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Raccogliere, categorizzare e condividere con colleghi le info in/out da email: come? RRS feed

  • Domanda

  • Ciao a tutti, spero di trovare aiuto, spero di riuscire a spiegarmi:

    utilizzo continuamente outlook 2007 per lavoro: ricevo e inoltro continuamente email a clienti e fornitori per questo ho la necessità di trovare un sistema veloce efficiente e sicuro che mi permetta di:

    spulciare

    raccogliere

    suddividere per categoria

    e condividere con i colleghi

    tutte le informazioni e le segnalazioni che invio e ricevo.

    Detta così sembra anche semplice, ma facciamo un esempio di come lavoro oggi e vediamo se è possibile migliorare.

    - Ricevo richiesta di offerta da *** L'indirizzo di posta elettronica viene rimosso per motivi di privacy *** : solitamente la richiesta è incompleta di dati quindi prima assegno alla sua email un numero progressivo di offerta aggiungendo #123456# a inizio suo oggetto => #123456#Richiesta info da Mario, poi categorizzo la sua email come (colore Rosso-Offerte) così riesco a raccogliere in una cartella tutte le offerte da seguire, quindi rispondo chiedendo le altre info mancanti => R: #123456#Richiesta info da Mario (faccio così perché in futuro potrò cercare tutte le email che contengono #123456#).

    - Seguiranno altre email di scambio (1 o 2 non bastano mai per capirsi), a tutte quelle in arrivo o uscita aggiungerò #123456#.

    - Se il cliente mi chiamasse al telefono per darmi risposte telefoniche ... sarà mia premura autospedirmi una email di riassunto contrassegnata sempre con #123456#.

    - Anche a tutte le email che manderò ai fornitori e che riceverò da essi,  #123456# all'oggetto.

    - Potrebbe capitare che lo stesso cliente o un collega mi contatti per ricevere una offerta diversa, in tal caso assegnerò alla richiesta un nuovo numero  progressivo di offerta #123457#.

    - Se un collega del cliente aggiungesse o chiedesse notizie in merito alla prima richiesta, andrò a identificare le varie email sempre con #123456# : questo mi permetterà di ricercare tutti gli scambi email relativi a una determinata offerta.

    Una volta definito tutto o quasi, inviato offerta, discussa e conclusa la chiusura d'ordine, creerò un nuovo numero di commessa es. 550/17/1 se si tratta di una sola macchina oppure 550/17/2  550/17/3  550/17/4 ... se si tratta di più macchine, a questo punto dovrò aver riassunto e passato tutte le info raccolte e discusse in fase di offerta nella conferma d'ordine, semplificando così il lavoro a chi viene dopo di mè, MA RIMANENDO SEMPRE ALCUNI PUNTI INDEFINITI (il colore lo decidiamo più avanti a fine mese oppure la misura "Y" è legata a un componente che il cliente riceverà solo tra 2 settimane, ecc) che andranno definiti successivamente sempre via email: anche tutte queste informazioni nuove o anche cambiamenti richiesti dal cliente in corso d'opera dovranno essere raccolti (con lo stesso metodo di prima #...#) ma anche condivisi con chi ha iniziato la produzione ...

    Questo ultimo problema viene affrontato semplicemente girando le varie email a chi di dovere, ma purtroppo in questo modo si genera più confusione che altro, inoltre diventa difficile tenere traccia e ricordare quali messaggi sono stati girati ai colleghi e quali persi o dimenticati :(

    Mi chiedevo quindi se esistesse un metodo o un plugin o un software o qualcosa che possa aiutarmi in tutte queste fasi.

    Rimango in attesa dei vostri cortesi suggerimenti

    ^__^ Reggio


    Grazie, Reggio

    sabato 3 giugno 2017 07:11