Olá Miguel!
Sistemas de e-mail não são a forma mais adequada de compartilhar arquivos. O pessoal de desenvolvimento da Microsoft está atento a isto e está deixando o Exchange cada vez mais robusto no tratamento de anexos. Um exemplo disto
é o SIS (Single Instance Storage). Quando uma pessoa manda uma imagem anexada para vários usuários, apenas uma cópia do objeto fica armazenada na base. Porém, isto tem limitações.
Para compartilhar arquivos online, inclusive aceitando e-mails com arquivos anexos sendo armazenados numa base de dados única e acessível pela Internet, use o Sharepoint. O produto é excelente (sem contar que sua versão básica
é gratuita).
Abraços!
Rogerio Silva .::. MCSE / MCTS / MCSA+M / MCT CompuNext Informatica Recife