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Archivierung in Datenarchiv über Ablagebiliothek RRS feed

  • Frage

  • Hallo zusammen,

    ich möchte über einen Workflow in Verbindung mit einer Ablagebibliothek eine automatisierte Archivierung von Dokumentenmappen in ein Datenarchiv realisieren. Der gesamte Vorgang funktioniert problemlos, d.h. der Workflow findet automatisch die richtigen Mappen und verschiebt diese in die Ablagebibliothek. Für Testzwecke starte ich dann in der Zentraladministration den Dienst "Verarbeitung der Inhaltsorganisation" von Hand mit der Folge, dass die Dokumentenmappe entsprechend der in der Inhaltsorganisation hinterlegten Regel in die richtige Datensatzbibliothek des Datenarchivs verschoben wird.

    Die Workflowaktion ist so eingestellt, dass beim Archivierungsvorgang die Dokumentenmappe verschoben und in der Quellbibliothek ein Link hinterlassen wird ("Verschieben und einen Hyperlink erstellen).

    Und jetzt kommts: der hinterlassene Link in der Quellbibliothek zeigt nicht auf die Mappe im Archiv, sondern ins Nirvana. Ursache: in der Vernüpfungs-URL steht die Dokument-ID der ursprünglichen Dokumentenmappe (was auch richtig ist). In der Ablagebibliothek hat das aus der Dokumentenmappe generierte ZIP-File ebenfalls die Dokument-ID der ursprünglichen Dokumentenmappe (auch das ist richtig). In der Datensatzbibliothek erhält die dann erstellte Dokumentenmappe eine NEUE Dokument-ID. Und damit ist der hinterlassene Link in der Quellbibliothek ungültig. Das bedeutet, dass die Abgabebibliothek die Dokumentenmappe nicht verschiebt, sondern kopiert.

    Frage: Wie kann ich das Problem lösen? Kann auch ohne Dokumenten-ID archiviert werden?

    Vielen Dank,

    Grüße
    spadmin

    Montag, 9. September 2013 06:30

Antworten

  • Lösung: es gibt keine Lösung. Der beschriebene Fehler kann nicht behoben werden. :-(
    • Als Antwort markiert spadmin71 Donnerstag, 12. September 2013 08:09
    Donnerstag, 12. September 2013 08:09

Alle Antworten

  • Hallo SPAdmin

    so wie aussieht ist ein Verweis falsch.

    Hast du 2 Workflows oder einen?

    Du kannst ja eine SPalte "AlteDokumentenID" integrieren und dann hast du alte ID für die Weiterverarbeitung.

    Eine neue Liste mit einem neuen Dokument in diesem Falle die Ablage bekommt immer eine neue ID.

    Also Lösung wäre wie folgt:

    1. Datensatzkopieren mit der alten ID als neue Spalte

    2. die Spalte "alte ID" als Filename nutzen.

    Viele Grüße

    Timo


    Viele Grüße/Cheers TIMO Only 10 Choices of SharePoint - you love it or not Mein Blog - SharePoint Rocker | MSDN Gallery

    Dienstag, 10. September 2013 08:04
  • Hallo Timo,

    das führt nicht zum Ziel (zumindest verstehe ichs so). Problem ist ja, dass ich aus der ursprünglichen Bibliothek (dort befindet sich nach der Archivierung noch ein Link zur archivierten Dokumentenmappe) nicht ins Archiv springen kann. Der Link wird vom Sharepoint generiert und enthält unter anderem die Dokumenten-ID der ursprünglichen Dokumentenmappe.

    Gruß
    spadmin

    Dienstag, 10. September 2013 08:17
  • Okay dann habe ich dich jetzt auch verstanden, ich habe gedacht du hättest dafür einen eigenen Workflow benutzt.

    Hier zu das sollte die Lösung für dich sein: http://social.msdn.microsoft.com/Forums/sharepoint/en-US/8245b2fd-6465-43ad-b117-320405cbb967/send-document-set-to-record-center-ends-up-as-zip-file

    Das Problem ist das Routing

    Viele Grüße

    TIMO


    Viele Grüße/Cheers TIMO Only 10 Choices of SharePoint - you love it or not Mein Blog - SharePoint Rocker | MSDN Gallery

    Dienstag, 10. September 2013 08:56
  • Hallo Timo,

    This does also work but what happens is that when the link is created you get a URL that contains the document ID and a hint url. If you send the peice of content to another site, site collection or web application SharePoint loses track of that Document ID

    --> das trifft das Problem, aber ein Crawl löst es nicht.

    Nochmal zum generierten Link:

    der in der Quellbibliothek hinterlassene Link lautet:
    ...archiv/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=DEVEL-102-1&hintUrl=DropOffLibrary%2fmeine+Mappe.zip
    wichtig: ID=DEVEL-102-1

    die nach Regelfindung im Archiv generierte Dok-ID lautet: DEVEL-103-1

    d.h. der erste Link ist ungültig. Ersetze ich im ersten Link den Teil ID=DEVEL-102-1 durch ID=DEVEL-103-1 funktioniert alles problemlos.

    Die Mappe wird von der Abgabebibliothek also nicht verschoben (da bleibt ja dann die Dok-ID erhalten), sondern kopiert. Und damit wird eine neue DOK-ID erstellt.

    Hast Du noch eine Idee dazu?

    Grüße
    spadmin

    Mittwoch, 11. September 2013 09:39
  • Lösung: es gibt keine Lösung. Der beschriebene Fehler kann nicht behoben werden. :-(
    • Als Antwort markiert spadmin71 Donnerstag, 12. September 2013 08:09
    Donnerstag, 12. September 2013 08:09