Outlook какой версии?
"Сотрудники другой компании" должны либо опубликовать свои календари (На веб-узле Microsoft, например), либо отправить вам свой Календарь. Тогда вы сможете их просматривать и планировать встречи (собрания).
В Outlook 2007 это точно можно сделать из
области переходов
Также можно установить доверительные отношения между организациями, но это нужно делать не сотруднику а системным администраторам обоих компаний.
MCSA