Hallo René,
eine rechtsichere Archivierung einzuführen und richtig umzusetzen ist schon ein größeres Projekt dem eine weitgehende Recherche und Auswahl zuvor kommen sollte. Durch meinen letzten Job innerhalb einer DMS Firma sowie jetztigen Administration der Mail Umgebung
kann ich Dir folgende Info´s mit auf den Weg geben.
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Exchange an sich mit seiner Archivfunktion pro Postfach ist nicht
revisionssicherda die Benutzer Ihr Archivpostfach bearbeiten und somit Inhalte löschen können.
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Eine E-Mail Archivierung sollte grundlegend dazu dienen, geschäftsrelevante E-Mails (Konversation) revisionssicher zu archivieren und unveränderbar speichern.
Wenn die Daten aus den Postfächern direkt abgegriffen werden, so gibt es im Standard einen Job der dieses Postfächer durchsucht (Laufzeit abhängig von der Größe der Umgebung) und nach bestimmten Regeln Inhalte archiviert (vorzüglich nur E-Mails).
Die Jobbasierte Lösung birgt aber die Gefahr, das in dem Zeitraum der zwischen den laufenden Jobs liegt, E-Mails generiert und gelöscht werden und somit nicht im Archiv landen.
Hier kommt das sogenannte Exchange-Journaling ins Spiel, wo jede E-Mail die über das Mailsystem läuft, als Kopie in einem Postfach landet und von dort aus archiviert wird.
Auf diese archivierten Daten sollten aber aus rechtlichen Gründen nur begrenzte Personen Zugriff erhalten wenn eine Prüfung ansteht die das erfordert.
Das zweite Hauptaugenmerk liegt in der Art und Weise der Bereitstellung von archivierten E-Daten. Eine Archivierung ist für den Exchange und somit dem RZ nur eine Entlastung, wenn die archivierten Daten aus dem Exchange gelöscht werden.
Die Option vom Ersetzen einer archivierten E-Mail durch Stubbing ist eher kontraproduktiv da keine Entlastung erfolgt. Im folgendem Link wird das Thema gut aufgezeigt.
https://www.mailstore.com/de/blog/2015/04/09/stubbing-bei-der-e-mail-archivierung-warum-mailstore-darauf-verzichtet/
Aufruf von archivierten E-Mails (Stubs) aus dem Filesystem oder PSt nach einer Migration zum Teil eingeschränkt weil sich Pfad oder IDs geändert haben.
Zusätzlich ergeben sich aus dem Bereitstellen von archivierten E-Mails folgende Fragen bzw. Problemstellungen.
- Wie wird eine archivierte E-Mail dem Anwender bereitgestellt
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weiteres Postfach per IMAP (Web etc.)
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Mobilgeräte (Active Sync)
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OWA nur teilweise möglich und ggf. nur noch über VPN
- Stubbing erfordert meist ein Dritttool wie VB-Skript oder ähnliches in Outlook und so auch auf dem System wo Outlook läuft
- Bezug innerhalb von E-Mails (Wiedervorlage, Kategorisierung etc.) können fehlerhaft sein wenn eine archivierte E-Mail entfernt wird
Das Online-Archiv sofern es eingesetzt wird, sollte einige Funktionen bieten.
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Volltextsuche
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Wiederherstellung als Originalmail im Postfach des Anwenders
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Export in Pst
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Anbindung Outlook bzw. Mobilgeräte
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Duplikate finden um Speicherplatz zu minimieren
Weiteres:
Aus meiner Erfahrung her sollten nur E-Mails einer Archivierung unterliegen und keine anderen Postfachinhalte wie Termine, Aufgaben etc.. denn diese Inhalte nehmen kaum Platz weg.
Des Weiterem ist die Bereitstellung solcher Elemente fehleranfällig.
Das Produkt kann eine Abhängigkeit zur Exchange Umgebung bzw. Updates erzeugen und somit die Administrativen Arbeiten einschränken.
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MfG Paul
