Правила отправки и приема сообщений конкретного пользователя смотрим в свойствах пользователя на вкладке Exchange General. Там есть кнопка Delivery Restrictions.
То что вы описали, с некоторыми оговорками, можно реализовать при помощи правил Outlook. Но действительно оно будет только для приложения-клиента и будет обрабатываться только в Outlook. При этом нельзя будет запретить пересылку сообщения, но можно настроить извещение.
Для контроля отправки писем следует использовать ПО сторонних разработчиков. Например http://www.gfi.com/mes/.
