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Sharepoint online filtre avec recherches limit 5000 RRS feed

  • Question

  • Bonjour à tous

    j'ai mis en place une liste de document me permettant de gérer les factures de nos clients avec un workflow envoyant automatiquement les factures par email.

    Cependant ma liste à vite dépassé les 5000 éléments. J'ai donc ajouté un filtre pour ne voir que ceux des 30 derniers jours.

    Le soucis vient lorsque je recherche une facture avant cette date, il me la trouve, mais impossible de voir la ligne dans ma liste, à cause de mon filtre, qui évidemment en mode recherche n'est pas modifiable.

    Existe t'il u moyen pour que la recherche prenne le dessus sur le filtre de la list ?

    Merci d'avance pour tout retour

    jeudi 19 janvier 2017 15:11

Toutes les réponses

  • Bonjour,

    Avez-vous essayé en créant un autre affichage sans filtre ?

    Par ailleurs, vous pouvez faire la recherche à partir du centre de recherches : https://xxxxxxxx.sharepoint.com/search.


    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com

    jeudi 19 janvier 2017 15:20
  • Merci pour ce retour

    J'ai bien tenté de faire un regroupement mais la la liste ne s'affiche plus car elle dépasse 5000

    idem pour la recherche. 

    jeudi 19 janvier 2017 15:30
  • La limitation des 5000 concerne l'affichage, pas le stockage.

    Chez mes clients qui rencontrent ce problème, nous avons créé des affichages différents par exemple par dossier ou par client et avec une pagination maximum de 1000 elements.

    Il est important aussi de filtrer sur des colonnes indexés. Avez-vous un index sur votre critère de filtre ?

    Je suis surpris que le centre de recherche global (https://xxxxxxxx.sharepoint.com/search) vous bloque. C'est inhabituel.


    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com


    jeudi 19 janvier 2017 15:42
  • En soit je ne suis pas bloqué, je peux afficher mon fichier, je peux rechercher des fichiers plus ancien mais ce que je souhaite c'est pouvoir afficher des fichiers depuis la recherche antérieur à mon filtre.

    Je vous donne un exemple.

    J'ai un filtre sur 60 jours. il n'affiche donc que mes fichiers entre aujourd'hui et 60 jours.

    Si je fais une recherche d'un fichier plus ancien, il me le trouve, je peux l'ouvrir depuis la recherche, mais si je fais plus de résultat pour le voir dans la liste avec les champs associés il ne le trouve pas, en revanche pas de soucis si le fichier recherche date < 60 jours.

    j'ai besoin de voir la ligne complète et pas que le fichier car derrière je génère un autre workflow qui permet de renvoyer le mail si nécessaire.

    Oui mes colonnes filtrées sont bien indexées.


    • Modifié ehermouet jeudi 19 janvier 2017 15:46
    jeudi 19 janvier 2017 15:45
  • Voici un exemple

    Ce fichier date d'octobre 2015 et donc dépasse les 60 jours de mon filtre.

    voici le résultat

    jeudi 19 janvier 2017 15:50
  • Dans ce cas, l'idée est de trouver d'autres affichages où le nombre affiché sera inférieur à 5000, comme par exemple, par clients (?).

    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com

    jeudi 19 janvier 2017 15:50
  • Le soucis c'est que nous avons près de 7000 clients actifs... donc au delà du filtre.

    J'ai bien tenté par regroupement du commercial mais cela ne fonctionne pas avec les regroupements.


    • Modifié ehermouet jeudi 19 janvier 2017 15:53
    jeudi 19 janvier 2017 15:52
  • Ca c'est ok. Avez-vous le même résultat avec la recherche globale ?

    Vous tapez https://xxxxxxxx.sharepoint.com/search (en remplacant xxxx par le nom de votre tenant) et vous faites la même recherche.


    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com

    jeudi 19 janvier 2017 15:56
  • Oui

    si je fais Afficher la Bibliothèque je retombe sur mon soucis.


    • Modifié ehermouet jeudi 19 janvier 2017 15:58
    jeudi 19 janvier 2017 15:58
  • Pas tout à fait, il me manque l'option workflow et c'est la plus importante :)

    jeudi 19 janvier 2017 16:05
  • Dans ce cas, il reste la solution d'avoir une bibliothèque par année (par exemple) et de déplacer les anciens documents dans ces bibliothèques.

    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com

    jeudi 19 janvier 2017 17:59
  • Bonjour

    Merci pour ce retour

    J'y ai bien pensé mais je fais 5000 factures en moins de 60 jours... c'est vraiment la galère cette limitation

    vendredi 20 janvier 2017 09:02
  • Dans ce cas, vous pouvez activer la fonctionnalité de sites

    Organisateur de contenu

    et demandez à créer automatiquement un dossier pour chaque valeur unique d’une propriété.

    Autrement dit, un fichier serait stocké dans son dossier, il n'y aurait plus de problèmes d'affichage.


    Claude Couderc Consultant IIS, SharePoint, Exchange http://coudr.com


    vendredi 20 janvier 2017 09:16
  • Merci pour ce retour

    Et est il possible de créer un dossier par mois ? ou quelque chose de moins contraignant que par fichier ?

    jeudi 2 mars 2017 14:55
  • Bonjour

    J'ai essayé, dans une autre liste de faire un dossier par service... afin de limiter à chaque dossier la visualisation à moins de 5000 éléments. Cependant c'est sur la Bibliothèque que cela compte et non sur chaque sous dossier. Il semble donc que la solution 'organisateur de contenu" ne fonctionnera pas ?

    Est-ce exacte ?

    jeudi 23 mars 2017 14:03