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SharePoint 2010 les mails et Outlook RRS feed

  • Discussion générale

  • Introduction

    Ah les mails, on pourrait en écrire des livres entiers. Depuis leur utilisation massive dans l'entreprise, le mails est devenu l'un des principaux moyens de communication, peut-être même plus utilisé que le téléphone. A travers les mails tout circule, de la blague du lundi matin pour démarrer la semaine au contrat super important. Dans un contexte d'entreprise le mail a un très gros défaut, il est personnel. En effet, imaginez le mail super important qui vous arrive le mardi annonçant que la Grèce est ruinée et que, par conséquent, les marchés vont s'effondrer, imaginez l'angoisse quand vous le lirez le lundi suivant parce que vous étiez malade ou en vacance et que personne dans votre société qui traite de la finance n'a pu avoir l'information a temps ; ceci dit c'est votre mail. Avec SharePoint on a la possibilité de repenser une partie des mails et de le rendre collaboratif.

    Incoming Email

    Paramètre

    L'incoming Email est certainement la fonctionnalité qui nous intéressera le plus ici. Dans l'administration centrale de SharePoint>System Settings>Configure Incoming Email Settings :

    Cette partie permet de configurer le « serveur » de mail de SharePoint, même si ce terme est un peu exagéré.

    Document library

    Une fois la fonctionnalité activé dans les sites de la ferme il y a la possibilité de spécifier des adresses mails pour les documents library de SharePoint, dans les documents library settings dans la partie communication l'option Incoming Email :

    On peut spécifier le mail de la liste

    Ainsi que le traitement des emails et des piéce jointes :

    la sécurité

    Un exemple avec ce paramètre :

    Si j'envoie un mail sans pièce jointes à ma liste il n'apparaitra pas si par contre je mets une pièce jointe :

    Le résultat :

    Maintenant si je change deux paramètres :

    Le résultat :

    Le résultat :

    Un répertoire avec le sujet du mail est créé si on l'ouvre :

    Nous avons les documents joints ainsi que le message.

    Discussion List (Forum)

    On peut aller encore plus loin avec les Discussions list :

    Si j'envoie ce mail a une list de discussion :

    Le résultat sera la création d'un thread dans la liste de discussion et la pièce jointe sera en attachement :

    Ici je suis a System Account car il n'y a pas de mapping entre mon email et mon compte utilisateur dans l'AD mais avec un exchange il y aurait le nom de la personne qui a envoyé le mail.

    Si j'envoie une réponse au thread elle apparait en tant que réponse dans le forum :

     

    Outlook

    Document Library

    Outlook sans connexion :

    Dans une « document library SharePoint » on clique sur connecter a Outlook :

    Un lien et une demande de sécurité s'ouvre :

    Si on clique sur Allow, on crée la liaison entre SharePoint et Outlook :

    Suivant la version d'office une deuxième fenêtre peut s'ouvrir :

    On clique alors sur Yes

    La connexion est faite avec Outlook. On a alors les documents de la liste qui apparaissent en liste et prévisualisation dans Outlook.

    Discussion List

    Le cas d'une discussion list (ou forum) permet encore plus d'interaction :

    On clique sur Connect to Outlook ou connecter à Outlook suivant la langue du SharePoint :

    Comme on peut le voir l'icône montre le double sens de synchronisation (Outlook à SharePoint, SharePoint àOutlook)

    Il est possible à partir de ce moment-là de faire un drag and drop d'un mail dans la liste SharePoint :

    Je sélectionne mon mail, ici envoyé par Monsieur George Bernard et possédant une pièce jointe :

    Je fais un drag & drop (Glisser Déplacer) dans ma liste de discussion et mon mail est ajouté à ma liste, ici la vision Outlook :

    Je peux aussi l'ouvrir à partir de SharePoint :

    Si je clique sur le lien :

    Je peux voir les propriétés et les pièces jointes du mail en cliquant sur View Properties :

    Et ouvrir les pièces jointes en cliquant dessus.

    Conclusion

    L'utilisation des Mails et d'Outlook avec SharePoint permet de créé des Mails de Groupe ou des mails de Team, cela permet d'avoir un endroit où les mails sont centralisés et de pouvoir les trier par discussion ou émetteur, mais aussi de les ajouter dans le moteur de recherche de SharePoint et ceux pour tous les membres de l'équipe ou tout ceux qui ont accès à la document library. Pour un client j'ai dû mettre cette fonctionnalité en place, suite à un grave accident, un SharePoint a été mis en place, les avocats, partie tierce et victime envoyé des mails a des adresses comme (servicejuridique@client.com, servicefinancier@client.com, etc… ), les mails allaient directement dans SharePoint classé en forum de discussion ou dans une document library. Cela leur a permis d'avoir des documents disponible de suite a tout le monde et d'éviter la redondance de l'information. Petite précision le SharePoint était un SharePoint Foundation car les fonctionnalités de mails le sont dès la version foundation.


    Xavier VANNESTE
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    • Fusionné Florin Ciuca mardi 15 novembre 2011 09:08 article concours
    • Fractionné Florin Ciuca mardi 15 novembre 2011 11:29 article concours
    samedi 10 septembre 2011 22:03
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