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予定表で期限がきたものをメール通知する方法 RRS feed

  • 質問

  • 以前、マイクロソフトコミュニティの方でご質問させていただき、

    SharePointの予定表で期限がきたものをメール通知したい場合、

    SharePoint Designerでワークフローの作りこみが必要だとご回答をいただきました。

    https://answers.microsoft.com/ja-jp/msoffice/forum/all/%E4%BA%88%E5%AE%9A%E8%A1%A8%E3%81%A7%E6%9C%9F/92d25bfa-695c-4160-bf82-dc8d9fe5f4b0

    その時はSharePoint Designerの操作に慣れていないこと、時間もそれほど多くかけられないためワークフローは断念し、

    一旦、人力で来月通知期限になっているものを月末に通知するということで一時的に対応しておりました。

    しかし、やはりワークフローを使った対応でなんとか自動化したいと考えなおしチャレンジしておりますが、

    うまく通知できませんのでご教示いただけますと幸いです。

    実際に設定した内容と、現在の状況について以下に記載します。

    (使用Office: Office 365 ProPlus)

    ------------------------------------------------------------------------------------------------

    【設定した内容】

    A. 「ワークフローを編集する」で、

    条件:予定表:通知期限日今日  に等しい

    次に:電子メールを送信する:予定表:担当者

       として、おります。

    B. 予定表:担当者  の中身で編集できる電子メールの内容についても、宛先、本文は予定表内にある項目から設定しています。


    【状況】

    C. 「開始オプション」で、

    「□ アイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始する」

    を選択した場合、SharePointの予定表で新しい予定を作成すると、Bで設定したメールの内容が、即時に送られてしまいます。

    A.で設定した「通知期限日が今日」という「条件」が無視されてしまい、

    「開始オプション」の「アイテムが作成されたとき」が優先されてしまうという状況です。

    D. 「開始オプション」で、

    「□ このワークフローを手動で開始できるようにする」

    を選択した場合、SharePointの予定表でワークフローを開始すれば、Bで設定したメールの内容が送られます。

    ワークフローを開始しなければ、Aで設定した条件の日時になってもメールは送られてきません。

    E. 何も選択しない場合、Aで設定した条件の日時になってもメールは送られてきません。

    ------------------------------------------------------------------------------------------------
    以上の通りの状況となりますが、期限がきたらメールを通知するということを行いたい場合、

    どこでどのように設定すればよいか教えていただけますと幸いです。

    どうぞよろしくお願いいたします。

    2017年1月13日 9:43

回答

  • こんにちは。
    実際に動作検証をしていない情報で恐縮ですが、参考になればうれしいです。

    デザイナー、ワークフローのバージョンが共に2013なのを前提にします。
    2013ワークフローのアクションの中には、「指定した日まで停止する」というアクションがあります。

    アイテムに期限を持っているのでしたら、その期限を指定して、その日まで処理を中断させることが出来るかと思います。
    似たようなアクションで「指定した期間だけ停止する」というアクションもあるので、恐らく要件を満たせるのでは無いかと思います。

    2017年1月16日 9:29

すべての返信

  • こんにちは。
    実際に動作検証をしていない情報で恐縮ですが、参考になればうれしいです。

    デザイナー、ワークフローのバージョンが共に2013なのを前提にします。
    2013ワークフローのアクションの中には、「指定した日まで停止する」というアクションがあります。

    アイテムに期限を持っているのでしたら、その期限を指定して、その日まで処理を中断させることが出来るかと思います。
    似たようなアクションで「指定した期間だけ停止する」というアクションもあるので、恐らく要件を満たせるのでは無いかと思います。

    2017年1月16日 9:29
  • 確認が遅れてしまい申し訳ございません。
    「指定した日まで停止する」というアクションでその日まで処理を中断させることができました!

    なお、なぜかSharePoint2013ワークフローを使うとその通知メール本文内に入れた担当者名(Outlookで表示される氏名)
    が文字化けして「"__metadata":{"type":"Collection(Edm.Int32)"},"results":[265]}さん」のように文字化けして
    表示されるという現象が起きてしまい、どうしてもなおらず、
    SharePoint2010でも同様に作成してみましたが、問題なく名前も表示され、また当日通知が可能でした。

    ということで、SharePoint2010ワークフローを使っても指定した日に通知が可能ということがわかりました。
    色々とありがとうございました。


    2017年2月22日 2:11