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Outlook 2010: salvare (e reimportare) impostazioni, visualizzazioni e categorie RRS feed

  • Domanda

  • Ciao a tutti.

    Nella nostra organizzazione SBS 2008 (che seppur piccola comprende 2 società e 1 associazione) stiamo utilizzando Business Contact Manager e Outlook 2010 su Windows 7 (tutto 64bit) per gestire prenotazioni e gestione allievi/utenti di una scuola di musica e sala prove.

    A parte il fatto che ovviamente i 2 software nascono con altri scopi, adattandoci siamo riusciti ad ottenere buoni risultati in questo modo:

    1. uso diversi calendari condivisi da un account padre verso vari account figlio (parliamo di account di AD/Exchange 2007)

    2. nella visualizzazione Calendario ho personalizzato (e salvato con nome) la visualizzazione appunto partendo dal template anteprima di outlook e, utilizzando la formattazione condizionale, riesco a far si che una prenotazione (leggi -->appuntamento) cambi colore in funzione di ciò che scrivo nel campo LUOGO. Abbiamo ad esempio PRENOTAZIONE verde, LEZIONE arancio, etc...

    3. Oltre alla formattazione condizionale per colorare gli appuntamenti uso anche le CATEGORIE di Outlook personalizzandole ad hoc tipo: disdetta, verificare tessera, etc...

    4. le stesse categorie di Outlook le uso per caratterizzare i record di BCM tipo (riferito agli utenti della struttura): non in regola, dati mancanti, etc...

    N.B. Le CATEGORIE del punto 3 e 4 fanno parte dello stesso elenco CATEGORIE di Outlook.

    5. Nelle opzioni cambio qualche cosetta qua e la, dal colore dell'interfaccia ai promemoria automatici, alle festività etc...

    La domanda da un milione di dollari è la seguente (so che già l'immaginate):

    Non c'è un modo per evitare di dover rifare TUTTI gli step ogni volta per OGNI USER?!

    Ogni volta devo

    RI-condividere 7 calendari

    RI-creare le categorie su Outlook (che ATTENZIONE rimangono nel db di BCM ma, se non sono presenti in outlook, ovviamente non le trova e le segna come MANCANTI in bianco)

    RI-personalizzare la visualizzazione calendario con le regole di formattazione condizionale

    RI-applicare le opzioni di Outlook (promemoria automatici etc...)

    Anche la soluzione a uno solo di questi punti mi renderebbe felice!

    Spero che il tutto sia comprensibile, consapevole del fatto che l'uso che faccio dei 2 prodotti è quasi una curvatura dello spazio/tempo!

    Grazie, un saluto.

    Lorenzo

    mercoledì 19 gennaio 2011 22:17

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