Hi Raphael,
zuerst sollte eine neues Design der Speicherung der Dokumente konzipiert werden. Dazu sind Zielfunktionen zu definieren, die dann eine optimale Struktur des SharePoint Portals ableiten lassen. Zu den Zielfunktionen gehören auch Aspekte der Sicherheit. Ziel
muss sein, festzulegen, welche SubWebs es in Zukunft geben soll, welche Bibliotheken und Listen, welche Metadaten. Dieser Prozess ist mit Befragungen vieler Beteiligter, vor allem mit Befragungen der Leitungsebene zu begleiten.
Wenn das Konzept der neuen Struktur geklärt ist, dann ist als Nächstes die "Konvertierungstechnologie" festzulegen, d.h. welche Dokumente bekommen welche zusätzlich Metainformation für das spätere Auffinden und wohin sind diese Dokumente zu verschieben
sind. Dabei ist zu berücksichtigen, ob die Dokumente unabhängig vom Zielort auch nach dem Verschieben mit einer eindeutigen Url aufgefunden werden müssen (Dokument ID).
Als Zielstruktur können verschiedene Dokumentbibliotheken im gleichen Web oder auch in unterschiedlichen Webs/SubWebs oder auch ausschließlich oder zusätzlich die Ablage in Dokumentmappen vorgesehen werden.
Zum Verwalten/Verschieben der Dokumente können sowohl Informationsverwaltungsrichtlinien als auch PowerShell-Scripte genutzt werden. Ich würde PowerShell-Scripte bevorzugen. Diese kann man testen, indem erst einmal anstelle Verschieben der
Dokumente diese in ein Test-Subweb mit den geplanten Bibliotheken/-Mappen kopiert werden. Mit PowerShell-Scripten kann man auch zusätzlich Metainformation den Dokumenten hinzufügen.
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Best Regards / Viele Grüße
Peter Fleischer (former MVP for Developer Technologies)
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