SEGNALAZIONE IN QUESTO REPARTO.
Porcia (PN), 13/07/2017
Buongiorno a tutti coloro che leggeranno questo messaggio.
L'anomalia in sintesi:
Riscontriamo frequentemente una anomalia sulla gestione della memorizzazione delle
email, e anche di cartelle create, per la quale una o più email e/o cartelle create
dall'utenza risultano essere presenti solo nella macchina dell'utente e non sul server mail.
Spiegazione dell'infrastruttura:
Il server email è di tipo virtual machine in ambito VMware, installato e gestito in sede della società,
La macchina fisica con VMWare contiene SOLO il MailServer virtualizzato.
Gestisce gli account in formato IMAP.
Il sistema operativo è un Debian (Linux)
Il motore è Dovecot + Postfix
I client email usati sono molteplici Outlook 2010 / Outlook 2013 / Outlook 2016 e Mozzilla Thunderbird
nonché Mail di Apple (ios) - oltre alle postazioni **** esiste anche una 'flotta' di dispositivi mobili
e connessi che utilizzano Microsoft / Android / iOS - insomma un po' di tutto.
L'integrità del server è certa e verificata.
Come usiamo la posta:
Il sottoscritto che vi scrive ha un account email ufficiale nominativo ed un account dipartimentale legato
al servizio svolto; per capirsi l'account personale è *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy *** mentre il dipartimentale è *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy ***
ed entrambe gli account sono gestiti sulla stessa postazione di lavoro.
Tutti e due gli account hanno le classiche cartelle di sistema previste più una serie di cartelle più o meno stratificate
per argomento che necessita d'esser gestito. In buona sostanza le cartelle del mail server fungono da archivio
documentale e talvolta da archivio cronologico del traffico intercorso.
Se ricevo una email al mio account *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy ***, e questa email è degna di essere archiviata per un argomento
dipartimentale viene eseguita una operazione di drag&drop all'interno della specifica cartella per argomento
collocata nell'account *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy *** - questo per poter ricondurre una corrispondenza personale nell'ambito
di un argomento dipartimentale.
Fino ad oggi e praticamente da almeno 10 anni abbiamo adottato questo metodo operativo.
Ovviamente l'account dipartimentale *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy *** non sviluppa traffico email in partenza, quello è demandato
all'account personale.
L'account dipartimentale è condiviso tra più utenti questo al fine di poter ricostruire il traffico email personale intercorso
nell'ambito di un particolare argomento dipartimentale. In pratica in ambito IT operano due persone (io ed una seconda)
entrambi riceviamo email riguardanti un argomento ed entrambi eseguiamo questo drag&drop di dette email
all'interno dell'account dipartimentale al fine di archiviarle. Accedendo entrambi a questo account dipartimentale possiamo
ricostruire la cronologia del traffico email indipendentemente.
L'ho fatta lunga ma se non si capisce questo semplice meccanismo non si riesce a capire il seguito.
Cosa succede:
Per effetto che questo account dipartimentale è sincronizzato su più postazioni, diventa facile capire se una email
è stata salvata dall'operatore A o dall'operatore B; tutti e due gli operatori accedendo all'account dipartimentale
possono capire come evolve l'interscambio 'epistolare'.
E qui ci siamo accorti del 'baco'.
L'operatore 'A' che usa Outlook 2010 ha scoperto che l'operatore 'B' che usa Outlook 2016 non ha archiviato una
corrispondenza piuttosto importante; l'operatore 'B' ha invece ribadito all'operatore 'A' che la email lui l'ha regolarmente
archiviata nell'account dipartimentale.
Andando a fondo ho scoperto che effettivamente questo era VERO ma di fatto la email è archiviata nella cartella
dipartimentale ma SOLO dell'operatore 'B'. La email in pratica esiste solo nella sua macchina all'interno del file .OST
di Outlook 2016 e sul server non è mai stata riportata. E di conseguenza l'operatore 'A' non la trova sincronizzata
nel suo Outlook 2010 dentro l'account dipartimentale.
Ma fosse solo questo il problema......
Andando a fondo abbiamo anche scoperto che l'utente 'B' con Outlook 2016 nell'account dipartimentale non ha
presente una cartella che esiste sul server, eseguendo una query sul server IMAP la cartella si vede e risulta 'sottoscritta';
abbiamo provato a disiscriverla ed a re-iscriverla l'operazione risulta riuscita ma la cartella nell'ambito della vista a radice
non si presenta.
Rinominando il file .OST di Outlook e riaprendo il client mail Outlook 2016 il file .OST viene ricreato da zero e la
cartella appare tra le cartelle dell'account dipartimentale.
Conclusioni:
Questo difetto non si puo' notare se un utente usa un solo account email, in quanto lui vede tutte le email
sulla sua postazione (sono sue e solo sue). Con questo metodo di archiviazione 'trasversale' il difetto emerge
in modo quasi naturale evidenziandosi come sopra descritto.
Segnalo anche che ho rilevato altri due particolarità in ambito client Outlook 2013 e 2016 che sono le seguenti.
1) ad un drag&drop di una email da account personale ad un account dipartimentale la email nella cartella
di destinazione appare per qualche secondo e poi sparisce e non si vede più.
verificando a fondo invece risulta presente sul server IMAP.
La cosa che lascia sconcertati è che questi eventi non avvengono in modo sistematico la in modo occasionale
e francamente non ho più idea di dove andare a cercare una soluzione a questo 'rebus'.
Notare bene che con i client Thunderbird ed Mail Apple questi eventi non si verificano MAI.
Richiesta:
Chiedo gentilmente se qualcuno puo' darmi una mano a trovare una soluzione o qualche indicazione operativa
per eseguire qualche test al fine di risolvere questo fastidioso problema.
Grazie
Cordiali saluti
Alfio Mellina
Oesse srl
