Hallo zusammen,
unsere Lösung verwendet ein InfoPath Formular, dass sich vordefinierte Daten aus SharePoint Listen holt. D.h. ein Otto Normal Verbraucher braucht unbedingt Leserechte auf diese Listen, d.h. wenn sie nicht Hidden sind kann er sie auch sehen. Wenn sie Hidden
sind, dann kann er sie immer noch aufrufen, wenn er die URL kennt. Da es aber per Permission Level dem Anwender nicht erlaubt ist die Listen zu editieren ist es OK. Ob er die Daten im Formular sieht, oder in einer SharePoint Liste ist egal.
Jetzt kommen wir mal wieder zu einem SharePoint "Feature". Wenn ich einem Permission Level die Berechtigungen entziehe auf Listen persönliche Benachrichtigungen zu setzen, werden mir die Listen trotzdem in den Benachrichtigungseinstellungen angezeigt. Nachdem
man auf speichern klickt bekommt man erst ein "Access Denied".
Da wir relativ viele Listen mit solchen Metadaten haben und diese in den Benachrichtigungseinstellungen nur verwirren, haben wir sie auf hidden gesetzt. Damit haben wir diesen schönen, auch durch Alex beschriebenen, kosmetischen Effekt und gleichzeitig die
gewünschten Permissions. :)
Bis hierher so toll. Jetzt haben wir nicht nur Otto Normal Verbraucher, sondern auch unsere Power User, die die angegebenen Meta Daten in Verbindungen mit Formularen analysieren. In diesem konkreten Fall zieht sich der Power User alle Listen und die Formularbibliothek
in Access rein und macht irgendwelch mir nicht verständlichen (also fachlich, nicht technisch) Joins über die Metadaten um daraus seine Analysen abzuleiten. Das hat er letztens versucht und kann natürlich nicht mehr seine Listen hinzufügen, weil sie hidden
sind.
Jetzt haben wir zwei mögliche Lösungen gefunden:
- Wir haben das hidden Flag für einige Minuten per Powershell raus genommen, den Power User geben ein Access Dokuement mit allen Verbindungen zu erstellen und als Vorlage zu speichern. Dann haben per Powershell die Listen wieder hidden gesetzt und siehe da,
Access findet bestehende Verbindungen trotzdem. Unser Power User war glücklich, unser Otto Normal Verbraucher bekommt die schönere Sicht. Hierbei sollte noch beachten werden, dass Listen aus der Navigation verschwinden, wenn man sie hidden setzt. Wenn noch
Links auf einzelne Listen aus welchen Gründen auch immer vorhanden sein sollen, dann muss man sie über die Websiteeinstellungen wieder händisch nachziehen.
- Man legt eine ODBC Verbindung an (Google oder Bing fragen, wie ein Connection String für eine SharePoint Liste aussieht) und kann dann die Liste in Access, aber auch in anderen Tools nutzen. Da unsere Standardclient den Anwendern nicht erlauben eigene ODBC
Verbindungen zu pflegen, haben wir uns gegen diese Möglichkeit entschieden.
Viele Grüße
Simon
Einbinden versteckter SharePoint Listen in Microsoft Access
