none
Тело письма в задачах SharePoint 2013 RRS feed

  • Вопрос

  • Добрый день.

    Подскажите пожалуйста ответ на такой вопрос.

    Есть портал на SharePoint 2013. Внутренний доступ http://server01 и внешний доступ http://portal.company.ru

    При создании задачи для пользователя, ему отправляется письмо на внешнюю почту. В теле письма присутствует ссылка на задачу, но проблема в том что ссылка на задачу начинается с http://server01. Как следствие пользователь не может войти на портал, т.к. находится вне сети организации.

    Вопрос: где можно изменить формат письма, что бы пользователь получал в письме задачу с ссылкой внешнего доступа на портал http://portal.company.ru 

    Спасибо, за помощь.

    8 ноября 2016 г. 6:27

Ответы

  • Если я не ошибаюсь, то это можно задать в самом рабочем процессе в свойствах Отправки сообщения. Найду материал, добавлю.

    Посмотрите здесь, что-то обязательно должно подойти ) 

    http://ulmaskulov.blogspot.ru/2014/04/blog-post_29.html

    http://sharepoint.stackexchange.com/questions/30616/how-to-send-a-link-to-the-edit-view-of-a-list-item-from-a-workflow

    https://realworldsharepoint.wordpress.com/2012/06/28/lazy-approval-with-sharepoint-approve-task-via-email-part-2/

    8 ноября 2016 г. 7:19
  • Если я правильно вас понял, то вы используете дефолтный список "Задачи" сайта, для установки задач сотрудникам ? Задачи произвольные, приходят они всем трем операторам параллельно ? А вам приходят оповещения о выполнении задачи ? Не думаю, что корректно для вашей задачи использовать дефолтный список задач и уж тем более менять его столбцы (ИМХО).

    Я бы сделал так:

    1. Создал первый настраиваемый список со столбцами : Название и Сотрудник (вид столбца пользователь). Заполнил бы три элемента списка:

    Название - Оператор 1 Сотрудник - Петров, Название - Оператор 2 Сотрудник - Иванов, Название - Оператор 3 Сотрудник  - Сидоров. Подставляя данные из этого списка в переменные рабочего процесса вам не придется никогда править рабочий процесс, а при смене сотрудников просто поменять фамилию соответствующего сотрудника в этом списке (на список дать доступ только себе или только отделу кадров, к примеру, и скрыть его).

    2. Создал второй настраиваемый список, в котором и будут ставиться задачи для сотрудников. В зависимости от задач\ задачи создал бы столбцы списка необходимые для задачи (в лучшей практике используются столбцы сайта, или в контент сайта вносятся свои столбцы, а потом добавляются в список из контента сайта). Тут все зависит от ваших задач и фантазии какие столбцы использовать (дата начала, дата окончания, вид задачи, ответственный, согласование и пр. столбцы в виде вариантов или в виде подстановки с других списков вы можете добавить все, что угодно) А дальше к этому списку сделал бы рабочий процесс в SPDesigner. Я бы попробовал на вашем месте и РП 2010 (не пробовал задачи отправлять на внешку, интересно посмотреть как это, на внутреннюю почту при постановке задачи РП 2010 в меню письма приходит конверт с задачей, довольно удобно)  и РП 2013. Суть РП сводилась бы к нескольким действия:

    а) Задание переменных (Оператор 1, Оператор 2, Оператор 3 по принципу Задать переменную Оператор1 - взять значение из списка 1  Сотрудник, Ид элемента 1, для переменной Оператор2 - значение Сотрудник из списка 1 ИД элемента 2 и т.д. )

    б) Постановка задачи (уведомления перед, вовремя, после задачи на ваше усмотрение) В самой задаче вы можете внести много условий по уведомлениям и способам выполнения задачи параллельно или последовательно, сроки задачи и многое другое, инструкции по выполнению задачи подставив значения элемента списка, что автоматом будет перенесено в конкретную задачу. Ну и соответственно включить рабочий процесс на автозапуск при добавлении элемента в список. 

    Урезаный пример (просто логика и пример задачи) на примере РП 2010, используя задачу утверждения.

    P.S. ни на что не претендую, и опыта работы с РП у меня не так уж и много, буду рад услышать обоснованные возражения и критику )  



    9 ноября 2016 г. 9:13
  • Зону по умолчанию поставить http://portal.company.ru 

    а http://server01 поставить в Интранет для плавного перехода пользователей

    и не нужно заморачиваться с РП

    9 ноября 2016 г. 12:43
  • Для задания переменной нужно указать источник данных - это может быть другой список или служба профилей или внешний контент и т.п. в "нашем" случае ) - это другой список (список сотрудников), теперь для переменной нужно подставить значение из этого списка, нам нужен конкретный сотрудник - все верно, поле из столбца (столбец списка должен быть по типу "пользователь или группа") сотрудник (в этом же поле у вас сотрудники, которым ставится задача ?) Но так как значений сотрудника минимум 3, то указываем напрямую ИД элемента списка "Сотрудник", в котором содержится необходимый нам сотрудник для Оператор 1 (вернуть поле - как строка или имя пользователя, думаю в нашем случае роли играть не будет). В первом списке в представлении выведете столбец ИД, поставьте галочку, чтобы отображать его в представлении. Если вы удаляли элементы списка, а потом добавляли, то ИД элемента будет меняться в большую сторону, то есть если вы создали три элемента потом удалили три, а потом создали опять 3, то у них будут ИД 4, 5, 6 соответственно.

    Итак далее. Вы ввели в список столбец "Ответственный" - вы можете сделать его подстановкой из списка сотрудников, подставив название и при заполнении формы сможете выбирать Оператор1 или Оператор2 или Оператор3 в виде выпадающего списка или галочек, как угодно. Или сделать подстановку столбца сотрудник, тогда у вас будут фамилии сотрудников 

    Далее необходимо узнать для чего вам ответственный в задаче он отчитывается за всех ? Это формально для документации ? С него спрос за задачу ? Он контролирует ее выполнение, но сам не выполняет ? Или контролирует и выполняет ? Чтобы ставить какое-то автоматическое выполнение условий в рабочем процессе надо намного больше информации. Если ответственный вам нужен для галочки, то в РП его можно не учитывать. Если же он не выполняет задачу а контролирует и они меняются, то надо добавлять условия при котором приходит, например, оповещение контролирующему лицу, а остальные его выполняют (тут бы я вид задачи Утверждение поменял бы или на "получить данные от пользователя" или сделал бы постановку задачи в РП 2013, т.к. Задача "Утверждение" - отдельный процесс с кучей переменных. )

    У вас же задача на сколько я помню ставится всем параллельно и все закрывают ее по мере выполнения ? Или же задачу саму вы не меняли, тогда процесс решения задачи проходит последовательно, после выполнения оператором1 переходит задача к оператору 2 и т.д. - это меняется в свойствах задачи напротив выбора участников (последовательно или параллельно)

    Эксперементируйте, ставьте условия, и пр. Вариантов работы с РП множество. ) Под значение можете подставить Ответственный равно Оператор 3, он будет уведомлен о выполнении задачи операторами 1 и 2 


    9 ноября 2016 г. 13:37

Все ответы

  • Самый простой способ:

    настроить внутренний DNS и использовать в Интрасети адрес http://portal.company.ru


    Тогда ничего не нужно будет менять
    • Изменено antsv 8 ноября 2016 г. 7:06
    8 ноября 2016 г. 7:05
  • DNS настроен.

    А зону "По умолчанию" оставить как есть? http://server01 или её вообще убрать?

    8 ноября 2016 г. 7:16
  • Если я не ошибаюсь, то это можно задать в самом рабочем процессе в свойствах Отправки сообщения. Найду материал, добавлю.

    Посмотрите здесь, что-то обязательно должно подойти ) 

    http://ulmaskulov.blogspot.ru/2014/04/blog-post_29.html

    http://sharepoint.stackexchange.com/questions/30616/how-to-send-a-link-to-the-edit-view-of-a-list-item-from-a-workflow

    https://realworldsharepoint.wordpress.com/2012/06/28/lazy-approval-with-sharepoint-approve-task-via-email-part-2/

    8 ноября 2016 г. 7:19
  • Спасибо, посмотрю. Потом отпишусь )
    8 ноября 2016 г. 8:14
  • Помог вариант по первой ссылке: http://ulmaskulov.blogspot.ru/2014/04/blog-post_29.html

    Выкрутился так. При создании новой задачи запускается рабочий процесс и отправляет письма внешним пользователям. Ссылка на задачу получается внешняя, т.е http://portal.company.ru, но вот беда в браузере ссылка не кликабельна. Те пользователи которые пользуются Outlook получают ссылку кликабельную.

    Вопрос: можно ли как-то сделать что бы ссылка была кликабельна в браузере.

    Пользователям не всегда удобно копировать ссылку. (((

    8 ноября 2016 г. 13:53
  • Я создал рабочий процесс при котором, после создания новой задачи пользователю отправляется письмо на почту, но вот в чем дело. Если я создаю задачу за которую ответственен Сидоров, а в рабочем процессе указана почта Петрова, как следствие Петров получит письмо с назначенной задачей для Сидорова.

    В параметрах списка "Задачи", есть галочка "Электронное уведомление". При включении этой функции сообщения отправляются на почту пользователю которому назначена задача.

    Опять же возвращаемся к первому вопросу: где можно изменить тело или форму сообщения которое отправляется пользователю при создании новой задачи? 

    Спасибо за помощь.


    9 ноября 2016 г. 5:20
  • Максим, какого рода задача (задача утверждение, сбор сведений, одобрение) ставится рабочим процессом РП2010 или РП2013. Зачем вам список "Задач" ? Все вопросы по уведомлениям и их настройке решайте в рабочем процессе. Точно также открыв свойства поставленной задачи. 

    "...Если я создаю задачу за которую ответственен Сидоров, а в рабочем процессе указана почта Петрова, как следствие Петров получит письмо с назначенной задачей для Сидорова." тут логика вообще не ясна ) Старайтесь во всех РП избегать подстановки  конкретных людей иначе вам всегда придется его менять при кадровых изменениях.

    Максим, если есть возможность покажите скрин вашего РП или обрисуйте задачу детально - это будет даже лучше, будет время и хватит мозгов) я нарисую вам РП.  

    9 ноября 2016 г. 7:08
  • В общем задача такая.

    Есть три оператора (Иванов, Петров, Сидоров)

    Используется список "Задачи". 

    При добавлении новой задачи для Сидорова, ему (Сидорову) приходит сообщение на внешнюю почту, в теле письма для Сидорова присутствует описание задачи и внешняя ссылка (http://portal.company.ru) на данную задачу. Что бы оператор Сидоров находясь вне сети организации мог попасть на портал. После исполнения задачи Сидоровым, на мою внешнюю почту (как администратора портала) приходит оповещение о выполненной задачи.

    И так по всем трем операторам.

    P.S. В параметрах списка "Задачи" есть пункт "Электронное уведомление", но при включении этой функции письмо приходит с внутренней ссылкой на задачу, т.е. http://server01/. Как следствие операторы Сидоров, Петров или Иванов не могут попасть на портал. 

    P.P.S. Используется РП2012, платформа SharePoint 2013. 
    9 ноября 2016 г. 8:22
  • Если я правильно вас понял, то вы используете дефолтный список "Задачи" сайта, для установки задач сотрудникам ? Задачи произвольные, приходят они всем трем операторам параллельно ? А вам приходят оповещения о выполнении задачи ? Не думаю, что корректно для вашей задачи использовать дефолтный список задач и уж тем более менять его столбцы (ИМХО).

    Я бы сделал так:

    1. Создал первый настраиваемый список со столбцами : Название и Сотрудник (вид столбца пользователь). Заполнил бы три элемента списка:

    Название - Оператор 1 Сотрудник - Петров, Название - Оператор 2 Сотрудник - Иванов, Название - Оператор 3 Сотрудник  - Сидоров. Подставляя данные из этого списка в переменные рабочего процесса вам не придется никогда править рабочий процесс, а при смене сотрудников просто поменять фамилию соответствующего сотрудника в этом списке (на список дать доступ только себе или только отделу кадров, к примеру, и скрыть его).

    2. Создал второй настраиваемый список, в котором и будут ставиться задачи для сотрудников. В зависимости от задач\ задачи создал бы столбцы списка необходимые для задачи (в лучшей практике используются столбцы сайта, или в контент сайта вносятся свои столбцы, а потом добавляются в список из контента сайта). Тут все зависит от ваших задач и фантазии какие столбцы использовать (дата начала, дата окончания, вид задачи, ответственный, согласование и пр. столбцы в виде вариантов или в виде подстановки с других списков вы можете добавить все, что угодно) А дальше к этому списку сделал бы рабочий процесс в SPDesigner. Я бы попробовал на вашем месте и РП 2010 (не пробовал задачи отправлять на внешку, интересно посмотреть как это, на внутреннюю почту при постановке задачи РП 2010 в меню письма приходит конверт с задачей, довольно удобно)  и РП 2013. Суть РП сводилась бы к нескольким действия:

    а) Задание переменных (Оператор 1, Оператор 2, Оператор 3 по принципу Задать переменную Оператор1 - взять значение из списка 1  Сотрудник, Ид элемента 1, для переменной Оператор2 - значение Сотрудник из списка 1 ИД элемента 2 и т.д. )

    б) Постановка задачи (уведомления перед, вовремя, после задачи на ваше усмотрение) В самой задаче вы можете внести много условий по уведомлениям и способам выполнения задачи параллельно или последовательно, сроки задачи и многое другое, инструкции по выполнению задачи подставив значения элемента списка, что автоматом будет перенесено в конкретную задачу. Ну и соответственно включить рабочий процесс на автозапуск при добавлении элемента в список. 

    Урезаный пример (просто логика и пример задачи) на примере РП 2010, используя задачу утверждения.

    P.S. ни на что не претендую, и опыта работы с РП у меня не так уж и много, буду рад услышать обоснованные возражения и критику )  



    9 ноября 2016 г. 9:13
  • Зону по умолчанию поставить http://portal.company.ru 

    а http://server01 поставить в Интранет для плавного перехода пользователей

    9 ноября 2016 г. 10:23
  • Спасибо огромное за совет, буду пробовать.

    По поводу вопросов: Да, использую дефолтный список задачи. Задачи разного рода и приходят операторам параллельно. Да и мне на почту приходит оповещение что оператор Сидоров выполнил свою задачу. Оператор Иванов выполнил задачу на 50%.

    9 ноября 2016 г. 10:33
  • Сергей, я создал два списка как и вы и говорили. Первый список - Сотрудники, второй список - задачи операторов. Во втором списке добавил столбец "Ответственный". Только я вот не пойму какого типа должен быть столбец? Текст или подстановка? Я ведь должен видеть кто ответственный за данную задачу.

    По поводу задания переменных для РП, не уверен что правильно создал запрос. 

    Для переменной Оператор 2 задать Сотрудники: Сотрудник

    После проверки всего РП, ошибок нет.

    Создаю новый элемент в списке "Задачи операторов", в поле "Ответственный" пишу "Оператор 2", письмо с задачей приходит к Оператору 1. В чем моя ошибка?


    9 ноября 2016 г. 12:38
  • Зону по умолчанию поставить http://portal.company.ru 

    а http://server01 поставить в Интранет для плавного перехода пользователей

    и не нужно заморачиваться с РП

    9 ноября 2016 г. 12:43
  • Для задания переменной нужно указать источник данных - это может быть другой список или служба профилей или внешний контент и т.п. в "нашем" случае ) - это другой список (список сотрудников), теперь для переменной нужно подставить значение из этого списка, нам нужен конкретный сотрудник - все верно, поле из столбца (столбец списка должен быть по типу "пользователь или группа") сотрудник (в этом же поле у вас сотрудники, которым ставится задача ?) Но так как значений сотрудника минимум 3, то указываем напрямую ИД элемента списка "Сотрудник", в котором содержится необходимый нам сотрудник для Оператор 1 (вернуть поле - как строка или имя пользователя, думаю в нашем случае роли играть не будет). В первом списке в представлении выведете столбец ИД, поставьте галочку, чтобы отображать его в представлении. Если вы удаляли элементы списка, а потом добавляли, то ИД элемента будет меняться в большую сторону, то есть если вы создали три элемента потом удалили три, а потом создали опять 3, то у них будут ИД 4, 5, 6 соответственно.

    Итак далее. Вы ввели в список столбец "Ответственный" - вы можете сделать его подстановкой из списка сотрудников, подставив название и при заполнении формы сможете выбирать Оператор1 или Оператор2 или Оператор3 в виде выпадающего списка или галочек, как угодно. Или сделать подстановку столбца сотрудник, тогда у вас будут фамилии сотрудников 

    Далее необходимо узнать для чего вам ответственный в задаче он отчитывается за всех ? Это формально для документации ? С него спрос за задачу ? Он контролирует ее выполнение, но сам не выполняет ? Или контролирует и выполняет ? Чтобы ставить какое-то автоматическое выполнение условий в рабочем процессе надо намного больше информации. Если ответственный вам нужен для галочки, то в РП его можно не учитывать. Если же он не выполняет задачу а контролирует и они меняются, то надо добавлять условия при котором приходит, например, оповещение контролирующему лицу, а остальные его выполняют (тут бы я вид задачи Утверждение поменял бы или на "получить данные от пользователя" или сделал бы постановку задачи в РП 2013, т.к. Задача "Утверждение" - отдельный процесс с кучей переменных. )

    У вас же задача на сколько я помню ставится всем параллельно и все закрывают ее по мере выполнения ? Или же задачу саму вы не меняли, тогда процесс решения задачи проходит последовательно, после выполнения оператором1 переходит задача к оператору 2 и т.д. - это меняется в свойствах задачи напротив выбора участников (последовательно или параллельно)

    Эксперементируйте, ставьте условия, и пр. Вариантов работы с РП множество. ) Под значение можете подставить Ответственный равно Оператор 3, он будет уведомлен о выполнении задачи операторами 1 и 2 


    9 ноября 2016 г. 13:37
  • Сергей, огромное спасибо за помощь в формировании РП. Пробовал, пробовал, запутался в конец ))). Изменил в итоге зону по умолчанию на portal.company.ru и стал использовать дефлотный список "Задачи".

    Сергей, еще вопрос такой. Можно ли поставить РП на "Доска заметок"? Когда на доске что то оставляют приходит оповещение на почту. В SPD не нашел что-то. Где можно посмотреть? 

    10 ноября 2016 г. 13:23
  • Про "Доску Заметок" ничего сказать не могу ) Но если при выборе списка или библиотеки в SPDesigner для создания рабочего процесса этой "доски" нет, то думаю, что нельзя )

    На первый взгляд РП SharePoint выглядят немного сумбурно и непонятно, но если посмотреть несколько примеров с видео, постараться реализовать какие-то свои задачи, все становится на места и оказывается отличным инструментом автоматизации экономящим уйму времени. Так, что советовал бы вам, если есть время, потренироваться и внедрять тем более за этот сервис не надо платить и он у вас уже установлен (Workflow для рп 2013). Аналоги порталов SharePoint с рабочими процессами есть, но они охватывают или не все области, или довольно примитивны по логике. Но, конечно же, все упирается в потребности, если их можно реализовать более простыми методами, то нет смысла создавать какие-то сложные процессы.

     
    10 ноября 2016 г. 14:02
  • Да согласен, РП штука занятная, а когда еще и все правильно работает, так вообще хорошо ))).

    Скажите пожалуйста, в SPD у меня нету РП2013. Для установки РП 2013 необходимо отдельный сервер разворачивать?  

    11 ноября 2016 г. 6:00
  • Для рабочих процессов 2013 необходимо установить и настроить компонент Workflow manager (инструкций достаточно и на технет и вообще в сети, поставить можно на сервер SP - не критично). Рабочие процессы версии 2010 отрабатывают внутри фермы SP, а вот рабочие процессы 2013 на стороне компонента Workflow. Между ними есть разница в командах и внутри рп2013 можно вызывать рп2010, что иногда позволяет решить довольно сложные задачи или упростить структуру процесса, используя команды рп2010. Дополню пока время есть )  в рп2010 есть команды по извлечению данных из профиля пользователя  + отличная постановка предустановленных задач. В рп 2013 этого нет, но есть web запрос к любому внешнему содержимому. 
    11 ноября 2016 г. 11:01
  • Спасибо за инфу. Долго не заходл на форум. По поводу РП2013, согласен информации много, как установить и как работать в нем. Пока нет необходимости его ставить. Но чувствую скоро потребуется. )
    13 декабря 2016 г. 12:25