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Online-Archiv - E-Mails älter als 3 Jahre löschen RRS feed

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    Hallo,

    ich suche nach einer Möglichkeit, alle E-Mails, aller Archiv-Postfächer in der Archiv-Datenank, welche älter als 3 Jahre auf einmal zu löschen. Gibt es hier über die Powershell eine einfache und schnelle Lösung?

    Könnte man darüber hinaus alle Archiv-Mailboxen oder die Archiv-Datenbank so einstellen, dass dies automatisch geschieht?

    LG,
    SFerstl

    Dienstag, 4. Oktober 2016 09:27
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    Hi,

    ein wenig Hirnschmalz wirst Du schon investieren müssen! ;-)

    Da sich Search-Mailbox und die Aufbewahrungsrichtlinien sowohl auf das Postfach als auch auf das Archiv (nicht nur das Postfach) beziehen, wirkt sich jede Suche bzw. Einstellung auf beides aus.

    Wenn man das Archiv so verwendet, wie es eigentlich gedacht ist, nämlich, E-Mails ab einem bestimmten Datum (z.B. 1 oder 2 Jahre alt) aufzunehmen, bereitet der Einsatz der beiden Tools eigentlich keine Probleme. Dann liegen nämlich alle "alten" Daten nur im Archiv-Postfach und das CMDlet bzw. die Richtlinie hat im Haupt-Postfach gar keine Wirkung, weil da eh nichts mehr liegt, was davon betroffen ist.

    Aufpassen musst Du nur, wenn Du solche Sachen machen willst wie "alle Mails älter als 2013", sowas können die Richtlinien nicht. Da kannst Du mW nur eine feste Anzahl Tage hinterlegen, so dass irgendwann auch Mails gelöscht werden, die eben nicht älter als 2013 sind. Lösung hier: entweder die Tage regelmäßig händisch oder per Skript anpassen.

    Liebe Grüße

    Ben

    ____________________________

    MCSA Office 365

    MCSA SQL Server 2014

    MCITP Windows 7

    MCSA Windows 8/10

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    Wenn Dir meine Antwort hilft, markiere sie bitte entsprechend als Antwort. Danke! :-).

    Dienstag, 4. Oktober 2016 13:03
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    Hi,

    kurz gesagt: jein. :-)

    Es gibt das CMDlet Search-Mailbox, mit dem man Postfächer und Archive durchforsten und Inhalt nach bestimmten Kriterien löschen lassen kann. Das CMDlet lässt sich aber nicht nur auf Archive einschränken, das ist das Problem an der Stelle.

    https://technet.microsoft.com/de-de/library/dd298173(v=exchg.160).aspx

    Für die 2. Anforderung kannst Du Aufbewahrungsrichtlinien verwenden:

    https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj150573%28v=exchg.160%29.aspx?f=255&MSPPError=-2147217396

    Liebe Grüße

    Ben

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    Dienstag, 4. Oktober 2016 10:42
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    Hallo Ben,

    vielen Dank für deine Infos.

    Ich habe bei der Suche im Internet und auch über deinen Link nicht wirklich eine fertige Lösung gefunden. Ich habe die Archive in einer separaten Datenbank. Daher suche ich nach einem Weg, alle (Archiv-)Postfächer in dieser Datenbank zu bereinigen, also alle E-Mails zu löschen, welche älter als 3 Jahre sind. Evtl. gibt es hier auch bereits fertige Skripte, die das erledigen.

    Das mit den Aufbewahrungsrichtlinien habe ich mir auch schon angeschaut, leider finde ich keine Möglichkeit, diese auf bereits Archivierte Postfächer bzw. auf Elemente im Archiv selbst anzuwenden. Denn diese lassen sich ja nur auf das Postfach direkt anwenden, nicht auf dessen Archiv.

    LG,
    SFerstl

    Dienstag, 4. Oktober 2016 12:12
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    Hi,

    ein wenig Hirnschmalz wirst Du schon investieren müssen! ;-)

    Da sich Search-Mailbox und die Aufbewahrungsrichtlinien sowohl auf das Postfach als auch auf das Archiv (nicht nur das Postfach) beziehen, wirkt sich jede Suche bzw. Einstellung auf beides aus.

    Wenn man das Archiv so verwendet, wie es eigentlich gedacht ist, nämlich, E-Mails ab einem bestimmten Datum (z.B. 1 oder 2 Jahre alt) aufzunehmen, bereitet der Einsatz der beiden Tools eigentlich keine Probleme. Dann liegen nämlich alle "alten" Daten nur im Archiv-Postfach und das CMDlet bzw. die Richtlinie hat im Haupt-Postfach gar keine Wirkung, weil da eh nichts mehr liegt, was davon betroffen ist.

    Aufpassen musst Du nur, wenn Du solche Sachen machen willst wie "alle Mails älter als 2013", sowas können die Richtlinien nicht. Da kannst Du mW nur eine feste Anzahl Tage hinterlegen, so dass irgendwann auch Mails gelöscht werden, die eben nicht älter als 2013 sind. Lösung hier: entweder die Tage regelmäßig händisch oder per Skript anpassen.

    Liebe Grüße

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    Dienstag, 4. Oktober 2016 13:03
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    Der Vollständigkeit halber sei natürlich noch die Möglichkeit erwähnt, jede Mailbox bzw. deren Archiv per EWS anzufahren, das Datum von jedem Element zu untersuchen und so selektiv zu löschen.

    Evgenij Smirnov

    msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
    my personal blog (mostly German) -> http://it-pro-berlin.de
    Windows Server User Group, Berlin -> http://www.winsvr-berlin.de
    Mark Minasi Technical Forum, reloaded -> http://newforum.minasi.com

    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Dienstag, 4. Oktober 2016 13:51
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    Hi Ben,

    danke für den Tipp. Ich habe mal getestet, eine solche Richtline "Delete 3 Years" anzulegen und auf die Postfächer anzuwenden. Am nächsten Tag befand sich eine Ablaufnachricht in jeder E-Mail bei den Benutzern, aber nur im Postfach selbst, nicht in den Archiven. Ist das sicher, dass die Aufbewahrungsrichtlinen auch auf die Archive eine Wirkung haben?

    LG,
    SFerstl


    • Bearbeitet SFerstl Donnerstag, 6. Oktober 2016 09:19
    Donnerstag, 6. Oktober 2016 07:54
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    Hallo Evgenij,

    besten Dank für den Tipp.

    Dieses Vorgehen ist jedoch bei ca. 50 Postfächern sehr aufwändig. Ich suche nach einem Weg, die Archiv-Datenbank so zu beschränken, dass sich darin nur Elemente befinden, welche maximal 2 oder 3 Jahre alt sind. Alles was älter ist, soll automatisch gelöscht werden. Denn wir haben wir die älteren Elemente noch ein zusätzliches Archiv-System und benötigen daher in der Archivmailbox keine Elemente, die älter als 2-3 Jahre sind.

    LG,
    SFerstl

    Donnerstag, 6. Oktober 2016 09:22
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    ja, ist es :-)

    Evgenij Smirnov

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    Donnerstag, 6. Oktober 2016 09:27
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    Hi Evgenij,

    danke, aber wieso kann es dann sein, dass sich in meinem Archiv nach wie vor Elemente befinden, welche viel älter sind als 3 Jahre? Denn nach 24 Stunden sollte die Richtlinie ja eigentlich bereits greifen, oder nicht?

    LG,
    SFerstl

    Donnerstag, 6. Oktober 2016 09:31
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    Moin,

    erstens, verarbeitet der MFA bei großen Mengen nicht immer alles sofort. Zweitens, können Ordner oder Elemente mit einem Personal Tag "Never Delete" getaggt worden sein ;-)

    Evgenij Smirnov

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    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.

    Donnerstag, 6. Oktober 2016 09:40
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    Okay, also warte ich einfach noch ein paar Tage ab.

    Aber: Ich habe die Richtlinie testhalber bei nur einem, sehr kleinen Postfach angewendet und dort wurden sofort danach alle E-Mails mit dem korrekten Ablaufdatum markiert durch die Richtlinie. Im dazugehörigen Online-Postfach (Exchange Inplace) jedoch scheint die Richtlinie nicht zu greifen. Eine "Never Delete"-Richtlinie ist nicht vorhanden.

    Donnerstag, 6. Oktober 2016 10:02
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