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SP 2010 'Öffentliche Ordner Email Archiv' migrieren RRS feed

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    Hallo zusammen,

    Wir wollen von den Öffentlichen Ordnern auf SharePoint 2010 umsteigen.

    Dort haben wir momentan eine Ordnerstruktur von mehreren 100 Ordnern in dennen mehrere tausend Emails liegen.
    Es gibt so viele Ordner, weil jeder Kunde/Hersteller o.ä. einen serperaten Ordner besitzt, damit man schnell und unkompliziert die Kommunikation mit einer Firma ganzheitlich betrachten kann.

    Wie können wir diese Struktur am besten in SharePoint abbilden?
    Mit einer Liste pro Kunde wäre das ganze zu unübersichtlich in der Darstellung, oder lassen sich die Listen noch iergendwie gruppieren?

    (Es geht hier nur um die mirgration des Email-Archives. Alles andere bereitete keine Probleme.)

     

    Viele Grüße
    mika.uhd

    • Typ geändert Alex Pitulice Mittwoch, 23. November 2011 09:45 Diskussion zum Thema: Planung
    • Typ geändert Alex Pitulice Dienstag, 6. Dezember 2011 12:01
    Mittwoch, 16. November 2011 13:56
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Antworten

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    Hallo Mika,

    danke für die Rückmeldung!

    Wie sind diese vielen Ordner denn derzeit übersichtlich als öffentliche Ordner abgelegt? :-)

    Mögliche Ansätze wären z.B.

    • Benutzerdefinierte Ansichten (pro Kommunikationspartner / Kunden, damit die ganze Kommunikation auf einen Blick erscheint)
    • Gruppierung (Alphabetisch, Kunden, Ansprechpartner...)
    • wie bereits erwähnt: Metadaten
    • die starke Suche von SharePoint :-)
    • Dokumentencenter

    Es kommt auch immer etwas darauf an, WIE die Daten in SharePoint genutzt werden sollen. Man kann mit WebParts, Ansichten, Filtern, Gruppierungungen... so viele tolle und übersichtliche Seiten / Bibliotheken gestalten - aber es gibt nicht DIE Lösung, da jeder Kunde / Mitarbeiter, das immer gerne etwas anders hätte...

    Vielleicht hat auch noch jemand anderes hier ein paar Ideen/Vorschläge.
    Würde mich über Rückmeldung freuen :-)

    Gruß

    Heike

    Heike Ritter ☁ IT Pro Evangelist
    • Als Antwort markiert Alex Pitulice Dienstag, 6. Dezember 2011 12:03
    Freitag, 18. November 2011 07:40
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    Hallo Heike,

    danke für die erneute Antwort :).

    Wir werden wahrscheinlich die Navigation mithilfe von Metadaten benutzten. Allerdings werden ich mir auch noch das Dokumentencenter etwas genauer ansehen.

    Vielen Dank auf jeden Fall schon mal für Ihre Tipps.

    Gruß mika

    Ps: Unser Email-Archiv ist momentan wie folgt aufgebaut:

    -Kunden
    --Kunde1
    --Kunde2...

    -Lieferanten
    --Lieferant1
    --Lieferant2...

    -Hersteller
    --Hersteller1
    --Hersteller2...

    • Bearbeitet mika.uhd Montag, 5. Dezember 2011 10:31 bessere Lesbarkeit
    • Als Antwort markiert Alex Pitulice Dienstag, 6. Dezember 2011 12:03
    Montag, 5. Dezember 2011 10:30
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    Hallo mika,

     

    um mehrere Listen zu gruppieren und den Inhalt zusammen anzuzeigen, kannst Du die Content Query Webpart benutzen, mit ein paar personalisierten Anpassungen abhängig davon, was Du sehen möchtest.

     

    Mehr über Content Query Webpart:

    1.       Content Query Web Part

    2.       Content Query WebPart – Helpful links

     

    Viele Grüße,

    Alex

    Alex Pitulice, MICROSOFT 
    Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass im Rahmen dieses Forums, welches auf dem Community-Prinzip „IT-Pros helfen IT-Pros“ beruht, kein technischer Support geleistet werden kann oder sonst welche garantierten Maßnahmen seitens Microsoft zugesichert werden können.

    • Als Antwort markiert mika.uhd Dienstag, 3. Januar 2012 12:05
    Donnerstag, 22. Dezember 2011 12:20
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    Hallo mika.uhd,

    sollen denn diese 100 Ordner für alle Beteiligten sichtbar sein oder werden die Berechtigungen noch angepasst? Wenn nicht alle Mitarbeiter alle Listen sehen müssen, sondern jeder nur für 20 Kunden zuständig ist, dann würde die Anzahl der Listen bereits darüber reduziert werden.

    Was ist der Unterschied, im Hinblick auf die Übersichtlichkeit, von 100 Listen im SharePoint zu 100 Ordnern in Exchange? Was soll mit SharePoint in diesem Fall besser gemacht, verhindert oder vermieden werden?

    In SharePoint 2010 kann man z.B. wunderbar mit der sogenannten Metadatennavigation arbeiten, diese bietet sich gerade für große Datenmengen an und die Filtereinstellungen sind individuell konfigurierbar.

    Viele Grüße
    Heike

    Heike Ritter ☁ IT Pro Evangelist
    Mittwoch, 16. November 2011 17:01
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    Hallo heike,

    danke für die schnelle Antwort.

    Entschuldigung für die etwas ungenaue Problembeschreibung.

    Außer unseren Kunden Ordnern gibt es bei uns auch noch Ordner für Lieferanten, Hersteller, mehgrere Mailinglisten, etc. pp..
    In jedem dieser Ordner gibt es pro Kommunikationspartner einen Unterordner, in dem die Mailkommunikation mit dieser Entität abgelegt wird.
    Durch das unterteilen in die Kategorien (Ordner) "Kunden", "Lieferanten", etc. wird somit eine gewisse übersichtlichkeit geschaffen.
    Genau so etwas wäre auch hier praktisch.

    Mit der Metadatennavigation werden wir uns noch auseinandersetzten.
    Es wäre allerdings toll, wenn es noch eine andere möglichkeit gäbe.

    Eine Einschränkung der Berechtigungen ist bei uns leider nicht zielführend.

    Donnerstag, 17. November 2011 13:23
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    Hallo Mika,

    danke für die Rückmeldung!

    Wie sind diese vielen Ordner denn derzeit übersichtlich als öffentliche Ordner abgelegt? :-)

    Mögliche Ansätze wären z.B.

    • Benutzerdefinierte Ansichten (pro Kommunikationspartner / Kunden, damit die ganze Kommunikation auf einen Blick erscheint)
    • Gruppierung (Alphabetisch, Kunden, Ansprechpartner...)
    • wie bereits erwähnt: Metadaten
    • die starke Suche von SharePoint :-)
    • Dokumentencenter

    Es kommt auch immer etwas darauf an, WIE die Daten in SharePoint genutzt werden sollen. Man kann mit WebParts, Ansichten, Filtern, Gruppierungungen... so viele tolle und übersichtliche Seiten / Bibliotheken gestalten - aber es gibt nicht DIE Lösung, da jeder Kunde / Mitarbeiter, das immer gerne etwas anders hätte...

    Vielleicht hat auch noch jemand anderes hier ein paar Ideen/Vorschläge.
    Würde mich über Rückmeldung freuen :-)

    Gruß

    Heike

    Heike Ritter ☁ IT Pro Evangelist
    • Als Antwort markiert Alex Pitulice Dienstag, 6. Dezember 2011 12:03
    Freitag, 18. November 2011 07:40
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    Hallo Heike,

    danke für die erneute Antwort :).

    Wir werden wahrscheinlich die Navigation mithilfe von Metadaten benutzten. Allerdings werden ich mir auch noch das Dokumentencenter etwas genauer ansehen.

    Vielen Dank auf jeden Fall schon mal für Ihre Tipps.

    Gruß mika

    Ps: Unser Email-Archiv ist momentan wie folgt aufgebaut:

    -Kunden
    --Kunde1
    --Kunde2...

    -Lieferanten
    --Lieferant1
    --Lieferant2...

    -Hersteller
    --Hersteller1
    --Hersteller2...

    • Bearbeitet mika.uhd Montag, 5. Dezember 2011 10:31 bessere Lesbarkeit
    • Als Antwort markiert Alex Pitulice Dienstag, 6. Dezember 2011 12:03
    Montag, 5. Dezember 2011 10:30
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    Hallo mika.uhd,

    danke Dir für die Rückmeldung.

    Gruss,

    Alex

    Dienstag, 6. Dezember 2011 12:04
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    Hallo Alex,

    könntest du (oder auch gerne jemand anderes) mir erklären wie man Listen in Sharepoint gruppiert?

     

    Gruss

    mika

    Donnerstag, 8. Dezember 2011 15:22
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    Hallo mika,

     

     

     

    meinst du Group By Option, oder?

     

    Liste > Listeeinstellungen> Spalten > Klick auf Ansicht > Gruppieren nach …

     

     

     

    Gruß,

     

    Alex

    Donnerstag, 8. Dezember 2011 17:16
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    Hallo Alex,

    nein, die meinte ich nicht.

    Ich möchte gerne verschiedene Listen zu einer Gruppe zusammenfassen und nichts innerhalb einzelner Listen machen.

    Entschuldigen sie für die ungenaue Fragestellg in meinem vorherigen Post.

     

    Gruß

    mika

     

    Freitag, 9. Dezember 2011 08:11
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    Hallo mika,

     

    um mehrere Listen zu gruppieren und den Inhalt zusammen anzuzeigen, kannst Du die Content Query Webpart benutzen, mit ein paar personalisierten Anpassungen abhängig davon, was Du sehen möchtest.

     

    Mehr über Content Query Webpart:

    1.       Content Query Web Part

    2.       Content Query WebPart – Helpful links

     

    Viele Grüße,

    Alex

    Alex Pitulice, MICROSOFT 
    Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass im Rahmen dieses Forums, welches auf dem Community-Prinzip „IT-Pros helfen IT-Pros“ beruht, kein technischer Support geleistet werden kann oder sonst welche garantierten Maßnahmen seitens Microsoft zugesichert werden können.

    • Als Antwort markiert mika.uhd Dienstag, 3. Januar 2012 12:05
    Donnerstag, 22. Dezember 2011 12:20
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