Hi Chris,
im Unternehmen wurde nun der Umgang mit bestimmten Gruppenpostfächern eingeführt, auf welchem jeder Nutzer der Abteilung mit Druck auf einen Knopf, der mit einem Makro hinterlegt ist, seinen Namen als Kategorie setzen können.
Ist der Name nun nicht als Kategorie hinterlegt wird das VBScript in der Form ausgeführt, dass der Name ohne Farbe als nicht gespeicherte Kategorie gesetzt wird.
Es ist jedoch gewünscht eine Farbe zu hinterlegen mit richtigem Namen. Da es eine relative Fluktuation in der Abteilung gibt müssen oftmals neue Namen für die Kategorien angelegt werden.
Ich lasse somit nun jeden Morgen die Kategorien bis auf den Namen des Postfaches (als defaultwert) löschen, lese alle User der Abteilung automatisiert aus dem AD aus, erstelle daraus eine CSV Datei und lasse die Kategorie im nächsten Schritt jeden Morgen mit
allen aktiven Usern der Abteilung neu erstellen.
So gibt es zukünftig keinen Pflegebedarf der Kategorien und es läuft alles schön automatisiert ab.
Ein Schritt um Kategorien automatisch anhand von AD-Werten zu definieren war mir leider nicht bekannt.
Script zum User auslesen:
#Auslesen der betroffenen User aus dem AD
$user = get-aduser -filter * -Properties * -SearchBase "DistinguishedName" | ? {$_.surname -notlike "" -and $_.givenname -notlike "" -and ($_.physicalDeliveryOfficeName -like "Wert" -or $_.physicalDeliveryOfficeName -like "Wert")} | sort surname | select surname, givenname
#Zuweisen von Vor- und Zunamen
$surname = $user.surname
$givenname = $user.givenname
#Setzen der drei Farben
$color = "Blue", "Green", "Yellow"
foreach ($col in $color){
switch($col){
{$_ -eq "Blue"}{$global:farbe = "8" ; $global:line = "_Name_Postfach1"}
{$_ -eq "Green"}{$global:farbe = "5" ; $global:line = "_Name_Postfach2"}
{$_ -eq "Yellow"}{$global:farbe = "4" ; $global:line = "_Name_Postfach3"}
}
$filename = "%Pfad%"+$col+".txt"
#Entfernen der alten Userliste:
rm $Filename -Force -ErrorAction SilentlyContinue -WarningAction SilentlyContinue
#Setzen des CSV-Headers
$firstline = '"Name";"Color";"ShortcutKey"'
$secondline = '"'+$line+'"'+';'+'"'+$farbe+'"'+';'+'"0"'
#Schreiben des Headers in die .txt
$firstline > $filename
$secondline >> $filename
#Schreiben der Benutzer in die .txt
for($i=0; $i -lt $user.count; $i++){
$catuser = '"'+$surname[$i]+"-"+$givenname[$i]+'"'+';'+'"'+$farbe+'"'+';'+'"0"'
$catuser >> $filename
}
}
Script für Kategorien:
<#
.SYNOPSIS
Imports/exports choosen Outlook categories from/to text file.
.DESCRIPTION
Imports/exports choosen Outlook categories (Name, Color, ShortcutKey) from/to text file.
If category already exists on destination, it updates Name (upper/lower case), Color and ShortcutKey.
Minimum Requirements
---------------------------------------------------------------------
PowerShell 2.0
Microsoft Outlook 2007
Revision History
---------------------------------------------------------------------
1.1 Community release
1.2 Get-Culture cmdlet to retrieve list separator
1.3 Fixed CreateItem method for TaskItem object (olTaskItem)
Author: Luca Fabbri
E-mail: luca[dot]fabbri[at]outlook.com
.PARAMETER Import
<$true | $false>. Optional. $false argument is default (export).
.PARAMETER Filename
Required. Specify full import/export file name path.
.EXAMPLE
ImportExport-OutlookCategories.ps1 -Filename C:\TEMP\MyCategories.txt
Export Outlook categories.
Note: Outlook shows categories window where to select Categories to export.
.EXAMPLE
ImportExport-OutlookCategories.ps1 -Import $true -Filename C:\TEMP\MyCategories.txt
Import Outlook categories.
.LINK
https://gallery.technet.microsoft.com/office/Outlook-Categories-759d4add#content
#>
[CmdletBinding()]
Param(
[Parameter(Mandatory=$false,Position=1)]
[bool]$Import = $true
#[Parameter(Mandatory=$false,Position=2)]
#[string]$Filename = "%Pfad%\Userliste.txt"
)
# Prepare output collection
$date = Get-Date
$logfile = "%Pfad%\Categories.log"
$return = @()
$mailboxname = "Postfach 1", "Postfach 2", "Postfach 3"
foreach($mailboxname1 in $mailboxname){
switch($mailboxname1){
{$_ -eq "Postfach 1"}{$global:filename = "%Pfad%\BLUE.txt"}
{$_ -eq "Postfach 2"}{$global:filename = "%Pfad%\GREEN.txt"}
{$_ -eq "Postfach 3"}{$global:filename = "%Pfad%\YELLOW.txt"}
}
$outlook = New-Object -ComObject Outlook.Application
$namespace = $outlook.GetNamespace("MAPI")
$mailbox = $namespace.Stores["$mailboxname1"]
$categories = $mailbox | select -ExpandProperty Categories
$categorienames = $categories | select -ExpandProperty name
$CSVnames = Import-Csv $Filename -Delimiter ";"
$CSVnames2 = $CSVnames.Name
$Comparison = Compare-Object $categorienames $CSVnames2
$Comparison = $Comparison | ? {$_.SideIndicator -like "<="} | select -ExpandProperty InputObject
$Comparison
foreach($deletion in $Comparison){
if($deletion -match "$mailboxname"){
}
ELSE{
$categories.Remove($deletion)
#Write-Host
"Date: $date Category $deletion was not seen in userlist and got deleted" >> $logfile
}
}
$listSeparator = (Get-Culture).TextInfo.ListSeparator
#Import Categories
If ($Import) {
If (Test-Path $Filename -PathType Leaf){
$InputCategories = Import-Csv -Path $Filename -Delimiter $listSeparator
If ($InputCategories) {
ForEach ($InputCategory in $InputCategories) {
#Check differences between Outlook Categories and those to be imported
$diffs = @(Compare-Object -ReferenceObject ($categories | %{$_.Name}) -DifferenceObject $InputCategory.Name -IncludeEqual)
ForEach ($dif in $diffs) {
Switch ($dif.SideIndicator)
{
#Import Outlook Category
"=>" {
$categories.Add($InputCategory.Name, $InputCategory.Color, $InputCategory.ShortCutKey) | Out-Null
#Write-Host
"Date: $date Category '$($InputCategory.Name)' was imported." >> $logfile
}
#Update Outlook Category
"==" {
$Category = $categories.Item($dif.InputObject)
If ($Category.Name -cne $InputCategory.Name) {
$Category.Name = "$($InputCategory.Name)-$(Get-Random)"
$Category.Name = $InputCategory.Name
$message = "Date: $date Category '$($dif.InputObject)' was updated."
} Else {
$message = "Date: $date Category '$($InputCategory.Name)' already exists. Color and Shortcut were updated."
}
$Category.Color = $InputCategory.Color
$Category.ShortcutKey = $InputCategory.ShortcutKey
#Write-Host
$message >> $logfile
}
}
}
}
#Write-Host
"Import completed." >> $logfile
} Else {
#Write-Host
"No Categories were imported. Input file was empty." >> $logfile
}
} Else {
#Write-Host
"Wrong input file was specified." >> $logfile
}
} Else {
#Export Categories
If (Test-Path(Split-Path $Filename -Parent)) {
$Task = $outlook.CreateItem("olTaskItem")
#Show Outlook Categories to be exported
$Task.ShowCategoriesDialog()
If ($Task.Categories) {
$TaskCategories = $Task.Categories -Split "$listSeparator\s"
ForEach ($TaskCategory in $TaskCategories) {
$obj = "" | Select-Object Name, Color, ShortcutKey
$obj.Name = $categories.Item($TaskCategory).Name
$obj.Color = [int]$categories.Item($TaskCategory).Color
$obj.ShortcutKey = [int]$categories.Item($TaskCategory).ShortcutKey
$return += $obj
}
$return | Export-Csv -Path $Filename -Delimiter $listSeparator -Force -noTypeInformation -Encoding UTF8
Write-Host "Selected Categories were exported to '$($Filename)' file."
} Else {
Write-Host "No Categories selected. No Categories were exported."
}
} Else {
Write-Host "Wrong export file was specified."
}
}
}
Ich weiß ... die Scripte könnten weitaus schöner aussehen, aber sie erfüllen Ihren Zweck.
Das Kategorien-Script kam ursprünglich aus dem Technet und ich habe es ein wenig nach Bedarf angepasst.
Und ja es ist viel Aufwand für so ne Kleinigkeit, aber nun ist es automatisiert, also bleibt mehr Zeit zum Kaffee trinken!
Alle Kategorien eines Postfachs per Powershell löschen
