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Best Practice Kalender Organisation bei Personen im Konzern mit mehreren Postfächern von Tochtergesellschaften

    Frage

  • Es gibt bei uns eine Konzerngesellschaft mit Tochtergesellschaften und einige Personen sind bei mehreren Tochtergesellschaften Geschäftsführer und haben aktuell pro Tochtergesellschaft ein Postfach z.B. nach dem Muster:

    - Geschaeftsfuehrer1@firma1.de

    - Geschaeftsfuehrer1@firma2.de

    Das Problem ist, wenn z.B. ein Mitarbeiter den Geschaeftsfuehrer1@firma1.de zu einem Termin morgen um 14:00 Uhr einlädt und dieser annimmt, kann trotzdem parallel dazu jemand den gleichen Geschäftsführer unter Firma 2 (via Geschaeftsfuehrer1@firma2.de) zu einem weitern Termin zum gleichen Zeitpunkt einladen, da es sich um getrennte Postfächer handelt. 

    Da hinter den beiden Postfächern aber nur eine Person steckt, kann diese Person nicht 2 Termine parallel wahrnehmen. 

    Wie sieht die Lösung in Bezug auf Exchange bzw. Kalender-Organisation in diesem Fall aus? 

    Ziele wäre es, dass der Geschaeftsfuehrer1 alle seine Termine der Tochtergesellschaften in einem Kalender (bzw. Kalender-Ansicht) sieht und zeitgleiche Termine nicht möglich sind, also von Terminplanungsassistenten nicht zugelassen werden.

    Montag, 6. Mai 2019 12:43

Antworten

  • Moin,

    eine zuverlässig funktionierende Lösung wird nur möglich sein, wenn man akzeptiert, dass man zu einem Termin nicht eine Funktion, sondern eine Person einlädt. Hat eine Person mehrere Funktionen inne, so braucht sie trotzdem ein *persönliches* Postfach, und dort ist der einzige zu verwendende Kalender drin.

    Auch bei Kontakten führt das in der Regel zu Verwirrungen und kruden Workarounds, wenn die gleiche Person sie mehrmals abgespeichert hat. Mail hingegen lässt sich routen, ordnen, taggen und kategorisieren, je nachdem, von wem und an wen sie geschickt wird.

    Wenn mehrere Postfächer "gesetzt" sind, könnte man versuchen, eine Inkarnation auszuwählen sie zum Stellvertreter für alle anderen zu erklären. Dann kriegt das so definierte persönliche Postfach immerhin alle Einladungen weitergeleitet, egal an welche GF-Funktion sie gehen.

    Schöner wäre es jedoch, nur ein persönliches Postfach zu haben und Termineinladungen an alle anderen Inkarnationen mit einer entsprechenden Meldung automatisch abzulehnen. So etwas sollte z.B. mit Transportregeln möglich sein.


    Evgenij Smirnov

    http://evgenij.smirnov.de

    Montag, 6. Mai 2019 21:38
  • Moin,

    wie Evgenji schon geschrieben hat: "so braucht sie trotzdem ein *persönliches* Postfach, und dort ist der einzige zu verwendende Kalender drin".

    Ähnliche Anforderungen lassen sich mit Exchange Federation lösen. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass es nur ein Postfach in einer der verbunden Exchange Organisationen gibt, über das die Termine für diese eine natürliche Person organisiert werden. Mit Hilfe der Exchange Federation ist es möglich die Free&Busy Zeiten  organisationsübergreifend sichtbar zu machen.

    Sobald jedoch in mehreren Exchange Organisationen statt eines Mailkontaktes ein Postfach erstellt wird funktioniert das wiederum nicht. Denn sobald ein Postfach existiert, werden Kalenderanfragen organisationsintern aufgelöst.

    Alle Werkzeuge für eine "Kalendersynchronisation" sehen auf den ersten Blick gut aus. Der Teufel steckt aber im Detail. Bei Kalendersynchronisationen hast Du keine Echtzeitsynchronisation der Termine und es kommt häufig vor, dass Terminkonflikte entstehen, was für die GF-Funktion nicht tragbar ist.

    Eine Möglichkeit (wenn auch sehr teuer) besteht darin, dass in einer Exchange Organisation das "persönliche Postfach" für den GF gibt. in allen anderen Organisationen existiert eine Art "Ressourcen Postfach", dass von einer Assitenz überwacht wird und Besprechungsanfragen werden durch die Assistenz nach einem Blick in das "persönliche Postfach" abgelehnt/zugesagt. Zusätzlich müssen alle Termin zwischen den Postfächern abgeglichen werden durch die Assistenz. Vergiss diese Lösung, ist viel zu fehlerbehaftet.

    Mein Favorit ist die Exchange Federation zusammen mit einem Postfach und darin alle Termine.

    Viele Grüße Malte 

    Dienstag, 7. Mai 2019 06:26

Alle Antworten

  • Moin,

    eine zuverlässig funktionierende Lösung wird nur möglich sein, wenn man akzeptiert, dass man zu einem Termin nicht eine Funktion, sondern eine Person einlädt. Hat eine Person mehrere Funktionen inne, so braucht sie trotzdem ein *persönliches* Postfach, und dort ist der einzige zu verwendende Kalender drin.

    Auch bei Kontakten führt das in der Regel zu Verwirrungen und kruden Workarounds, wenn die gleiche Person sie mehrmals abgespeichert hat. Mail hingegen lässt sich routen, ordnen, taggen und kategorisieren, je nachdem, von wem und an wen sie geschickt wird.

    Wenn mehrere Postfächer "gesetzt" sind, könnte man versuchen, eine Inkarnation auszuwählen sie zum Stellvertreter für alle anderen zu erklären. Dann kriegt das so definierte persönliche Postfach immerhin alle Einladungen weitergeleitet, egal an welche GF-Funktion sie gehen.

    Schöner wäre es jedoch, nur ein persönliches Postfach zu haben und Termineinladungen an alle anderen Inkarnationen mit einer entsprechenden Meldung automatisch abzulehnen. So etwas sollte z.B. mit Transportregeln möglich sein.


    Evgenij Smirnov

    http://evgenij.smirnov.de

    Montag, 6. Mai 2019 21:38
  • Moin,

    wie Evgenji schon geschrieben hat: "so braucht sie trotzdem ein *persönliches* Postfach, und dort ist der einzige zu verwendende Kalender drin".

    Ähnliche Anforderungen lassen sich mit Exchange Federation lösen. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass es nur ein Postfach in einer der verbunden Exchange Organisationen gibt, über das die Termine für diese eine natürliche Person organisiert werden. Mit Hilfe der Exchange Federation ist es möglich die Free&Busy Zeiten  organisationsübergreifend sichtbar zu machen.

    Sobald jedoch in mehreren Exchange Organisationen statt eines Mailkontaktes ein Postfach erstellt wird funktioniert das wiederum nicht. Denn sobald ein Postfach existiert, werden Kalenderanfragen organisationsintern aufgelöst.

    Alle Werkzeuge für eine "Kalendersynchronisation" sehen auf den ersten Blick gut aus. Der Teufel steckt aber im Detail. Bei Kalendersynchronisationen hast Du keine Echtzeitsynchronisation der Termine und es kommt häufig vor, dass Terminkonflikte entstehen, was für die GF-Funktion nicht tragbar ist.

    Eine Möglichkeit (wenn auch sehr teuer) besteht darin, dass in einer Exchange Organisation das "persönliche Postfach" für den GF gibt. in allen anderen Organisationen existiert eine Art "Ressourcen Postfach", dass von einer Assitenz überwacht wird und Besprechungsanfragen werden durch die Assistenz nach einem Blick in das "persönliche Postfach" abgelehnt/zugesagt. Zusätzlich müssen alle Termin zwischen den Postfächern abgeglichen werden durch die Assistenz. Vergiss diese Lösung, ist viel zu fehlerbehaftet.

    Mein Favorit ist die Exchange Federation zusammen mit einem Postfach und darin alle Termine.

    Viele Grüße Malte 

    Dienstag, 7. Mai 2019 06:26
  • Danke bereits für die Info, ich denke der Ansatz "1 Person = 1 Postfach" ist wonach ist gesucht habe. Ich warte noch etwas ab, ob es weitere Vorschläge gibt. 

    Freitag, 10. Mai 2019 16:12