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ルックアップ列を活用した場合のサイト構成について RRS feed

  • 質問

  • 50人程度の会社でoffice365を全社導入し、SharePointを活用して業務の効率化を推進しています。
    SharePointのリスト、ライブラリやサードパーティーのアドオンを利用するなどして
    いろいろなシステムを作っている最中ですが、リストの仕様で
    『ルックアップ列を使う場合、同じサイトのリストのみ参照可能』という制約のため、
    思うようなサイト構成ができずに悩んでいます。
    皆さんはどのように対応されているのか、ご意見、ご提言いただければ助かります。

    具体的には...

    全社に横断するようなマスタデータをリストに登録して管理しています。
    このマスタをサイトAに置くとします。

    或る業務分野のシステムBを作る場合、専用のサイトBを設け、
    このシステムが使用するリストやライブラリをこれに配置するとします。

    サイトBに配置したリストやライブラリに、サイトAに配置したリストを参照するルックアップ列が必要な場合、
    サイトを越えた参照ができないため、結局サイトBはサイトAと同じにする必要があります。

    同じような考えで別の業務システムCを作ると、これも独立したサイトに配置することはできず、
    サイトAに置くしかありません。

    結局、ルックアップ列を使いたい場合、全リスト、全ライブラリを同じサイトに置くことになってしまい、
    適切なサイト構成が取れないということになってしまいます。

    結局は
    A) 一つのサイトに全データ配置する
    B) それぞれのサイトにデータ配置し、サイトを越えた参照関係にはルックアップ列を使わない
    の2択になるのかと思います。

    A)ではアクセス権の設定が大変複雑になり、運用が難しいものになってしまいます。
    B)の場合、参照先のリストと整合しないデータを入力される可能性があるため、
    せっかく用意されているライブラリやリストの標準のパーツが使えないと思います。
    そのためPowerAppsを使ってフォーム作成する等で工数が増えてしまいます。
    B)の別の方法として、【用語リスト】を使う手もあるのかもしれませんが、
    メンテナンスを頻繁にするには使い勝手が悪すぎるように思います。

    皆さんはどのようにされていますか?何か良い方法がありますでしょうか?

    2019年2月1日 0:53

すべての返信

  • 何を優先したいのかだとは思いますが、私でしたら…

    A)ではアクセス権の設定が大変複雑になり、運用が難しいものになってしまいます。

    のアクセス権の運用を見直します。業務が分からないのでなんとも言えないのですが、アクセス権を細かく設定する必要が本来はないことが多いので…

    とは言え、機能的には用語セットですかねー。

    2019年2月1日 2:16
  • こんにちは。

    用語リストを使うのが簡単かと思いますが、使い勝手が悪いということであれば…

    • 外部データ列を使う
    • 選択肢なサイト列とコンテンツタイプを使う

    あたりかなあと思います。

    2019年2月1日 2:22
  • ご意見ありがとうございます。

    こちらでも、サイトを単一にして、リスト毎に権限設定を変更することで

    対応しようと一旦は決めていたのですが、ライブラリも同一サイトに置くことには若干抵抗があったので、

    こちらに相談させていただきました。

    確かに機能的には用語セットだと思い使ってみたのですが、

    アプリケーションの動作によってこの内容を追廃する方法が見えておらず、

    またアプリケーションからの参照の際も通常のリストの選択列とは若干動作も異なるようなので、

    できれば避けたいと思っています。。。

    『あれもいや、これもいや』では何も始まらないので、何かに決めないとダメですね。

    参考にさせていただきます。

    ありがとうございました。

    2019年2月4日 2:43
  • ご意見ありがとうございます。

    外部データ列、サイト列とコンテンツタイプのどちらも

    まだ使ったことが無いと思います。

    まずはどのようなものか、早速確認してみます。

    情報ありがとうございました。

    (Microsoftさん的には、SPFxとかPoerAppsが正解なんでしょうか..)

    2019年2月4日 2:50