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Documentos adjuntos en tareas y bibliotecas de documentos RRS feed

  • Pregunta

  • Buen día!, Tengo dos preguntas simples

    1. ¿Como puedo enviar todos los documentos adjuntos en tareas a una sola biblioteca de documentos? ¿Hay alguna forma automática de hacerlo?

    2. ¿Como puedo adjuntar documentos en tareas desde una biblioteca de documentos?

    Son dos preguntas que podrían tener una misma solución, pero dependiendo de las circunstancias se requiere de ambas por separado.

    Gracias

    viernes, 2 de mayo de 2014 22:43

Respuestas

  • Hola Johan,

    A ver te explico un poco un archivo adjunto dentro de una lista de tareas, si lo intentas abrir por un explorador de archivos, conectandote una unidad de red a SharePoint o bien haciendo uso de Designer, lo que ves es que no es más que una carpeta "Atachments" dentro de esta biblioteca. Si la consultas veras carpetas por números estos números son los Id de las elementos que tienen datos adjuntos. Posteriormente si abres cualquiera de estas carpetas visualizas los ficheros adjuntos que tu has dejado alli. 

    Ahora bien esto se puede automatizar tan rápido como coger la carpeta Atachments y pegarla en cualquier otra carpeta, esto se puede hacer de forma manual o mediante PowerShell. Pero de esta forma no tienes ningún metadato del documento. Es eso lo que quieres? Si lo envias a otra biblioteca de documento supongo que te interesará algo de información como por ejemplo a que tarea esta asociado no?

    En el caso de la segunda opción, lo puedes hacer mediante programación.

    Puedes indicarnos el caso de uso que quieres hacer, por ayudarte mejor? Es que tenemos que andar con ojo si pensamos que SharePoint es una base de datos Relacional y quizás un requerimiento base lo podemos solventar de otra forma.

    Cualquier cosa ya nos dices 


    MCPD SharePoint 2010 Mi blog: http://blogs.encamina.com/desarrollandosobresharepoint Twitter: @AdrianDiaz81

    sábado, 3 de mayo de 2014 8:57
  • Hola,

    Entonces el escenario es distinto. lo que necesitas hacer no lo tienes con funcionalidad por defecto de SharePoint, pero lo podrías tener con un poco de desarrollo.  Básicamente, se trataría de crear un manejador de eventos que en el momento en el que se crea la tarea y adjunta un archivo, crea la copia que comentas en la biblioteca de documentos.

    La opción arrastrar de la carpeta de adjuntos no te va a servir para las preguntas que planteas.

    Un saludo


    ------------------------------------------------------------
    Juan Carlos Gonzalez Martin
    MVP de SharePoint Server - Director revista CompartiMOSS:
    http://www.compartimoss.com
    Blog: http://geeks.ms/blogs/jcgonzalez
    Twitter: @jcgm1978
    ------------------------------------------------------------

    sábado, 3 de mayo de 2014 17:14

Todas las respuestas

  • Hola Johan,

    A ver te explico un poco un archivo adjunto dentro de una lista de tareas, si lo intentas abrir por un explorador de archivos, conectandote una unidad de red a SharePoint o bien haciendo uso de Designer, lo que ves es que no es más que una carpeta "Atachments" dentro de esta biblioteca. Si la consultas veras carpetas por números estos números son los Id de las elementos que tienen datos adjuntos. Posteriormente si abres cualquiera de estas carpetas visualizas los ficheros adjuntos que tu has dejado alli. 

    Ahora bien esto se puede automatizar tan rápido como coger la carpeta Atachments y pegarla en cualquier otra carpeta, esto se puede hacer de forma manual o mediante PowerShell. Pero de esta forma no tienes ningún metadato del documento. Es eso lo que quieres? Si lo envias a otra biblioteca de documento supongo que te interesará algo de información como por ejemplo a que tarea esta asociado no?

    En el caso de la segunda opción, lo puedes hacer mediante programación.

    Puedes indicarnos el caso de uso que quieres hacer, por ayudarte mejor? Es que tenemos que andar con ojo si pensamos que SharePoint es una base de datos Relacional y quizás un requerimiento base lo podemos solventar de otra forma.

    Cualquier cosa ya nos dices 


    MCPD SharePoint 2010 Mi blog: http://blogs.encamina.com/desarrollandosobresharepoint Twitter: @AdrianDiaz81

    sábado, 3 de mayo de 2014 8:57
  • Hola,

    Como comenta Adrián para la opción 1 no hay una forma automática por defecto, por lo que tienes que crearte tu mismo lo que necesitas ya sea en la forma de un script PowerShell, un programilla creado con la API de SharePoint o incluso algo más integrado como un Timer Job.

    Para el punto 2, ¿has pensado en utilizar campos de lookup agregados a la lista de tareas y que te permitan vincular la biblioteca de documentos con dicha lista?

    Saludos


    ------------------------------------------------------------
    Juan Carlos Gonzalez Martin
    MVP de SharePoint Server - Director revista CompartiMOSS:
    http://www.compartimoss.com
    Blog: http://geeks.ms/blogs/jcgonzalez
    Twitter: @jcgm1978
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    sábado, 3 de mayo de 2014 9:27
  • Hola

    Efectivamente, quiero poder visualizar los archivos que se encuentran adjuntos en las tareas en una biblioteca de documentos. Cuando completamos una tarea por lo general adjuntamos archivos o imágenes a la tarea, el problema es que si necesitamos archivos antiguos hay que remitirse a la tarea antigua y descargar el archivo. Me gustaría que cuando alguien adjuntara un archivo, automáticamente quedara una copia en la biblioteca de documentos.

    El problema es que tenemos usuarios que están poco o nada familiarizados con el uso de Sharepoint y necesitan visualizar solamente los documentos. Supongo que en esta opción no necesitaría el metadato del documento, solo ir creando una librería a medida que los colaboradores suben documentos a las tareas y los lectores revisan la biblioteca.

    Si hago la opción de arrastrar la carpeta atachments, ¿estos documentos se actualizarían a medida que los colaboradores adjuntan documentos? ¿quedaría la carpeta dentro de una biblioteca de documentos?¿Podría cambiarle el nombre a la carpeta? ¿Cómo hago el procedimiento?.

    Gracias por su ayuda, estoy atento a la repuesta.

    sábado, 3 de mayo de 2014 17:00
  • Hola,

    Entonces el escenario es distinto. lo que necesitas hacer no lo tienes con funcionalidad por defecto de SharePoint, pero lo podrías tener con un poco de desarrollo.  Básicamente, se trataría de crear un manejador de eventos que en el momento en el que se crea la tarea y adjunta un archivo, crea la copia que comentas en la biblioteca de documentos.

    La opción arrastrar de la carpeta de adjuntos no te va a servir para las preguntas que planteas.

    Un saludo


    ------------------------------------------------------------
    Juan Carlos Gonzalez Martin
    MVP de SharePoint Server - Director revista CompartiMOSS:
    http://www.compartimoss.com
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    sábado, 3 de mayo de 2014 17:14