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Exch2016 - Verständnisfrage öffentliche Ordner RRS feed

  • Frage

  • Hallo Forumsgemeinde.

    Ich bin soeben dabei das erste Mal in exchange 2016 mit öffentlichen Ordnern zu arbeiten.

    Grundsätzlich haben die User ein 5GB großes Postfach. Nun soll es aber so sein, dass sog. "allgemein interessante Mails" wie Bestellungen von Kunden, Anfragen etc. für eine gewisse Gruppe gesammelt werden sollen. Dadurch reichen die 5GB nicht aus, sondern es kann schon passieren, dass hier auch 15 oder 20GB zusammenkommen.

    In Exchange 2016 brauche ich für die öffentlichen Ordner ja ein "öffentliches Postfach". Dieses hat jedoch auch nur die 5GB.

    Nun könnte ich die allgemeine Postfachgröße ja z.B. auf 50GB stellen und bereits bei 5GB das Senden verbieten. Damit hätte das öffentliche Postfach dann auch die 50GB.

    was ich nicht verstehe: Man kann ja mehrere öffentliche Postfächer anlegen. Aber wie stelle ich dann ein, dass wenn User A in seinem Outlook einen öffentlichen Ordner erstellt ihm dann das öffentliche Postfach B zugeordnet wird, damit er mir das primäre öffentliche Postfach nicht anfüllt.

    Denn wenn jetzt ein User im Outlook einen öffentlichen Ordner anlegt passiert dies immer mit dem primären öfffentlichen Postfach.

    Sonntag, 27. August 2017 05:50

Antworten

  • Hallo Peter,

    in Ergänzung zu Evgenji:

    Öffentliche Postfächer enthalten neben den Inhalten von Ordnern auch die gesamte Hierarchie aller öffentlichen Ordner (oder anders ausgedrückt: "Die Verzeichnisinformationen der öffentlichen Ordnerstruktur").

    Diese Hierarchie wird zwischen allen öffentlichen Postfächern synchron gehalten.
    In dieser Architektur existiert ein Postfach das als Primäres öffentliches Postfach fungiert. Alle Anderen öffentlichen Postfächer sind vom Type Sekundär.
    In großen Installationen kann man die Benutzerpostfächer so konfigurieren, dass ich beim Abrufen der Hierarchieinformationen eine Lastverteilung bewirken kann (Postfach 1 bis 1000 nutzen Ö-Postfach-1; Postfach 1001 bis 2000 nutzen Ö-Postfach-2; ...). Diese Lastverteilung hat keinen Einfluss auf die Speicherung von Inhalten.

    Der Inhalt eines öffentlichen Ordners wird nur in einem öffentlichen Postfach abgelegt. Erstellt man einen Unterordner (mit Outlook), dann wird der Inhalt dieses Unterordners im gleichen Ö-Postfach gespeichert, wie der übergeordnete Ordner. Ein Verschieben in andere Ö-Postfächer ist nur für Admins möglich.

    Nehmen wir an Du hast zwei speicherhungrige Abteilungen, dann wäre folgendes vorstellbar:

    1 primäres Ö-Postfach, dass den Root Ordner für öffentliche Ordner enthält
    1 sekundäres Ö-Postfach, das den Ordner für Abteilung 1 enthält mit entsprechenden Berechtigungen für Postfächer der Abteilung 1
    1 sekundäres Ö-Postfach, das den Ordner für Abteilung 2 enthält mit entsprechenden Berechtigungen für Postfächer der Abteilung 2

    In welchem Ö-Postfach jetzt Inhalte abgelegt werden steht in der Hierarchie. Alles etwas vereinfacht dargestellt.

    Und ja auch freigegebene Postfächer stellen eine Alternative dar, die ich gerne vorziehe.

    Gruß Malte

    Montag, 28. August 2017 10:06

Alle Antworten

  • Moin,

    erstens, kannst Du alle Quotas auch pro Postfach setzen, nicht unbedingt pro Datenbank. Ich würde in einer wohlgemanagten Umgebung auch dringend dazu raten, aber das nur nebenbei und meine persönliche Meinung.

    zweitens, solltest Du lieber mit einem gemeinsam genutzten Postfach arbeiten und nicht jetzt noch mit öffentlichen Ordnern anfangen, zumindest wenn der Geschäftsprozess dahinter dies ergibt.

    drittens, das Verteilen von öffentlichen Ordnern auf Postfächer geschieht nicht automatisch, sondern obliegt dem Administrator. Man kann jeden einzelnen Ordner oder auch ganze ordnerbäume verschieben, damit gibt es bei Exchange ein Skript. Ich meine (kann's gerade nicht testen), wenn Du einen Ordner verschiebst, werden alle neuen darunter angelegten Ordner im selben Postfach platziert. Vielleicht kannst Du es ja so regeln.


    Evgenij Smirnov

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    Sonntag, 27. August 2017 08:54
  • Da sich ja da nun gerade auch viel Datenmüll und auch endlose Kopien ansammeln bietet sich meiner Meinung nach eher ein AddOn an, dass in der Lage ist, die Mails aus den Postfächern zu extrahieren, in entsprechenden Verzeichnissen zu speichern und ins besonders Dubletten von Dokumenten zu erkennen und zusammen zu fassen.
    Häufig sind die Posfächer mehr mit Dokumenten verstopft, die an viele Teilnehmer gehen, und somit in eigenen Kopien vorliegen. Wer denkt schon daran, Dokumente nur als Link aus einem öffentlichen (Intranet) Ordner zu versenden?
    Der weitere Vorteil ist die Unabhängigkeit von der Postfachstruktur, bessere Indizierung und Sucherfolge, z.T. erheblich geringerer Speicherverbrauch (Dubletten und ggf. Komprimierung), Zusammenfassung von Geschäftsvorfällen über mehrere Mailkonten.

    Für den Outlook-Client gibt es sowas, daher glaube ich auch, dass es dieses ebenso für Firmenlösungen gibt.
    Damit würde sich die Beschränkung der Postfachgröße in Luft auflösen.


    Sonntag, 27. August 2017 10:17
  • Für den Outlook-Client gibt es sowas, daher glaube ich auch, dass es dieses ebenso für Firmenlösungen gibt.
    Damit würde sich die Beschränkung der Postfachgröße in Luft auflösen.

    Klar gibt's das, nennt sich Archivierung. Schäuble ist sogar der Meinung, das allen Unternehmen in Deutschland verordnet zu haben ;-)

    Die Probleme dabei sind zweierlei:

    1. Zugriff mit OWA und mobilen Endgeräten sowie generell Offline-Zugriff. Im Prinzip lösbar, aber fertige Lösungen gibt es bisher nur im Ansatz.
    2. Dort, wo private Nutzung nicht verboten ist (also in den meisten Organisationen) ist eine  Archivierung nur entweder manuell durch die User (also: unzuverlässig) oder anhand einer Positivliste von Kriterien (die jemand ständig pflegen muss) möglich, und die Unschärfe muss wieder durch die User korrigiert werden (also: unzuverlässig).

    Der einzige wirklich funktionierende Ansatz hier ist, jegliche externe und teilweise auch interne geschäftliche Kommunikation über Funktionspostfächer abzuwickeln. Persönliche Postfächer kommunizieren nur intern oder privat, wo erlaubt. Und dann braucht man auch keine zusätzliche Lösung mehr, außer für Schäuble.

    Das Thema "wer verschickt schon Links" versucht Microsoft derzeit mit den Modern Attachments zumindest etwas zu entschärfen. Aber im Prinzip muss, damit das "geschäftsfähig" wird, das Mailsystem für jeden Empfänger einzeln evaluieren, ob er an den Link rankommt oder nicht, und bei externen dann die Datei doch anhängen. An dieser Stelle stellen sich dann wiederum Fragen nach der Integrität der Signatur, Abspeichern in den "gesendeten Objekten" usw. usf.

    Und last but not least: Postfach-Quota ist in den meisten Organisationen ein Politikum und steht oft in einer Reihe mit Parkplatz, Eckbüro und Firmenwagen.


    Evgenij Smirnov

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    Sonntag, 27. August 2017 10:39
  • Die meisten Archivierungslösungen, die ich so mal untersucht habe, arbeiten leider auch nur wieder mit eigenen Datenbankformaten wobei das Filesystem da durchaus ebenso gute Alternativen bietet.
    Zumal letzteres eben auch Zugriffe von Mobilclients u.a. auch z.B. mit den leidlich integrierten Office-Apps inzwischen erleichtert.

    Das Thema können wir sicherlich noch ausführlichst diskutieren ohne zu einer Einigung zu kommen;-).
    Da streiten sich schon ganz andere Kapazitäten.

    Ins besonders, da ja private und geschäftliche Mails z.T. nicht wirklich zu trennen sind ergeben sich da natürlich rechtliche Probleme. Aber wenn ein MA rechtlich verbindliche Vereinbarungen zu Kunden/Lieferanten vereinbaren darf, und seine privaten Mails nicht über seinen privaten Account nutzt, muss sich eben gefalle lassen, dass ich alles archivieren muss um im tatsächlichen Ernstfall (und nur dann) diese Mails gerichtsverwertbar bereitstellen kann.

    Aber das sind ja eigentlich andere Themen.
    Ob ich nun eine Postfach-Lösung oder eine Dateisystem-Lösung verwende ändert ja am Prinzip nichts und hat mit Archivierung eigentlich auch nichts zu tun.
    Es gibt ja schließlich auch Mailprogramme, die sowieso nur dieses können.

    Sonntag, 27. August 2017 13:12
  • Das Thema können wir sicherlich noch ausführlichst diskutieren ohne zu einer Einigung zu kommen;-).
    Da streiten sich schon ganz andere Kapazitäten.

    Ich kann nicht erkennen, dass wir hier einen Dissens haben. Außer dass wir wieder einen Thread zweckentfremdet haben, wo es um eine sehr konkrete Fragestellung ging. Der TO wollte nicht über die Langzeitarchitektur seiner Datenhaltung beraten werden, sondern lediglich über die Eigenarten der "Moder Public Folders" in Exchange 2016.

    Und wer sind "ganz andere Kapazitäten", die sich worüber streiten?


    Evgenij Smirnov

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    Sonntag, 27. August 2017 13:21
  • Danke.

    Ich verstehe es so:

    Wenn ein User im Outlook nun einen öffentlichen Ordner erstellt, muss ich ihn anschließend per Shell Kommando in ein anderes Postfach verschieben. Ob dann der Ersteller dann auch darauf zugreifen kann, muss ich testen.

    Werde das Ergebnis hier dann veröffentlichen.


    Montag, 28. August 2017 07:29
  • Ob dann der Ersteller dann auch darauf zugreifen kann, muss ich testen.

    kann er. Aber testen ist immer am besten :-)

    Evgenij Smirnov

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    Montag, 28. August 2017 07:37
  • Hallo Peter,

    in Ergänzung zu Evgenji:

    Öffentliche Postfächer enthalten neben den Inhalten von Ordnern auch die gesamte Hierarchie aller öffentlichen Ordner (oder anders ausgedrückt: "Die Verzeichnisinformationen der öffentlichen Ordnerstruktur").

    Diese Hierarchie wird zwischen allen öffentlichen Postfächern synchron gehalten.
    In dieser Architektur existiert ein Postfach das als Primäres öffentliches Postfach fungiert. Alle Anderen öffentlichen Postfächer sind vom Type Sekundär.
    In großen Installationen kann man die Benutzerpostfächer so konfigurieren, dass ich beim Abrufen der Hierarchieinformationen eine Lastverteilung bewirken kann (Postfach 1 bis 1000 nutzen Ö-Postfach-1; Postfach 1001 bis 2000 nutzen Ö-Postfach-2; ...). Diese Lastverteilung hat keinen Einfluss auf die Speicherung von Inhalten.

    Der Inhalt eines öffentlichen Ordners wird nur in einem öffentlichen Postfach abgelegt. Erstellt man einen Unterordner (mit Outlook), dann wird der Inhalt dieses Unterordners im gleichen Ö-Postfach gespeichert, wie der übergeordnete Ordner. Ein Verschieben in andere Ö-Postfächer ist nur für Admins möglich.

    Nehmen wir an Du hast zwei speicherhungrige Abteilungen, dann wäre folgendes vorstellbar:

    1 primäres Ö-Postfach, dass den Root Ordner für öffentliche Ordner enthält
    1 sekundäres Ö-Postfach, das den Ordner für Abteilung 1 enthält mit entsprechenden Berechtigungen für Postfächer der Abteilung 1
    1 sekundäres Ö-Postfach, das den Ordner für Abteilung 2 enthält mit entsprechenden Berechtigungen für Postfächer der Abteilung 2

    In welchem Ö-Postfach jetzt Inhalte abgelegt werden steht in der Hierarchie. Alles etwas vereinfacht dargestellt.

    Und ja auch freigegebene Postfächer stellen eine Alternative dar, die ich gerne vorziehe.

    Gruß Malte

    Montag, 28. August 2017 10:06
  • Hallo Malte.

    DAS nenn ich mal eine Erklärung. Vielen Dank. jetzt blicke ich endlich durch.

    Montag, 28. August 2017 10:13
  • Hallo Peter,

    gerne geschrieben. und denke an die Worte von Evgenij Smirnov "Aber testen ist immer am besten :-)" Denn Funktionen zu versprechen, die dann nicht gehalten werden, ist für die Anwender nicht zu verstehen und für Admins einfach doof. :-)

    Lieben Gruß

    Malte 


    Montag, 28. August 2017 21:11
  • Hallo. Ich habe das Ganz nun getestet. - Gott sei Dank.

    Wir haben anscheinend hier eine Sonderstellung. Eine Mailadresse (die office@..) wird in diesem Unternehmen von mehreren Usern genutzt. (Chef, Chefin, Sekretariat).

    Nun habe ich freigegebene Postfächer erstellt und dem office Account die Rechte dafür gegeben.

    Folgendes Phäneomen. Der erste der im Outlook seinen office Account öffnet der hat keine Probleme. Alle anderen haben nur mehr "getrennt" im Status. Entferne ich die freigegebenen Postfächer funktioniert alles problemlos.

    Conclusio: freigegebene Postfächer funktionieren nur, wenn genau 1 User 1 Postfach benutzt. Nutzen 1 Postfach mehrere User - nicht mehr.

    Ob die Nutzung von mehreren Usern sinnvoll ist oder nicht sei mal dahingestellt. Ich wollte schon eien Mailgruppe "office" machen und darunter dann eigene Mailadressen.

    dann würde die freigegebenen Postfächer wieder funktionieren.

    Frage dazu: Kann ich als Absendermailadresse eine Gruppe angeben (und nicht eben die Mailadresse des Users?)

    Mittwoch, 30. August 2017 07:24
  • Moin,

    Du solltest lieber einen neuen Thread starten, da sich das Thema ja kardinal geändert hat.

    Wie die Accounts gestrickt sind, die alle die "office@"-Adresse benutzen, ist aus Deiner Schilderung nicht ganz klar. Das solltest Du vielleicht noch einmal präzisieren.


    Evgenij Smirnov

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    Mittwoch, 30. August 2017 07:34
  • Hallo Evgenij.

    Nun kardinal geändert hat sich das Thema MnM nicht.

    Useraccounts:Auf 3 verchiedenen PC's mit melden sich alle 3 Mitarbeiter beim Outlook mit dem office@.... Account an. d.h. der office@... Account wird somit von 3 Usern gleichzeitig benutzt.

    Hier haben die freigegebenen Postfächer anscheinend ein Problem.

    Besteht die Möglichkeit als Absendeadresse ein Gruppenpostfach anzugeben?

    Mittwoch, 30. August 2017 08:00
  • Besteht die Möglichkeit als Absendeadresse ein Gruppenpostfach anzugeben?

    Du meinst, als Default, ohne dass die User etwas tun müssen? Nein, das geht in Outlook nur mit 3rd Party Add-Ons (EDIT: oder mit einem benutzerdefinierten Formular) und in OWA/ActiveSync gar nicht.

    In Outlook und OWA gibt es einen Drop-Down-Button, wie hier beschrieben: https://www.michev.info/Blog/Post/1430/send-as-send-on-behalf-of-and-permutations

    Die Transport Rules von Exchange erlauben es leider auch nicht, den Absender umzuschreiben, da muss man einen eigenen Transport-Agenten schreiben. Früher haben wir es halt mit einem SMTP Sink gemacht...


    Evgenij Smirnov

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    Mittwoch, 30. August 2017 08:48
  • Hallo.

    Vielen Dank für deine Hilfe. Du hast mir sehr geholfen.

    Mittwoch, 30. August 2017 08:51
  • Moin Peter,

    wichtig ist, das man nicht das Automapping verwendet.

    Ich habe teilweise 25 User auf shared Mailbox laufen.

    Ist das Thema jetzt für dich hinreichend geklärt?

    Falls nicht, bitte ggf. einen neuen Thread erstellen, danke!

    ;)


    Gruß Norbert

    Mittwoch, 30. August 2017 09:57
    Moderator
  • Hallo Norbert.

    d.h. du hast 25 User die mit demselben Exchange Account in ihrem Outlook arbeiten und auch noch freigegebene Postfächer die dieser mehrfach genutze Account nutzt?

    Wenn ja, dann muss es bei mir am Automapping liegen.

    Mittwoch, 30. August 2017 10:13