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Controle de Documentos - Como vocês fazem? RRS feed

  • Pergunta

  • Galera.... ;)

    Na empresa de vocês existe algum controle de documentos? Como vocês fazem isso? Tem como evitar a replicação do programa na outra ponta? Alguma dica, idéia, software ou algo assim? O que quero é poder controlar as copias, envio de e-mails com anexos e etc. Trabalhamos com projetos de terceiros e isso tem que ser controlado.



    Muito obrigado!
    quarta-feira, 19 de agosto de 2009 23:27

Respostas

  • FZucchi boa tarde,

    Normalmente em empresas de grande porte a documentação é padronizada de acordo com normas regulamentadoras como ISO, ITIL entre outras normas que abrangem esse assunto, na empresa que trabalho todo documento padrão é lançado em um Sharepoint onde qualquer documento criado é enviado para a pessoa responsável pelo Sharepoint e essa pessoa atualiza no Sharepoint onde esse documento fica disponível a todos os funcionários da empresa que tem o acesso ao Sharepoint.
    Com o Sharepoint não ocorre duplicação ou alteração de documentos sem autorização do analista responsável.

    Segue um link com informações mais detalhadas sobre Sharepoint:

    http://office.microsoft.com/pt-br/sharepointserver/default.aspx


    Espero ter ajudado,

    Abraços.
    Carlos Carvalho Citrangulo Junior - Microsoft Certified Professional
    quinta-feira, 3 de setembro de 2009 18:11

Todas as Respostas

  • FZucchi boa tarde,

    Normalmente em empresas de grande porte a documentação é padronizada de acordo com normas regulamentadoras como ISO, ITIL entre outras normas que abrangem esse assunto, na empresa que trabalho todo documento padrão é lançado em um Sharepoint onde qualquer documento criado é enviado para a pessoa responsável pelo Sharepoint e essa pessoa atualiza no Sharepoint onde esse documento fica disponível a todos os funcionários da empresa que tem o acesso ao Sharepoint.
    Com o Sharepoint não ocorre duplicação ou alteração de documentos sem autorização do analista responsável.

    Segue um link com informações mais detalhadas sobre Sharepoint:

    http://office.microsoft.com/pt-br/sharepointserver/default.aspx


    Espero ter ajudado,

    Abraços.
    Carlos Carvalho Citrangulo Junior - Microsoft Certified Professional
    quinta-feira, 3 de setembro de 2009 18:11
  • Grande Carlos, muito obrigado! Não sabia muito sobre o Sharepoint mas vou detonar na leitura aqui!

    Mto obrigado mesmo!

    Grande abraço!
    sábado, 5 de setembro de 2009 13:54
  • Ok, se precisar de mais alguma informação, é só deixar a dúvida que na medida do possível eu ajudarei.

    Abraços.
    Carlos Carvalho Citrangulo Junior - Microsoft Certified Professional
    quinta-feira, 10 de setembro de 2009 00:10
  • Marvadinho !!!
    quinta-feira, 10 de setembro de 2009 07:15
  • Bom! controle de documento é um caso sério, controlar cópias de documento em empresa não é facil, eu trabalho com Isosystem é um Software muito bom segue o site http://www.softexpert.com.br/ verifica e ver se te atende esse é via internet.

    quinta-feira, 14 de outubro de 2010 23:26
  • Aqui na minha empresa usamos o software QualityDoc, da Data Link. O programa possui todas as rotinas automatizadas e faz tudo. Com esse programa o controle de documentos deixou de ser um problema, pois ele controla tudo, evitando eventuais falhas humanas e esquecimentos, além de ser totalmente seguro, evitando impressão, cópias ou consultas não autorizadas. Além de documentos eletrônicos, o QualityDoc controla também o arquivo físico. O programa atende todas as exigências das normas da qualidade, como a iso, ts, etc. Para mais detalhes sobre o QualityDoc, acesse este link: http://www.datalink.inf.br. Antes do QualityDoc, tentamos o Sherepoint, mas ele não possui uma rotina automática como o QualityDoc possui, ficando tudo por conta das pessoas e isto acabava gerando problemas. Outros softwares que também testamos também deixavam a desejar quanto à segurança ou apresentavam outras características que não atendiam às nossas necessidades. Estamos agora procurando um software para o controle dos indicadores da qualidade. Vocês conhecem algum?
    • Sugerido como Resposta qualpost domingo, 12 de maio de 2013 00:26
    segunda-feira, 13 de dezembro de 2010 19:41
  • Olá FZucchi,

    Uma outra opção é o EVDOC da Estado Virtual

    Veja o link do sistema: http://www.estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev-doc.html

    É um sistema moderno e 100% via web. Possui um forte controle de versão e você ainda pode disponibilizar o acesso ao seu cliente para acompanhar o status, comentários etc.

    segunda-feira, 19 de novembro de 2012 18:28







    • Sugerido como Resposta qualpost domingo, 12 de maio de 2013 00:26
    • Editado qualpost segunda-feira, 4 de novembro de 2013 15:56
    domingo, 12 de maio de 2013 00:23
  • Olá a todos. Inicialmente tentamos o sharepoint, mas além do preço ser muito salgado, também não dava pra configurar do jeito que pracisávamos, então descartamos. Nós deveriamos mesmo era ter adquirido um software desktop, desses que ficam instalados no servidor da empresa e pronto, mas na época queriamos tentar algo diferente, na internet. O isosystem  nos pareceu muito complicado, além de caro e parece que o suporte deles não é lá essas coisas. Tentamos alguns outros, mas sempre deixavam algo a desejar. Finalmente acabamos adquirindo um e acho que o que mais pesou foi o preço. Eles fizeram uma apresentação remota do programa e tudo parecia estar certo. Compramos e aí começaram os problemas. Na apresentação eles mostraram mais as rotinas de funcionamento do programa. Só depois foi que percebemos que no programa não dava pra criar documentos, só importá-los já prontos. Na apresentação eles diziam que teríamos controle de impressão, mas também não foi isto o que ocorreu, já que qualquer um pode imprimir qualquer documento, pois o programa não tem controle nenhum sobre a forma como os documentos são exibidos no browser. E pelo que sabemos os documentos ficam armazenados no servidor deles sem nenhum tipo de proteção ou criptografia, podendo até mesmo serem raqueados. Resultado, acabamos adquirindo mais um programinha meia boca, que está deixando a desejar (o tal de teamdoc, da qualiteam). A apresentação que eles fazem até impressiona, mas é meio pra enganar trouxas. Já ouvi falar que há alguns programas muito bons por aí e quase pelo mesmo preço, mas não sei porque não procuramos melhor. Agora, finalmente estou podendo desabafar um pouco aqui, esperando que outros não caiam na arapuca que caímos. Ainda precisamos de outros programas de gestão, mas vou tentar convencer o meu diretor a adquirir programas desktop, cliente-servidor, que são muito mais seguros. Programas que rodam direto na web precisam ter muita proteção, porque hoje em dia a coisa tá feia.
    segunda-feira, 4 de novembro de 2013 15:40
  • Olá a todos. Inicialmente tentamos o sharepoint, mas além do preço ser muito salgado, também não dava pra configurar do jeito que pracisávamos, então descartamos. Nós deveriamos mesmo era ter adquirido um software desktop, desses que ficam instalados no servidor da empresa e pronto, mas na época queriamos tentar algo diferente, na internet. O isosystem  nos pareceu muito complicado, além de caro e parece que o suporte deles não é lá essas coisas. Tentamos alguns outros, mas sempre deixavam algo a desejar. Finalmente acabamos adquirindo um e acho que o que mais pesou foi o preço. Eles fizeram uma apresentação remota do programa e tudo parecia estar certo. Compramos e aí começaram os problemas. Na apresentação eles mostraram mais as rotinas de funcionamento do programa. Só depois foi que percebemos que no programa não dava pra criar documentos, só importá-los já prontos. Na apresentação eles diziam que teríamos controle de impressão, mas também não foi isto o que ocorreu, já que qualquer um pode imprimir qualquer documento, pois o programa não tem controle nenhum sobre a forma como os documentos são exibidos no browser. E pelo que sabemos os documentos ficam armazenados no servidor deles sem nenhum tipo de proteção ou criptografia, podendo até mesmo serem raqueados. Resultado, acabamos adquirindo mais um programinha meia boca, que está deixando a desejar (o tal de teamdoc, da qualiteam). A apresentação que eles fazem até impressiona, mas é meio pra enganar trouxas. Já ouvi falar que há alguns programas muito bons por aí e quase pelo mesmo preço, mas não sei porque não procuramos melhor. Agora, finalmente estou podendo desabafar um pouco aqui, esperando que outros não caiam na arapuca que caímos. Ainda precisamos de outros programas de gestão, mas vou tentar convencer o meu diretor a adquirir programas desktop, cliente-servidor, que são muito mais seguros. Programas que rodam direto na web precisam ter muita proteção, porque hoje em dia a coisa tá feia.
    Continuando o assunto que postei outro dia, finalmente encontramos um programa bom e que funciona na internet. Achei que tinha a obrigação de repassar para os colegas aqui do forum. Já estamos usando o programa a vários meses e para mim foi uma grata surpresa, pois eu já andava meio desanimado de encontrar algo que atendesse às nossas necessidades. O programa se chama qualityweb e o site é www.qualityweb.inf.br. O qualityweb é um sistema composto de vários módulos. Estamos usando os módulos de controle de documentos e de controle e tratamento de não conformidades e estamos muito satisfeitos. Fica aqui a dica para quem está perdido como nós estávamos a algum tempo atrás... Abraço a todos.
    quarta-feira, 8 de outubro de 2014 01:20
  • FZucchi,

    O que você procura se chama GED.

    De uma pesquisada sobre isso na internet... para entender o seu funcionamento e vantagens/desvantagens.

    A implementacao dele vai depender bastante da politica da empresa, ja vi empresas investirem digamos 500mil(servidor, storage, software) e o negocio não ir para frente.

    quarta-feira, 15 de outubro de 2014 01:29