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Consigli su utilizzo Exchange (online o in sede) per indirizzi mail condivisi e altro

    Question

  • Ciao a tutti.

    Vorrei chiedervi un consiglio abbastanza "generico", sulla possibile implementazione di un server Exchange presso uno studio professionale con circa 8 dipendenti (quindi una situazione piccola)

    Lo scenario è questo: attualmente lo studio utilizza dei classici indirizzi "free" (del tipo @tin.it), configurati su alcuni dei pc client.

    Da tempo però si sente l'esigenza di poter condividere alcune informazioni relative a posta elettronica e calendario. In particolare un indirizzo mail "storico" @tin.it si vorrebbe poterlo condividere tra più utenti, magari con una cartella pubblica dove far confluire le mail provenienti dall'esterno, che verrebbero poi spostate manualmente (su un altra cartella pubblica) nel momento in cui vengono "evase" (viene data risposta alla mail oppure il mittente viene chiamato).

    Inoltre c'è l'esigenza di avere una rubrica comune per lo studio (attualmente gestita con un foglio excel condiviso in rete...) e di avere sia dei calendari personali (consultabili da altri operatori) sia un calendario comune per lo Studio.

    Avevo pensato quindi di implementare una soluzione basata su Exchange. Ho già implementato in passato alcune (poche comunque) soluzioni Exchange - tra l'altro tutte basate su Windows Small Business Server 2003, con esigenze similari a quelle descritte, di cui 3 sono ancora attualmente attive e "in produzione". Ci sono però alcuni aspetti che vorrei chiarire se possibile con il vostro aiuto.

    1) Come è consigliabile gestire l'indirizzo/indirizzi comuni? Li ho sempre gestiti con le public folders, con eventuali diritti di "send as", ma mi chiedevo se ci fosse qualche soluzione migliore e perchè.

    2) Domanda analoga per la rubrica di studio e il calendario di studio, come è meglio gestirli?

    3) Chiaramente per avere una soluzione Exchange andremmo a registrare un dominio di secondo livello del tipo "studiocommercialista.it". Ma è possibile comunque gestire le vecchie caselle @tin.it facendole appunto confluire in public folders (o qualcosa di analogo) e dare la possibilità agli utenti di inviare anche da quegli indirizzi?

    4)Exchange online. Per evitare i costi della licenza exchange + cal aggiuntive + installazione/configurazione ed eventuale hardware dedicato, avevo pensato di sfruttare l'offerta Exchange Online di Office365. Mi chiedevo però se questa avesse particolari limitazioni, soprattutto in merito alle questioni dei primi 3 punti (public folders e vecchi indirizzi esterni al dominio da cui ricevere/inviare).

    Grazie a tutti!

    Thursday, November 15, 2012 10:11 AM

Answers

  • Per i punti 1 e 2:

    http://thoughtsofanidlemind.wordpress.com/2012/01/19/shared-mailbox-or-public-folder/

    Punto 3:

    Puoi creare delle shared mailbox "personali" e scaricare tramite connettore POP3 (da acquistare separatamente rispetto ad Exchange a meno che non prendi SBS 2011 ed usi quello integrato che non è molto apprezzato di solito)

    Punto 4:

    Non ho mai usato Exchange Online, quindi non saprei dirti in generale quali limitazioni avresti, ma riguardo il punto 3 è facile capire che perdi la possibilità di scaricare in pop3 da altri server:

    http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/onlineservicesexchange/thread/79a11a5c-0cab-4c95-925a-f3ccfd5f1f06/

    Se posso:

    1. su Exchange configura solo le cassette col nuovo dominio.
    2. Configura poi le caselle @tin.it per l'inoltro automatico (verifica prima che ci sia questa possibilità).

    Poichè le risposte proverranno sempre dagli indirizzi col nuovo dominio, col tempo la gente si adeguerà e non userà più i vecchi indirizzi, che comunque forwarderanno.

    Ciao,


    Dario Palermo

    Thursday, November 15, 2012 10:48 AM
  • davide_microsoft ci ha detto :

    La soluzione andrebbe bene concettualmente, ma come ti dicevo i vecchi indirizzi fuori dominio sono quasi tutti "pubblici" (del tipo contabilita_studiocommercialista@tin.it), mentre con la configurazione da te consigliata le mail finirebbero nella singola mailbox dove configuro l'account pop3.

    Non è molto ortodosso ma io di solito faccio così:
    Creo un normale utente al quale associo l'indirizzo pubblico.
    Do a tutti gli utenti interessati i permessi necessari su tale casella.
    Nelle impostazioni avanzate della casella dei singoli utenti, aggiungo la casella "pubblica". In questo modo tutti gli utenti vedranno  entrambe le caselle (privata e pubblica), che però rimarranno separate.
    A questo punto puoi scaricare la casella "tin.it" con il connettore POP3 del server o delegare tale operazione ad uno dei client, configurando un'apposita regola.
    Naturalmente il tutto vale per la posta in arrivo sull'indirizzo pubblico. Per l'invio bisogna fare un ragionamento diverso.

    Thursday, November 15, 2012 10:37 PM

All replies

  • Per i punti 1 e 2:

    http://thoughtsofanidlemind.wordpress.com/2012/01/19/shared-mailbox-or-public-folder/

    Punto 3:

    Puoi creare delle shared mailbox "personali" e scaricare tramite connettore POP3 (da acquistare separatamente rispetto ad Exchange a meno che non prendi SBS 2011 ed usi quello integrato che non è molto apprezzato di solito)

    Punto 4:

    Non ho mai usato Exchange Online, quindi non saprei dirti in generale quali limitazioni avresti, ma riguardo il punto 3 è facile capire che perdi la possibilità di scaricare in pop3 da altri server:

    http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/onlineservicesexchange/thread/79a11a5c-0cab-4c95-925a-f3ccfd5f1f06/

    Se posso:

    1. su Exchange configura solo le cassette col nuovo dominio.
    2. Configura poi le caselle @tin.it per l'inoltro automatico (verifica prima che ci sia questa possibilità).

    Poichè le risposte proverranno sempre dagli indirizzi col nuovo dominio, col tempo la gente si adeguerà e non userà più i vecchi indirizzi, che comunque forwarderanno.

    Ciao,


    Dario Palermo

    Thursday, November 15, 2012 10:48 AM
  • Grazie per la risposta Dario.

    Prima di tutto non conoscevo le shared mailbox, probabilmente perchè fino ad Exchange 2003 (che è l'unico che ho implementato finora) non esistevano. Non mi è ancora chiaro quali siano esattamente le differenze tra le public folders e le shared mailbox, ma mi sembra di capire che queste ultime permettano una maggiore integrazione (ad esempio per il calendario). In ogni caso dovrebbero fare al caso mio.

    Mi sono poi informato e sembra che Exchange Online non supporti le public folders ma solo le shared mailbox (che non conoscevo), quindi comunque da questo punto di vista tutto ok.

    Rimane il problema della vecchia/vecchie mailbox non in dominio...e non è un problema di poco conto. A quanto sembra, tin.it non supporta il forwarding su altri indirizzi. Diciamo che forse con un giro assurdo potrei arrivare al risultato: apro N account gmail, che supportano la lettura di altri account pop3 (quindi quello tin.it). Inoltre, le mailbox gmail possono essere forwardate su altri indirizzi e a quel punto le farei confluire nei nuovi indirizzi a dominio...un pò complicato. Forse dovrei prima far registrare il dominio, aspettare qualche mese che come tu hai suggerito la gente si adegui ai nuovi indirizzi, per poi migrare su exchange (online o offline).

    Thursday, November 15, 2012 3:45 PM
  • Una soluzione ponte accettabile potrebbe essere l'utilizzo delle capacità di client pop3 di outlook combinate all'account su exchange.

    1. Metti su il sistema con il nuovo dominio
    2. Sui client configuri gli account exchange
    3. Sui client configuri ANCHE gli account pop3, indicando di archiviare la posta in arrivo nella cassetta postale di exchange

    In questo modo gli utenti riescono ad utilizzare sia la posta vecchia che la nuova, ma col vincolo del download esclusivamente attraverso il client. Sui cellulari, volendo, puoi impostare le due caselle (exchange e pop3), facendo attenzione a non cancellare i messaggi dal server pop3. Tra qualche mesi devi poi solo rimuovere gli account pop3.

    Che ne pensi?

    Ciao,


    Dario Palermo

    Thursday, November 15, 2012 3:58 PM
  • La soluzione andrebbe bene concettualmente, ma come ti dicevo i vecchi indirizzi fuori dominio sono quasi tutti "pubblici" (del tipo contabilita_studiocommercialista@tin.it), mentre con la configurazione da te consigliata le mail finirebbero nella singola mailbox dove configuro l'account pop3.

    Con i vari forward invece potrei già farle finire (forse...) in una public folder che sarebbe poi quello che mi stanno chiedendo.

    In sostanza con la tua proposta (che è comunque una validissima alternativa), per qualche tempo rimarrebbe tutto come è in sostanza attualmente configurato (dove ci sono alcuni singoli client che scaricano con OE le mail in pop3)

    Thursday, November 15, 2012 4:24 PM
  • Per gli "shared account" la soluzione che ti indicavo in effetti non va bene.

    A questo punto bisogna diventare creativi...

    http://rleahy.ca/pop3forwarder/index.html

    Non credo che sia l'unico software del suo genere, ho scelto questo giusto come esempio (mai testato personalmente, tra l'altro).

    La problematica però mi sembra abbastanza comune, il protocollo pop3 è in giro da una vita, io qualche test lo farei.

    Ciao,


    Dario Palermo

    Thursday, November 15, 2012 4:34 PM
  • L'invio naturalmente lo potresti fare configurando l'account smtp di tin.it (disabilitato alla ricezione) su tutte le macchine dove ce n'è bisogno.

    Ciao,


    Dario Palermo

    Thursday, November 15, 2012 4:36 PM
  • davide_microsoft ci ha detto :

    La soluzione andrebbe bene concettualmente, ma come ti dicevo i vecchi indirizzi fuori dominio sono quasi tutti "pubblici" (del tipo contabilita_studiocommercialista@tin.it), mentre con la configurazione da te consigliata le mail finirebbero nella singola mailbox dove configuro l'account pop3.

    Non è molto ortodosso ma io di solito faccio così:
    Creo un normale utente al quale associo l'indirizzo pubblico.
    Do a tutti gli utenti interessati i permessi necessari su tale casella.
    Nelle impostazioni avanzate della casella dei singoli utenti, aggiungo la casella "pubblica". In questo modo tutti gli utenti vedranno  entrambe le caselle (privata e pubblica), che però rimarranno separate.
    A questo punto puoi scaricare la casella "tin.it" con il connettore POP3 del server o delegare tale operazione ad uno dei client, configurando un'apposita regola.
    Naturalmente il tutto vale per la posta in arrivo sull'indirizzo pubblico. Per l'invio bisogna fare un ragionamento diverso.

    Thursday, November 15, 2012 10:37 PM
  • Grazie ancora a Dario per la risposta e anche a Skywalker per il suggerimento, che in realtà direi che si adatterebbe perfettamente alla ns situazione. In realtà il tutto si complica perchè vorremmo proprio utilizzare Exchange Online, per evitare i costi delle licenze, di un nuovo hardware dedicato (il traffico email che ho calcolato non sarebbe possibile farlo sostenere all'attuale macchina) e della manutenzione (è evidente che lo studio non ha nessuno che possa seguire la manutenzione di exchange e io non avrei tempo).

    Devo dire che la soluzione del "pop3 forwarder" è un idea veramente eccezionale a cui non avevo pensato e che sarebbe comunque compatibile con exchange online e facilmente configurabile sull'attuale server senza appesantirlo troppo. Certo il traffico (in termini di dati) sarebbe notevole, dato che sulle caselle tin.it arrivano la bellezza di oltre 500 mail al giorno...però ripeto che mi risolverebbe alla grande il problema "temporaneo" di gestire le caselle tin.it - problema che con il tempo si andrebbe a risolvere con l'utilizzo delle nuove caselle in dominio di secondo livello.

    Ora devo chiarire alcuni aspetti di exchange online ma il problema è che in italia è ancora poco utilizzato e di documentazione sembra che se ne trovi poca...

    Comunque grazie a tutti per ora

    Monday, November 19, 2012 9:38 PM
  • Ciao davide,

    Per chiudere il thread corrente, ricorda di segnare come risposta gli interventi che hanno risposto alla tua domanda iniziale.

    In questo modo aiuterai gli altri utenti a sapere che si tratta di un thread risolto e a trovare la soluzione più velocemente.

    Grazie!


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    Tuesday, November 20, 2012 12:25 PM
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