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Raumpostfach - Termin buchen ohne diesen im eigenen Kalender zu haben RRS feed

  • Frage

  • Hallo @lle

    Ich habe folgende Anforderung: Es gibt eine Ressource bzw. Raumpostfach "Messen". Einerseits sollen Mitarbeiter Besprechungen mit Einladungen erfassen können welche diese Ressource buchen - das funktioniert bestens. Andererseits soll aber auch eine Sekretärin im Auftrag des Chefs Termine (mit und ohne Einladungen) erfassen können welche dann in ihrem eigenen Kalender aber nicht sichtbar sein sollen.

    Frage: ist das Raumpostfach das richtige für diese Anforderung? Wie kann ich erreichen, dass die Sekretärin Termine erfassen kann ohne dass diese in ihrem eigenen Kalender angezeigt werden?

    Vielen Dank im Voraus

    Grüsse Christian


    Hanspeter Thoma

    Donnerstag, 16. März 2017 11:34

Antworten

  • Hallo Hanspeter,

    Für Dein Anliegen ist es erst einmal egal, ob es ein Ressourcenpostfach oder ein freigegebenes Postfach ist.

    Für das Eintragen von Terminen ohne Einladung im "Messen" Postfach benötigt die Sekretärin Schreib-, Lese, Änderungsrechte auf den Kalender des "Messe" Postfaches (also mindestens Editor). Anschließend kann Sie den Kalender über "Freigegebenen Ordner" öffnen den Kalender ins Outlookprofil einbinden.
    Jetzt kann die Sekretärin Termine eintragen und Termine die sie erstellt hat Ändern.

    Für das Versenden von Besprechungsanfragen werden die Karten neu gemischt. Soll das "Messe" Postfach die Einladungen versenden oder das Postfach des Chefs? In jedem Fall benötigt die Sekretärin das Recht "Senden im Auftrag" in Kombination mit Postfachzugriffsrechten.
    Rechte auf den Kalender (Publishing Editor oder Ordnerbesitzer), gesendete Elemente (Publishing Editor oder Ordnerbesitzer) und den Root Ordner des Postfaches (Reviewer). Alternativ kann man auch die große Keule nehmen (Postfachvollzugriff).

    Jetzt ist noch entscheidend wie das Postfach des Chefs und/oder Messe in des Outlookprofil integriert wird. Dabei geht es fast immer um den Speicherort der gesendeten Einladungen.

    So ähnlich könnte es funktionieren.

    Gruß Malte

    Donnerstag, 16. März 2017 13:44

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  • Hallo Hanspeter,

    Für Dein Anliegen ist es erst einmal egal, ob es ein Ressourcenpostfach oder ein freigegebenes Postfach ist.

    Für das Eintragen von Terminen ohne Einladung im "Messen" Postfach benötigt die Sekretärin Schreib-, Lese, Änderungsrechte auf den Kalender des "Messe" Postfaches (also mindestens Editor). Anschließend kann Sie den Kalender über "Freigegebenen Ordner" öffnen den Kalender ins Outlookprofil einbinden.
    Jetzt kann die Sekretärin Termine eintragen und Termine die sie erstellt hat Ändern.

    Für das Versenden von Besprechungsanfragen werden die Karten neu gemischt. Soll das "Messe" Postfach die Einladungen versenden oder das Postfach des Chefs? In jedem Fall benötigt die Sekretärin das Recht "Senden im Auftrag" in Kombination mit Postfachzugriffsrechten.
    Rechte auf den Kalender (Publishing Editor oder Ordnerbesitzer), gesendete Elemente (Publishing Editor oder Ordnerbesitzer) und den Root Ordner des Postfaches (Reviewer). Alternativ kann man auch die große Keule nehmen (Postfachvollzugriff).

    Jetzt ist noch entscheidend wie das Postfach des Chefs und/oder Messe in des Outlookprofil integriert wird. Dabei geht es fast immer um den Speicherort der gesendeten Einladungen.

    So ähnlich könnte es funktionieren.

    Gruß Malte

    Donnerstag, 16. März 2017 13:44
  • Hallo Malte

    Vielen Dank für diese Infos. Ich werde mal versuchen mich weiter schlau zu machen was genau zu tun st.


    Hanspeter Thoma

    Donnerstag, 16. März 2017 16:17
  • Hallo Christian,

    wir haben eine ähnliche Konstellation. Ich habe die Sekretärin beim Chef im Outlook als Stellvertreter eingerichtet im Outlook Kalender Vollzugriff gegeben und ihr am Exchange SendonBehalf gegeben. Dies hat einige Vorteile:

    Stellvertreter: wenn sie einen Termin als Chef verschickt kannst du einstellen, dass sie auch die zu- absagen erhält. Das ist wichtig für die tägliche Arbeit.

    einfach einmal testen. Dürfte genau deine Anforderungen erfüllen.

    ggf. noch beim Chef zwei Regeln "zusagen absagen verschieben unter gelöschte" einrichten. Sonst nerven die vielen Mails den Chef.


    Chris

    Donnerstag, 16. März 2017 20:04
  • ich habe noch etwas gefunden.

    wenn im Outlook im freigegebenen Postfach - Kalenderfreigabe "Autor" verwendet wird und man in dem freigegeben Kalender eine Termin erstellt ist man automatisch der Oranisator und der Termin wird im eigenen Kalender eingetragen.

    Nutzt man jedoch zb. "Bearbeiter" bei Kalenderfreigabe, verhält es sich so wie du möchtest und der Termin wird nicht im eigenen Kalender eingetragen.

    LG


    Chris


    Mittwoch, 14. Juni 2017 10:49