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Remplissage auto de champs RRS feed

  • Question

  • Bonjour,

    je débute sous CRM 2011 et je suis pour le moment bloqué :(

    J'utilise CRM 2011 en ayant importé différentes données depuis un autre logiciel CRM.

    J'ai pour le moment importé des Contacts(personnes), Comptes(entreprises) et Opportunités.
    Les Contacts sont affectés aux Comptes et de même pour les Opportunités.
    J'en suis maintenant à l'import/création d'activités.

    Voici mon problème : lors de la création d'une activité, par exemple un appel téléphonique, l'envoie d'un courrier électronique... etc, je voudrais que lorsque je remplis le champ Destinataire, qui est un Contact que je recherche, le champ Numéro de téléphone (pour un Appel Tel), l'adresse (pour une Lettre) ou le Courrier électronique (pour un mail) se remplisse automatiquement en fonction des informations présentes sur la fiche du Contact.

    Est-ce possible ? Si oui, pourriez-vous m'indiquer la démarche à suivre :)

    2e problème, dans mes fiches Comptes (Entreprises) j'ai renseigné les adresses. Est-ce possible que ces adresses soient renseignés automatiquement aux Contacts qui appartiennent aux Comptes (client/parent) ?

    En vous remerciant d'avance pour votre aide :)

    mercredi 27 novembre 2013 13:21

Réponses

Toutes les réponses

  • Bonjour,

    Vous devez créer des workflows sur les différentes entités d'activités que vous souhaitez importer. Il faut que le champ "Concernant" de l'activité soit rempli pour pouvoir ensuite mettre à jour celle ci avec des données de l’enregistrement concerné :

    • Sélectionnez le champ que vous souhaitez remplir automatiquement
    • Dans l'assistant formulaire à droite, sélectionnez l'entité concerné (par exemple Contact -> Concernant (Contact))
    • Sélectionnez ensuite le champ de téléphone
    • Cliquez sur le bouton Ajouter
    • Cliquez sur le bouton OK
    • Le champ sera donc affecté dynamiquement
    • Publiez la règle de workflow
    • Au prochain import, le numéro de téléphone sera rempli

    

    Il en va de même pour les adresses des contacts. Dans les données de l'assistant formulaire, il faut choisir "Client parent (Compte)" pour obtenir la liste des champs d'adresse du compte.


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    mercredi 27 novembre 2013 15:59
    Modérateur
  • Bonjour,

    je vous remercie pour votre aide.

    J'ai tenté de faire comme vous me l'avez dit, mais je ne comprends pas. Faut-il absolument que le champ "Concernant" soit rempli ?

    Lorsque je ne remplis que le champ Destinataire, avec un contact, il ne m'affecte pas le numéro de téléphone du Contact.

    Je publie bien la règle, mais rien ne m'est affecté à chaque fois. Je dois redémarrer le service ? le serveur ?

    Cela ne marche-t-il que lors d'un import ? Car pour le moment je n'ai testé que des créations d'activités :S

    Edit : Cela fonctionne bien comme vous l'avez dit, c'est-a-dire lorsque je remplis le champs Concernant par le contact. Cependant, n'est-il pas possible de lier avec le champ Destinataire ?
    Par exemple, je crée une activité Appel Telephonique, je remplis le champ Destinataire par un Contact, et le champ Concernant par une Opportunité. Cela n'affecte pas le numéro de téléphone du Contact :(
    Y'a-t-il une solution ?

    • Modifié Jimmy_acco jeudi 28 novembre 2013 15:25
    jeudi 28 novembre 2013 15:05
  • En fait, le champ destinataire est un champ spécial (appelé ActivityPartyList) qui ne permet pas de faire de liaison pour retrouver les éléments du contact. En effet, il stocke des Participants qui pointent vers des Contacts (entre autre). Du coup, on a deux "sauts" pour arriver au contact, donc on ne peut pas atteindre les champs de cette entité.

    C'est pourquoi je vous indiquais le champ Concernant qui, lui, est bien exploitable

    Vous pouvez également faire du développement pour répondre à ce besoin mais ça prend du temps et il faut les connaissances adéquates.


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    jeudi 28 novembre 2013 16:31
    Modérateur
  • Ah très bien. Je ne pense pas me lancer dans le développement haha ! :)

    Autres questions : j'importe donc mes Comptes, Contacts et Opportunités depuis des fichiers .csv que j'ai exporter depuis notre ancien CRM.

    J'ai donc importer les Comptes avec pour règle de détection de doublons, qu'ils aient la même Ville et le même Nom. Donc j'ai des entreprises qui ont le même nom mais ne se trouvent pas dans la même ville => normal donc, ce ne sont pas des doublons. Par exemple j'ai 2 Porter Airlines, dont les villes sont Toronto ou Atlanta.

    Le problème vient lorsque j'importe des contacts, à qui je précise lors du mappage leur client parent qui est le Compte (Entreprise). J'ai des erreurs qui m'indiquent "Une référence de recherche en double a été détectée." Je suppose qu'il ne regarde que le nom de l'entreprise.
    Est-ce possible de lui spécifier de comparer également la Ville du Contact et la ville du Compte lors de l'import ? Car la ville de la Personne permet de savoir à quel agence de l'entreprise elle appartient.
    Par exemple, j'ai Jean Dupond dont la ville est Toronto et je voudrais l'affecter à Porter Airlines dont la ville est également Toronto.

    J'ai le même problème en ce qui concerne l'import d'Opportunités : lors de l'import, je mappe mon champ Entreprise  sur Prospect (Recherche de Compte avec le Nom du Compte), et j'ai un contact dans cette opportunité que je mappe sur Contact(Recherche) en utilisant le nom complet.
    Le problème est que j'ai le même message d'erreur qu'au-dessus, car le CRM recherche le contact dans tous les contacts. Ce que je souhaite est de spécifier au CRM de ne rechercher le contact que les Contacts appartenant à l'entreprise ! Est-ce possible ?

    Voila ca fait beaucoup ^^ En vous remerciant d'avance pour votre aide :)

    vendredi 29 novembre 2013 15:37
  • Bonjour,

    Non, ça n'est pas possible.

    Par contre, vous pouvez créer un champ "technique" supplémentaire dans le compte que vous remplirez grâce à une cellule de votre fichier d'import qui contiendra la concaténation du nom et de la ville.

    Dans les fichiers opportunités et contacts, vous utiliserez la valeur de ce champ technique pour le mappage.

    Dans l'assistant d'importation, modifiez le mappage pour le champ "Client parent" pour qu'il pointe vers le champ technique au lieu du champ "Nom"



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    lundi 2 décembre 2013 11:21
    Modérateur
  • Bonjour,

    désolé de la réponse si tardive ^^' C'est bien ce que j'ai fait avec le mappage d'un champ temporaire et ca a bien fonctionné :)

    Merci de votre aide :)

    Dernière question, j'ai effectué la mise à niveau de CRM 2011 vers CRM 2013.

    J'ai utilisé la clé d'essai mais pour SERVEUR.
    Cependant, je dispose maintenant d'une clé mais pour WORKGROUP !

    Donc lorsque je tente de rentrer la clé finale dans le Gestionnaire de Déploiement, il me dit : "La clé de produit n'est pas compatible avec la version de Microsoft Dynamics CRM installée"

    Dois-je réinstaller CRM obligatoirement ? Je préférerais que ce ne soit pas le cas :/

    En vous remerciant d'avance :)

    mercredi 11 décembre 2013 16:03
  • Je vais vous répondre mais pourriez vous créer un nouveau thread quand la question est différente?

    Vous devez effectivement désinstaller la CRM (mais vous ne perdez pas vos données) et la réinstaller puis associer votre base de données.


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    jeudi 12 décembre 2013 16:23
    Modérateur
  • Bonjour,

    Moi aussi je voudrais faire la meme chose.

    vous pouvez M.Tanguy T de me donner les étape en détaille que tu as suivi pour répondre ce besoin.

    Tanguy T [MVP CRM]

    Merci

    jeudi 7 avril 2016 14:45