none
Какую структуру хранения документов выбрать? RRS feed

  • Вопрос

  • Добрый день, коллеги.
    Нужен совет по организации хранения документов в SP 2013. Нужно, чтобы система не потеряла управляемость и удобство использования, поиска документов через 5 лет.
    Есть 2 варианта организации хранения документов:
    1. По функционалу. Есть Продажи, Проекты, Сервис, Бухгалтерия и т.д. создать аналогичные библиотеки и там по папкам и по метаданным хранить документы.
    2. По метаданным. Сохранять все документы в одну библиотеку, заполнять метаданные, создать нужные представления и по ним группировать документы в любом разрезе.

    Может для SP есть какие то рекомендации по этому вопросу?
    24 марта 2014 г. 4:54

Ответы

  • добрый день.

    я бы разнес по разным библиотекам/спискам:

    1. удобнее администрировать (права, РП, представления, типы контента и тп)

    2. есть ограничения SP по количеству элементов списка/прав доступа (и т.п.), и если будут активно добавлятся документы, то спустя годы можно уперется в ограничения.

    3. пользователям будет удобнее, как минимум меньше на один уровень иерархии.

    24 марта 2014 г. 5:08
    Модератор
  • Использовать оба варианта.
    А так же records management и Content Organizer.

    Первое сможет, к примеру, отправлять в архив документы старше года.
    Второе сможет сортировать документы. Т.е. пользователи валят все в одну библиотеку,
    а SharePoint распихает все по Вашим правилам.

    Прошу Вас так же ознакомиться с документами:
    http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262215(v=office.15).aspx
    http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262490(v=office.15).aspx 

    25 марта 2014 г. 8:54

Все ответы

  • добрый день.

    я бы разнес по разным библиотекам/спискам:

    1. удобнее администрировать (права, РП, представления, типы контента и тп)

    2. есть ограничения SP по количеству элементов списка/прав доступа (и т.п.), и если будут активно добавлятся документы, то спустя годы можно уперется в ограничения.

    3. пользователям будет удобнее, как минимум меньше на один уровень иерархии.

    24 марта 2014 г. 5:08
    Модератор
  • Использовать оба варианта.
    А так же records management и Content Organizer.

    Первое сможет, к примеру, отправлять в архив документы старше года.
    Второе сможет сортировать документы. Т.е. пользователи валят все в одну библиотеку,
    а SharePoint распихает все по Вашим правилам.

    Прошу Вас так же ознакомиться с документами:
    http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262215(v=office.15).aspx
    http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262490(v=office.15).aspx 

    25 марта 2014 г. 8:54