Dokument zugeordnet wird.

  Danach gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  1. Jeder Mitarbeiter hat auf seiner SharePoint-Startseite eine gefilterte Liste, wo eine Liste aller dem angemeldeten Mitarbeiter zugeordneten Dokumente zu sehen ist.

  2. Jeder Mitarbeiter abonniert eine E-Mail, die er dann erhält, wenn ein neues Dokument in der Bibliothek hochgeladen wurde.

  3. Es gibt einen Workflow, der eine E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter versendet, wenn ein neues Dokument hochgeladen und einem Mitarbeiter zugeordnet wurde.

  Dokumente nach bestimmten Kriterien zu löschen kann man entweder per Workflow oder über die Aufbewahrungsrichtlinien.

  ---

  --
  Viele Grüsse
  Peter Fleischer (ehem. MVP)
  Meine Homepage mit Tipps und Tricks

  Dienstag, 24. Juli 2018 11:32

  Antworten

  |

  Zitieren