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SharePointに入力した内容の一部をExcelに自動転記する方法 RRS feed

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    SharePointのリストで管理している内容の一部を、Excelに転記したいと考えています。
    何か方法はありますでしょうか？

    具体的には以下のようなことをやりたいと思っています。
    ・SharePointは予定表をカスタムし、
    案件番号、案件名、案件日時、担当者　等の列を作成。（こちらは作成中）

    ・Excelの別フォームに、上記のSharePointの案件番号を入力すると、
    案件名、案件日時、担当者などの情報を自動入力してほしい

    なお、以前以下URLでご質問、ご回答いただきましたように、
    SharePointに入力された内容をSharePointDesignerを使い期限が来たら、自動でメール通知をするということは実施できました。
    この際にも、SharePoint内に入力されたレコードをメールの文章内に表示するということができたので、同様にできないかと思っています。

    https://social.msdn.microsoft.com/Forums/ja-JP/497c62c1-2131-4bd1-adfa-d8abe09fb8e4?forum=Sharepoint2013

    ちなみに、下記の関数を使った方法では対応はできそうですが、
    これ以外の方法でSharePointの機能自体に何かあれば、ということで確認をさせていただけますと幸いです。

    1) Excelのデータ > 新しいクエリ > その他のデータソースから > SharePointリストから > URLを指定 > 予定表を選択し読み込み
    2) SharePointからExcelにエクスポートしたときと同様、テーブルツールで全レコードが表示されるので保存。
    3) 入力をさせたいExcelフォームにて、2)のを参照しmatch関数を使って案件名、案件日時、担当者などの情報を表示

    2017年5月22日 5:27

回答

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  • Question
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    結局は、提示頂いたExcelの外部参照と同じになるのですが、SharePointからのアプローチであれば、この辺りの機能があります。

    SharePoint リストをExcel と同期する

    SharePoint Online でExcel にリストをエクスポートする

    また、今回のシナリオには利用できないかと思いますが、一応、SharePointドキュメントライブラリのフィールド値とExcelのセル値を連動させる事は可能です。

    Excel 2013 セルとSharePoint ドキュメント ライブラリ列の連携方法

    その他、Excelの外部参照を用いず、入力した値を既存のExcelに自動連携させたいとなると、開発が必要になる認識です。

    2017年5月23日 7:25
  • Question
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    ＞たけさと さま

    ありがとうございます！

    1、2つめのリンクでいただいた内容も参照しておりましたが、

    やはり一旦Excelで開いて、このExcelデータを通して連動させる方法くらいしかなさそうですね…。


    なお、3つめのリンク「ドキュメントライブラリ列の連携」の方はこちらも参照し、検証も実施してみたのですが、

    ドキュメントライブラリを使う前提だったということで、

    ドキュメントライブラリ上でファイルを新規作成した際に空のファイルではなく、指定したドキュメントを開くことができ、

    かつそのドキュメント内の情報をドキュメントライブラリ列に表示するというものなので、

    今回行いたいものとは若干異なりました。（こちらも非常に便利そうですが）


    一から開発というのはさすがに難しいので、

    SharePoint Designerを使って何かしらできないかと思いましたが、やはりできなそうでしょうか…。

    2017年5月24日 2:13
  • Question
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    すみません。。逆にお聞きしたいのですが、

    > やはり一旦Excelで開いて、このExcelデータを通して連動させる方法くらいしかなさそうですね…。

    Excelの「ファイルを開くときにデータを更新する」をONにすれば、転記する必要はなくなると思いますが、これだと何か不都合はありますでしょうか。

    2017年5月25日 4:04
  • Question
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    ＞たけさとさん

    ご連絡がおそくなりました。

    おっしゃるとおりですね。

    あまり「ファイルを開くときにデータを更新する」を

    使っていなかったので、失念をしておりました。

    こちらの方法で対応してみたいと思います。

    ありがとうございました！！


    2017年5月30日 3:30