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Exchange Server 2010 - Outlook RRS feed

  • Domanda

  • Buongiorno.

    Avrei 3 quesiti da porre e vi sarei grato se potreste aiutarmi a trovare una soluzione.

    In azienda abbiamo Exchange Server 2010 e vi sono dei piccoli aggiustamenti che vorremmo apportare per Outlook.

    1) Premessa: Un utente (xxx@yyy.com) nella propria casella e-mail ha diversi account da cui può inviare e sul quale ricevere e.mail.

    Abbiamo creato per un account singolo (fabio@yyy.com) una cartella "notifica di lettura" che attraverso una regola funziona correttamente. Il problema è che in questa cartella giungono le notifiche di lettura di tutte le email che vengono inviate a diversi account (info@yyy.com e tecnico@yyy.com) che gestisce lo stesso utente. Il questito è: è possibile avere per ogni singolo account una singola cartella notifica di lettura?

    2) Premessa uguale a quella precedente (un utente con più account). Vorrei che quando si procede alla risposta di una email, il mittente sia per default uno specifico account. Cerco di spiegarmi meglio: io ho il mio account principale che è ad es. fabio@yyy.com; inoltre ho altri 2 account che posso gestire dal mio utente che sono info@yyy.com e tecnico@yyy.com. Io vorrei che quando mi giungono delle e-mail sugli account info e tecnico, quando clicco su rispondi, per default il mittente della email dev'essere sempre fabio@xxx.com

    3)  Si fa riferimento alla rubrica contatti. Premettendo che nella rubrica ho quasi un migligaio di contatti.
    Quando premo nel campo destinatario (A) un tasto (es. F) non mi appare  l'elenco di tutti i contatti presenti in rubrica che iniziano per F ma solo alcuni...pochissimi. Può essere impostato qualcosa?

    Grazie per le risposte che potranno aiutarmi a risolvere quanto sopra detto,

    Saluti

    Fabio

    martedì 4 settembre 2012 08:31

Risposte

  • 1) c'è una regola apposita per le notifiche di lettura. E le regole vanno create nelle singole cassette: accedi tramite OWA ai vari account e su ognuno imposti la regola. La cartella di destinazione deve essere interna alla cassetta di posta su cui imposti la regola, ossia non puoi spostare con la regola le email da una cassetta (diciamo una delle secondarie) all'altra (diciamo la tua primaria.

    2) se ho capito bene, vuoi ricevere su varie email e inviare da una sola email... Io utilizzerei (anzi, utilizzo, visto che faccio attualmente così per il mio account aziendale!) una singola cassetta postale con più indirizzi mail assegnati e delle semplici regole per spostare i messaggi inviati alle mail secondarie nelle rispettive sottocartelle di posta in arrivo. Quando invii, tutte le email partono dalla tua email principale.

    3) Ok

    4) Scusami, intendi i contatti ricavati dalle email inviate dalla shared mailbox o proprio da tutte le vostre cassette?

    Ciao,


    Dario Palermo

    • Contrassegnato come risposta Anca Popa martedì 28 maggio 2013 14:15
    martedì 11 settembre 2012 09:48
  • Quindi già avete una public folder contente i contatti? Vuoi semplicemente che quella cartella di contatti sia la predefinita, ossia che sia quella che si apre quando apri la rubrica e sia quella dove vengono cercati gli elementi?

    Questo si può fare operando su Outlook:

    1) aggiungi la cartella contatti dalle public folder ai preferiti

    2) apri Rubrica

    3) in Rubrica, vai su Strumenti e poi Opzioni

    4) Setta Personalizzato e metti al primo posto la cartella contatti che stai nelle PF usando i tasti su e giù messi sulla destra

    5) Nel menù a tendina in basso setta ancora la cartella contatti che sta nelle PF

    Ti link una pagina dove c'è qualche immagine a supporto (è una procedura diversa, usa le immagini come riferimento generale su dove devi operare):

    http://msmvps.com/blogs/jeffloucks/archive/2009/12/21/outlook-2010-how-to-change-your-default-contacts-address-book.aspx

    Ribadisco che non aggiungerei automaticamente i contatti alla rubrica condivisa, per evitare il caos totale. Meglio aggiungere i contatti editandone manualmente i campi, così da inserire abbastanza info da rendere fruibile la rubrica.

    Ciao,


    Dario Palermo

    • Contrassegnato come risposta Anca Popa martedì 28 maggio 2013 14:15
    giovedì 13 settembre 2012 14:53

Tutte le risposte

  • Per i ounti 1 e 2, non mi è chiara una cosa: quando parli di account multipli, cosa intendi? Outlook come è collegato a questi account "multipli"?

    Per il punto 3, nella finestra di selezione destinatari, accanto al campo dove vai ad inserire come da tuo esempio la lettera (F), sotto la scritta "Rubrica" c'è selezionato "Elenco indirizzi globale - fabio@yyy.com"?

    Insomma, hai verificato che la ricerca la fai nella GAL?

    Ciao,


    Dario Palermo

    martedì 4 settembre 2012 10:08
  • Ciao,

    per i punti 1 e 2 in sostanza: su un'unica pagina outlook, gestisco 4 indirizzi e-mail (account...non so se la terminologia che uso è corretta o meno): il mio personale, e poi altri (info, etc.). ognuno ha la propria posta in arrivo, inviata, etc. Quando clicco su Nuovo messaggio, mi seleziono il mittente con in quale scrivere.

    Per il punto 3 è selezionato ciò che mi dicevi...ma il problema persiste.

    Ciao
    martedì 4 settembre 2012 12:44
  • Punti 1 e 2

    hai quindi creato 4 distinti utenti, esatto? Come hai collegato Outlook a tutti e 4? Hai mica fatto 4 account IMAP/POP3? Oppure hai, più correttamente, dato i permessi sulle 3 cassette postali aggiuntive all'utente principale e creato un solo account Exchange su Outlook?

    Punto 3

    Forza l'aggiornamento della GAL dalla console di Exchange:

    http://www.mockbox.net/exchange-2010/370-exchange-2010-how-to-force-address-book-updates

    e successivamente (aspetta però un minimo di tempo, dipende da quanto è grossa la tua GAL), forza l'aggiornamento anche su Outlook:

    http://www.depts.ttu.edu/ithelpcentral/solutions/email/outlook2010/update_gal.php

    Ciao,


    Dario Palermo

    • Proposto come risposta Anca Popa lunedì 10 settembre 2012 10:06
    martedì 4 settembre 2012 13:44
  • Perdonami, dimenticavo... per il punto 3 se puoi fai anche una verifica accedendo tramite OWA e provando a scrivere un messaggio da lì.

    Ciao,


    Dario Palermo

    martedì 4 settembre 2012 13:50
  • Ciao,

    Si per 1 e 2 sono stati dati i permessi sulla cassetta postale.

    Per il punto 3 penso di aver risolto.

    ciao

    giovedì 6 settembre 2012 09:37
  • Punto 1 - come e dove è fatta la regola?

    Punto 2 - Non puoi. Inoltre... il messaggio di risposta in quale cassetta vuoi che venga memorizzato? Magari se chiarisci meglio le modalità di utilizzo di queste cassette "secondarie" (sono condivise, ad uso esclusivo, hai necessità di tenere la posta di queste separate da quella dell'account principale, etc.) ti posso proporre una diversa soluzione di gestione che soddisfi i tuoi requisiti operativi.

    Punto 3 - Hai risolto con la soluzione che ti ho proposto o in altro modo? Sarebbe bene chiarirlo a beneficio di altri che dovessero avere il tuo stesso problema

    Ciao,


    Dario Palermo

    giovedì 6 settembre 2012 09:52
  • Ciao Fabio,

    Non abbiamo ricevuto alcun aggiornamento e mi chiedevo se possiamo aiutarti ulteriormente o se il problema è stato risolto.
    Se così fosse ti saremmo grati di condividere il tuo feedback in questo spazio, ricordandoti che altri membri della community potrebbero riscontrare comportamenti simili.

    Grazie in anticipo,

    Anca Popa Follow ForumTechNetIt on Twitter

    Microsoft offre questo servizio gratuitamente, per aiutare gli utenti e aumentare il database dei prodotti e delle tecnologie. Il contenuto viene fornito “così come è” e non comporta alcuna responsabilità da parte dell'azienda. 

    lunedì 10 settembre 2012 10:06
  • Salve Dario,

    riporto le risposte fornitemi dal nostro responsabile it.

    Punto 1)

    Gli utenti delle poste elettroniche sono state create in active directory solo per agganciarci le cassette postali di riferimento.La regola creata per la notifiche di lettura, è stata creata in outlook inizialmente per l’utente principale.

    L'utente ha il diritto di accesso alle altre caselle, ma nel momento che creo la regola in outlook  per le altre cassette postali il sistema si comporta in modo anomalo.

    La regola che ho fatto è così composta: quando arriva una mail al destinatario con indirizzo “pippo” e come oggetto: “letto:” me la deve spostare in notifiche di lettura e assegnargli già letta.

    Punto2) Il messaggio di risposta me lo trovo in Posta inviata della cassetta "secondaria" (in questo caso Info). Sono cassette ad uso esclusivo e servono per evitare che in un'unica cassetta, ad es. Posta inviata o posta in arrivo, mi giungono email ricevute su tutti gli account che gestisco (info, principale, amministrazione, etc.).

    Punto 3) penso di aver risolto alleggerendo il database mail.

    Il problema della rubrica secondo me era dovuto all’archivio  troppo grande per gestire correttamente il database mail. Il file che ne è uscito pesa 28GB.

    Ne approfitto della disponibilità e competenza per porre un ulteriore quesito:

    4) al momento di inviare un messaggio di posta ad un nuovo destinatario non presente nella mia rubrica, in automatico mi trovo questo nuovo contatto nella cartella "contatti suggeriti".

    Tuttavia, avendo con i miei colleghi una cartella di posta condivisa, vorremmo che i contatti andassero in automatico nella cartella condivisa, cosi che tutti i nuovi destinatari che si vanno ad aggiungere siano visibili per tutti.

    grazie

    fabio

    martedì 11 settembre 2012 08:33
  • 1) c'è una regola apposita per le notifiche di lettura. E le regole vanno create nelle singole cassette: accedi tramite OWA ai vari account e su ognuno imposti la regola. La cartella di destinazione deve essere interna alla cassetta di posta su cui imposti la regola, ossia non puoi spostare con la regola le email da una cassetta (diciamo una delle secondarie) all'altra (diciamo la tua primaria.

    2) se ho capito bene, vuoi ricevere su varie email e inviare da una sola email... Io utilizzerei (anzi, utilizzo, visto che faccio attualmente così per il mio account aziendale!) una singola cassetta postale con più indirizzi mail assegnati e delle semplici regole per spostare i messaggi inviati alle mail secondarie nelle rispettive sottocartelle di posta in arrivo. Quando invii, tutte le email partono dalla tua email principale.

    3) Ok

    4) Scusami, intendi i contatti ricavati dalle email inviate dalla shared mailbox o proprio da tutte le vostre cassette?

    Ciao,


    Dario Palermo

    • Contrassegnato come risposta Anca Popa martedì 28 maggio 2013 14:15
    martedì 11 settembre 2012 09:48
  • Ok Dario, giro le tue risposte ai quesiti 1 e 2 al nostro it e ti aggiorno.

    per il punto 3 (rubrica) ho cantato vittoria troppo presto: i contatti della rubrica a differenza di prima li visualizzo correttamente se premo le lettere...il problema che li visualizzo fino alla lettera G.

    Mi spiego meglio: nell'inviare una mail nel campo destinatario A.. se clicclo una lettera dalla A alla G in automatico a tendina mi escono i contatti memorizzati in rubrica. Dalla G in poi ciò non accade.

    4) intendo i contatti ricavati dalle mail inviate da tutte le cassette.

    ciao

    martedì 11 settembre 2012 10:15
  • Salve Dario, sempre relativamente al punto 4 volevo chiedere quanto segue:

    per far si che i contatti della rubrica, al momento di un invio di una mail, escano a tendina e siano disponibili, per memorizzarli facciamo una procedura: facciamo un invio di una mail con oggetto: memorizza mail ed inviata in copia carbone a tutti gli indirizzi della rubrica.

    E' corretta questa procedura?

    Saluti

    Fabio

    mercoledì 12 settembre 2012 09:05
  • Onestamente non mi è del tutto chiara la procedura che suggerisci... meglio chiarire l'obiettivo: vuoi che tutti trovino in un elenco i contatti aggiunti automaticamente al primo invio di posta verso di essi, effettuato da qualsiasi utente.

    Esempio: Pippo scrive una mail a pincopallo@fantasia.inv e Paperiro, apre un elenco contatti (ad esempio clicca su "A:" durante l'invio di una mail e sceglie l'elenco "Contatti Automatici") e ci trova dentro pincopallo@fantasia.inv.

    Se così è, quale sarebbe l'utilità di tutto questo? Mentre per Pippo un indirizzo email (da solo, senza ulteriori dettagli) può essere indicativo dell'identità del proprietario, magari per Paperino non lo è affatto.

    Gli stessi sviluppatori hanno fatto ben attenzione a creare un archivio contatti separato da quello standard dove andare a mettere gli elementi ricavati automaticamente dalle email... ed infatti se vedo tra i contatti che ho io tra i suggeriti ce ne sono certi che chi se li ricorda più chi sono! Se me li ritrovassi mischiati ai miei contatti impazzirei!

    Siamo in pratica quasi all'elenco telefonico senza nomi e cognomi, se mi permetti...

    Io gestirei la cosa in maniera diversa, ad esempio con una public folder, shared mailbox con i contatti condivisi, un elenco sharepoint, un "moderatore" che viene incaricato di aggiungere contatti in AD (e quindi nella GAL e, volendo, in Address List specifiche).

    Sull'ultima si potrebbe anche pensare ad un sistema automatizzato o semi automatizzato:

    1) gli utenti inviano la lista contatti da aggiungere in un formato predeterminato

    2 opzionale) un moderatore approva i messaggi degli utenti

    3) un sistema automatico scarica gli allegati delle mail ricevute e fa un caricamento massivo di contatti in AD

    Naturalmente dei contatti aggiunti andrebbero richiesti nome, cognome, società, etc. di modo da rendere fruibile l'elenco.

    fammi sapere

    Ciao,


    Dario Palermo


    • Modificato Dario Palermo mercoledì 12 settembre 2012 13:00 Aggiunta informazioni
    mercoledì 12 settembre 2012 12:57
  • Ciao Dario,

    grazie per la tua risposta ben dettagliata e precisa. Provo a spiegarti (per il punto sulla rubrica) quello che in realtà accade nell'azienda in cui mi trovo ed il bisogno di cui necessitiamo, al fine di avere un tuo parere sulla possibilità o meno di avere ciò che abbiamo in mente.

    Siamo 6 operatori con una postazione pc ciascuna. Accediamo tramite server in desktop remoto con Exchange Server 2010. Relativamente alla rubrica di Outlook noi operatori condividiamo tutti i contatti grazie alla creazione di una cartella pubblica creata sotto exchange.

    L'obiettivo finale che vorremmo è: ogni indirizzo di posta che aggiungiamo nella cartella pubblica (ad es. un nuovo contatto con la A: Anonimo@xxx.com) vorremmo che ci uscisse in automatico nei contatti con la A che escono a tendina al momento di inviare una nuova mail. E' possibile fare ciò?

    Ed inoltre: se invio un messaggio di posta ad un indirizzo che, al momento dell'invio, non è presente nei contatti della mia rubrica di posta, in automatico vorremmo che si creasse nella cartella pubblica dove sono presenti tutti i contatti che condividono tutti gli operatori. Al momento, il singolo indirizzo di posta nuovo che non risulta presente in rubrica, va in automatico ad aggiungersi nella cartella Contatti suggeriti di ogni singolo operatore.

    Spero che ho esplicitato bene il nostro obiettivo e ti sarei grato se potessi fornirci un tuo parere (ovvero con molta franchezza se è possibile fare o meno ciò).

    grazie

    Fabio

    giovedì 13 settembre 2012 08:24
  • Quindi già avete una public folder contente i contatti? Vuoi semplicemente che quella cartella di contatti sia la predefinita, ossia che sia quella che si apre quando apri la rubrica e sia quella dove vengono cercati gli elementi?

    Questo si può fare operando su Outlook:

    1) aggiungi la cartella contatti dalle public folder ai preferiti

    2) apri Rubrica

    3) in Rubrica, vai su Strumenti e poi Opzioni

    4) Setta Personalizzato e metti al primo posto la cartella contatti che stai nelle PF usando i tasti su e giù messi sulla destra

    5) Nel menù a tendina in basso setta ancora la cartella contatti che sta nelle PF

    Ti link una pagina dove c'è qualche immagine a supporto (è una procedura diversa, usa le immagini come riferimento generale su dove devi operare):

    http://msmvps.com/blogs/jeffloucks/archive/2009/12/21/outlook-2010-how-to-change-your-default-contacts-address-book.aspx

    Ribadisco che non aggiungerei automaticamente i contatti alla rubrica condivisa, per evitare il caos totale. Meglio aggiungere i contatti editandone manualmente i campi, così da inserire abbastanza info da rendere fruibile la rubrica.

    Ciao,


    Dario Palermo

    • Contrassegnato come risposta Anca Popa martedì 28 maggio 2013 14:15
    giovedì 13 settembre 2012 14:53
  • Ciao Dario,

    innanzitutto ti informo che per i punti 1 e 2 grazie alle tue indicazioni abbiamo trovato una soluzione.

    Per l'ultima risposta che mi hai dato (rubrica): la procedura di creazione cartella..preferiti...settaggio cartella di nostro interesse al primo posto, etc., l'avevamo già effettuata come operazione.

    Il problema è semplimcemente quello relativo al fatto che al momento di inviare una mail se clicco la lettera (ad es: N) nel campo destinatario non mi escono tutti i contatti presenti in rubrica con la lettera N, ma solo 2-3.

    Inoltre, per l'altro punto della rubrica (se invio un messaggio di posta ad un indirizzo che, al momento dell'invio, non è presente nei contatti della mia rubrica di posta, in automatico vorremmo che si creasse nella cartella pubblica dove sono presenti tutti i contatti che condividono tutti gli operatori. Al momento, il singolo indirizzo di posta nuovo che non risulta presente in rubrica, va in automatico ad aggiungersi nella cartella Contatti suggeriti di ogni singolo operatore) ho prontamente girato il tuo consiglio...ma l'operazione che ti ho indicato...sarebbe tecnicamente possibile?

    Grazie ancora

    Fabio

    venerdì 14 settembre 2012 10:59
  • Per l'aggiunta automatica credo che ci sia bisogno di programmare qualcosa ad-hoc. Io penserei a degli script da far girare sul server ad orari prestabiliti che esportino le rubriche contatti suggeriti degli utenti e ne inseriscano gli elementi nella public folder.

    Magari ci sono, però, soluzioni più eleganti che non conosco.

    Faccio qualche prova per la questione della rubrica e ti aggiorno... voglio vedere se riesco a riprodurre il problema.

    Ciao,


    Dario Palermo

    venerdì 14 settembre 2012 11:17
  • A proposito sempre della rubrica "parziale"... ma da OWA pure ti da problemi?

    Ciao,


    Dario Palermo

    lunedì 17 settembre 2012 20:32
  • Salve Dario,

    solo per aggiornare che la problematica rubrica sembra risolta. grazie per le tue indicazioni

    martedì 23 ottobre 2012 07:52