none
Документооборот, подтверждение прочтения писем и приказов? RRS feed

  • Общие обсуждения

  • Привет всем.

    Подскажите пожалуйста, может быть существует готовое решение для Шарепоинт на тему: Документооборот, подтверждение прочтения писем и приказов?

    Кратко о теме:
    Есть организация в которой приодически издаются приказы и ознакомительные письма для своих сотрудников.
    Сотрудники, после получения соотв. уведомления, должны в течение, скажем 2 недель ознакомится с содержимым и подтвердить это нажатием на кнопку "ОЗНАКОМЛЕН", иначе шеф получит по мейлу уведомление и отстранит нерадивого сортудника от работы.

    Причем каждый документ выпускается для определенной группы (или нескольких групп) и доступ к нему должны иметь, соответственно, члены этих групп.

    Задача наверняка на самая редкая, наверняка кому-то уже приходилось с таким сталкиваться...

    Буду признателен за любую информацию!

    6 июля 2012 г. 13:11

Все ответы

  • Бесплатных - не видел. А платные не смотрел т.к. быстрее написать свое решение чем купить.

    Если соберетесь делать то вам потребуется:

    1) Event Receiver для раздачи прав и логики записи флага ознакомления каждым сотрудником

    2) Custom Action button для библиотеки документов с названием "ОЗНАКОМЛЕН"

    3) Timer Job - для уведомлений


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    6 июля 2012 г. 13:30
  • Спасибо за ответ,

    Начну делать сам )

    Хотел бы еще уточнить, как вы считаете...:

    1. Необходимо ли приобретать  Sharepoint Server или хватит Sharepoint Foundation?

    2.Лучше организовать библиотеку или может быть лучше список с файлoвым приложением (я до этого работал только со списками)?

    заранее благодарен

    6 июля 2012 г. 14:22
  • 1. Необходимо ли приобретать  Sharepoint Server или хватит Sharepoint Foundation?

    2.Лучше организовать библиотеку или может быть лучше список с файлoвым приложением (я до этого работал только со списками)?

    1) Это зависит от бюджета компании или умения заинтересовать "бизнес" :) в Enterprise версии много полезностей и ответ зависит от того насколько они понадобятся впоследствии... I vote for Enterprise version...

    2) Библиотека документов подходит лучше всего. Потому как впоследствии можно будет реализовать на InfoPath свою информационную панель, чтобы сделать пользователю возможность "Ознакамливаться" с документом непосредственно из MS Word'a без необходимости делать какие либо доп. действия в SharePoint'e


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    6 июля 2012 г. 18:28
  • Спасибо за ответ!

    1) Это зависит от бюджета компании или умения заинтересовать "бизнес" :) в Enterprise версии много полезностей и ответ зависит от того насколько они понадобятся впоследствии... I vote for Enterprise version...

    2) Библиотека документов подходит лучше всего. Потому как впоследствии можно будет реализовать на InfoPath свою информационную панель, чтобы сделать пользователю возможность "Ознакамливаться" с документом непосредственно из MS Word'a без необходимости делать какие либо доп. действия в SharePoint'e

    1) Видимо. я не вполне корректно выразился, я имел ввиду хватит ли минимальной версии  для осуществления данной задачи.
    Но судя по необходимости использования InfoPath - нет, не хватит... InfoPath не поддерживаетcя в Foundation edition. Понятно, что неплохо бы иметь максимальную версию, но если дополнитеьные функции не будут использованы - зачем платить лишнее? Другое дело если в Enterprise содержатся фичи которые реально необходимы... Сам я к сожалению этого оценить не могу - еще слишком мало опыта.

    2) Выбираю библиотеку.

    далее...

    1. Event Receiver для раздачи прав и логики записи флага ознакомления каждым сотрудником
    Я не понял, где должен хранится этот флаг? Мне почему-то представлялось, что информация о прочтении должна откладываться в специально созданном для этого списке... Ну, как бы, при создании документа в библиотеке создается одноимённый список, и при прочтении документа в этом списке создется новый элемент с данными ( кто и когда )... всё это с помощью WorkFlow.
    3) Timer Job - для уведомлений

    А почему не WorkFlow?

  • 1) Видимо. я не вполне корректно выразился, я имел ввиду хватит ли минимальной версии  для осуществления данной задачи.
    Но судя по необходимости использования InfoPath - нет, не хватит... InfoPath не поддерживаетcя в Foundation edition. Понятно, что неплохо бы иметь максимальную версию, но если дополнитеьные функции не будут использованы - зачем платить лишнее? Другое дело если в Enterprise содержатся фичи которые реально необходимы... Сам я к сожалению этого оценить не могу - еще слишком мало опыта.
      Можно обойтись и foundation и задачу реализовать без InfoPath.
    Я не понял, где должен хранится этот флаг? Мне почему-то представлялось, что информация о прочтении должна откладываться в специально созданном для этого списке... Ну, как бы, при создании документа в библиотеке создается одноимённый список, и при прочтении документа в этом списке создется новый элемент с данными ( кто и когда )... всё это с помощью WorkFlow.
      Можно каждому создавать задачу на ознакомление и флаг не нужен будет: задача выполнена - значит, ознакомился.
    3) Timer Job - для уведомлений

    А почему не WorkFlow?

      Потому что такие вещи (уведомление о просрочке) лучше делать с помощью Timer Job.
  • Можно обойтись и foundation и задачу реализовать без InfoPath.

      Я не уверен нужен ли SharePoint Enterprise (для InfoPath) чтобы реализовать панель для оффиса.

    В любом случае можно обойтись и без панели и для удобства пользователя сделать форму просмотра свою, отображая самому docx документ и самому отрисовать кнопку... (либо пожертвовать удобством пользователя и просто сделать кнопку для бибилиотеки документов при помощи SharePoint Designer)

    Я не понял, где должен хранится этот флаг? Мне почему-то представлялось, что информация о прочтении должна откладываться в специально созданном для этого списке... Ну, как бы, при создании документа в библиотеке создается одноимённый список, и при прочтении документа в этом списке создется новый элемент с данными ( кто и когда )... всё это с помощью WorkFlow.

    > Можно каждому создавать задачу на ознакомление и флаг не нужен будет: задача выполнена - значит, ознакомился.

      Список самый простой и удобный для разработки вариант...  Даже можно создавать задачу для пользователя но это имхо не удобно: переходить по нескольким ссылкам для просмотра документа и потом еще несколько раз кликать чтобы зафиксировать факт ознакомления.

    3) Timer Job - для уведомлений

    А почему не WorkFlow?

    >  Потому что такие вещи (уведомление о просрочке) лучше делать с помощью Timer Job.

    Все верно, а если подробнее - то Workflow - это лишнее для данной задачи потому что придется продумывать параллельный механизм постановки задач и механизм отслеживания deadline + закрывать задачи + пользователи которые профакапили будут  заходить по ссылкам уже закрытых задач и тд и тп

    Timer Job или Retention Policy - самое оно для данной задачи.


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    9 июля 2012 г. 15:23
  • Как я понял создать Timer Job без Visual Studio нельзя. Во всей этой истории самое пугающее для меня - это Visual Studio. Во-первых ее надо купить, во-вторых - освоить.
    Я сделал на СП 2 проекта - "анономный" опросник и журнал регистрации ремонта, использовал только SP Foundation, списки (в первом случае списки-опроса) и SP-Дизайнер. Были определенные неудобства, но их удалось обойти.
    А здесь как-то всё тоскливо...

    P.S.

    Что такое профакапили?

    10 июля 2012 г. 11:43
  • это жаргонное слово (транслитерация английской фразы) в данном контексте -  "не успели во время ознакомиться с документом"  :)

    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    • Изменено HeToC 10 июля 2012 г. 11:54
    10 июля 2012 г. 11:54
  • В любом случае можно обойтись и без панели и для удобства пользователя сделать форму просмотра свою, отображая самому docx документ и самому отрисовать кнопку...
    Кнопку можно сделать как угодно и где угодно, хоть в ворде вставлять, хоть в outlook'е - это уже зависит от фантазии и навыков, я к тому, что для поставленной задачи вполне хватит foundation и на InfoPath мир клином не сошелся, но писать в этом случае придется больше.
    Список самый простой и удобный для разработки вариант...  Даже можно создавать задачу для пользователя но это имхо не удобно: переходить по нескольким ссылкам для просмотра документа и потом еще несколько раз кликать чтобы зафиксировать факт ознакомления
    Во-первых, под "задачей" я и подразумеваю список задач. Во-вторых, ее можно выполнять кнопкой из ворда или того же outlook'а - как реализуете.
    Все верно, а если подробнее - то Workflow - это лишнее для данной задачи потому что придется продумывать параллельный механизм постановки задач и механизм отслеживания deadline + закрывать задачи + пользователи которые профакапили будут  заходить по ссылкам уже закрытых задач и тд и тп

    Timer Job или Retention Policy - самое оно для данной задачи.

    Чего там придумывать? Все уже давно придумано. Workflow нужно использовать, если есть какая-либо логика в бизнес-процессе. Timer job - не замена workflow, а его дополнение и предназначено для решения другой задачи. Пользователи, которые не выполнили задачи должны получать об этом уведомления - это и правильно и переходить в уже завершенные задачи они не будут, а будут в курсе.

    Как я понял создать Timer Job без Visual Studio нельзя. Во всей этой истории самое пугающее для меня - это Visual Studio. Во-первых ее надо купить, во-вторых - освоить.
    Я сделал на СП 2 проекта - "анономный" опросник и журнал регистрации ремонта, использовал только SP Foundation, списки (в первом случае списки-опроса) и SP-Дизайнер. Были определенные неудобства, но их удалось обойти

    Тогда определитесь, как вы хотите решить эту задачу, и в зависимости от выбора инструментов (VS или SPD), задачу можно решить различными путями. В VS сложнее, но можно сделать что угодно. SPD проще и быстрее, но будут вещи, которые будет сделать весьма затруднительно, либо невозможно (зависит от задачи).


    • Изменено skyl1n3 11 июля 2012 г. 10:25
    11 июля 2012 г. 10:19
  • Мне кажется, что решение с кнопками подтверждения (если я правильно понял) в Ворде и Аутлуке есть не самое лучшее, по причине своей "неуниверсальности"...

    А что, если у пользователя старая версия Офиса? или вообще OpenOffice? и не Outlook, a Thunderbird?

    Тем более в конкретно этой задаче большинство документации в .pdf.

    Мне представляется что и открытие, и  подтверждение должно осуществлятся на странице SharePoint.

    "несколько раз кликать чтобы зафиксировать факт ознакомления" - не самый худший вариант... В подобных организациях почему-то принято многократно дублировать подтвержения  )...

    типа:

    а) вы прочитали документ? ДА/НЕТ
    б) вы поняли, что там написано? ДА/НЕТ
    в) вы уверены, что вы поняли? ДА/НЕТ
    г) вы уверены, что вы уверены? ДА/НЕТ....

    и т.д.

    11 июля 2012 г. 10:56
  • Мне кажется, что решение с кнопками подтверждения (если я правильно понял) в Ворде и Аутлуке есть не самое лучшее, по причине своей "неуниверсальности"...

    А что, если у пользователя старая версия Офиса? или вообще OpenOffice? и не Outlook, a Thunderbird?

    Тем более в конкретно этой задаче большинство документации в .pdf.

    Мне представляется что и открытие, и  подтверждение должно осуществлятся на странице SharePoint.

    "несколько раз кликать чтобы зафиксировать факт ознакомления" - не самый худший вариант... В подобных организациях почему-то принято многократно дублировать подтвержения  )...

    типа:

    а) вы прочитали документ? ДА/НЕТ
    б) вы поняли, что там написано? ДА/НЕТ
    в) вы уверены, что вы поняли? ДА/НЕТ
    г) вы уверены, что вы уверены? ДА/НЕТ....

    и т.д.

    Вернр подмечено...

    Негатив только может вызвать какая-либо ошибка на этапе в) и г) либо когда пользователь случано нажмет на нет и ему придется все сначала делать

    Пэтому этот вариант тоже следует учесть.


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    11 июля 2012 г. 11:11
  • Мне кажется, что решение с кнопками подтверждения (если я правильно понял) в Ворде и Аутлуке есть не самое лучшее, по причине своей "неуниверсальности"...

    А что, если у пользователя старая версия Офиса? или вообще OpenOffice? и не Outlook, a Thunderbird?

    Тем более в конкретно этой задаче большинство документации в .pdf.

    Мне представляется что и открытие, и  подтверждение должно осуществлятся на странице SharePoint.

    "несколько раз кликать чтобы зафиксировать факт ознакомления" - не самый худший вариант... В подобных организациях почему-то принято многократно дублировать подтвержения  )...

    Это не единственно верный вариант, а как альтернатива использования InfoPath - его формы тоже не факт, что везде будут корректно работать. Да, самый простой и универсальный вариант, чтобы пользователь делал все свои действия на сайте. С чего вы решили, что  придется много раз кликать? Проблемы избыточности кликов нет - человек или из письма (например) или из представления задач попадает в задачу где нажимает доступные варианты решения задачи - 2 клика получается.
    11 июля 2012 г. 12:46
  • 2 unxc3113d:

    + еще клики чтобы посмотреть документ -  вы об этом забыли

    Удобный для пользователя порядок действий:

      документ --> действие (пример: инициатор события - пришла ссылка на документ)

    а не

     задача --> документ --> задача (действие)  (пример: инициатор события - пришла ссылка на задачу)

    

    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project


    
    
    • Изменено HeToC 11 июля 2012 г. 13:03
    11 июля 2012 г. 12:57
  • Ну тогда уже давайте вспомним, что сотруднику нужно утром встать, сходить в душ, одеться, добраться до работы,... Тут чтобы ознакомиться с документом и без кликов много действий получается. Я привел минимальный пример того, что можно сделать для подтверждения об ознакомлении с документом (а это 2 клика, что нормально). Закругляемся.

    Я не спорю, что удобный порядок "Документ -> действие", но так не везде и не всегда можно сделать. А с задачей вариант распространенный и универсальный.

    • Изменено skyl1n3 12 июля 2012 г. 7:29
    12 июля 2012 г. 7:27
  • С чего вы решили, что  придется много раз кликать? Проблемы избыточности кликов нет - человек или из письма (например) или из представления задач попадает в задачу где нажимает доступные варианты решения задачи - 2 клика получается.

    я так не решил, наоборот, именно это как раз и не критично, я имел ввиду, что в бюрократической рутине несколькими лишними кликами никого не удивишь и не расстроишь...))

    Вариант с задачей мне нравится, единственно я не вполне четко представляю себе всего алгоритма действия...

    - В библиотеку помещается новый документ (скажем, приказ)
    - определяется перечень лиц до которых он должен быть доведен (скорее всего это будут лица, имеющие доступ чтения к этой библиотеке)
    - определяется срок, в течении которого пользователи должны ознакомится с приказом (допустим это можно сделать в отдельном списке "Сроки")
    - запускается РП, который отсылает уведомления членам группе доступа библиотеки и создает задание* для каждого члена группы.
    - при выполнении задания в другом списке "Протокол" создвается элемент, "название документа - имя пользователя - дата ознакомления"
    - при невыполнении* задания посылается уведомление шефу и лицу, не выполнившему задачу.

    Здесь есть ряд слабых мест. Например доступ. Если например,   будет несколько библиотек, "водители", "охрана", "прочие" , то приказ о пожарной безопасности придется помещать сразу в три, потому что ознакомится с ним должны все...

    Наверное в этом случае придется определять круг лиц при создании документа, значит нужно создавать какую-то матрицу, а это уже только с помошью дизайнера не осуществить...

     

    12 июля 2012 г. 8:02
  • Ну самое простое - создать дополнительную бибилиотеку "для всех сотдрунтков"


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    12 июля 2012 г. 8:34
  • Ну самое простое - создать дополнительную бибилиотеку "для всех сотрудников"

    Ну да, это конечно выход, если действительно для всех, а если документ выпущен для семи групп из 30-ти?
    12 июля 2012 г. 9:43
  • Вариант с задачей мне нравится, единственно я не вполне четко представляю себе всего алгоритма действия...

    - В библиотеку помещается новый документ (скажем, приказ)
    - определяется перечень лиц до которых он должен быть доведен (скорее всего это будут лица, имеющие доступ чтения к этой библиотеке)
    - определяется срок, в течении которого пользователи должны ознакомится с приказом (допустим это можно сделать в отдельном списке "Сроки")
    - запускается РП, который отсылает уведомления членам группе доступа библиотеки и создает задание* для каждого члена группы.
    - при выполнении задания в другом списке "Протокол" создвается элемент, "название документа - имя пользователя - дата ознакомления"
    - при невыполнении* задания посылается уведомление шефу и лицу, не выполнившему задачу.

    Судя по задаче, вам нужен прототип системы документооборота (задачи, напоминания, делегация разрешений, разграничее прав, разграничение сотрудников по подразделениям/должностям). Это не тривиальная задача и предполагает использование VS. С SPD тоже можно чего-то добиться, но возможности там сильно ограничены - только базовые вещи.

    12 июля 2012 г. 10:48
  • У вас есть в АД оргштатка ?

    Затрудняюсь с термином "оргштатка"... )
    12 июля 2012 г. 10:49
  • Судя по задаче, вам нужен прототип системы документооборота (задачи, напоминания, делегация разрешений, разграничее прав, разграничение сотрудников по подразделениям/должностям). Это не тривиальная задача и предполагает использование VS. С SPD тоже можно чего-то добиться, но возможности там сильно ограничены - только базовые вещи.

    Да, абсолютно верно...

    А использование VS подразумевает владение С# или С++,  правильно?

    12 июля 2012 г. 10:56
  • А использование VS подразумевает владение С# или С++,  правильно?

    В обязательном порядке.

    "Оргштатка" = огрструктура


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    12 июля 2012 г. 11:41
  • Думаю, что какая-то есть. По крайней мере есть группы и сотрудники в них как-то распределены. А это имеет значение в данном случае?
    12 июля 2012 г. 15:09
  • А использование VS подразумевает владение С# или С++,  правильно?

    C++ тут вряд ли пригодится...
    12 июля 2012 г. 15:26
    Отвечающий
  • Думаю, что какая-то есть. По крайней мере есть группы и сотрудники в них как-то распределены. А это имеет значение в данном случае?

    Думаю для того чтобы при публикации документа, и при запуске рабочего процесса нужно будет как-то указать перечень сотрудников для ознакомления...

    Это может быть список групп например сотрудники которых обновляются в соответствии с орг структурой компании, либо как-то использовать можно орг структуру из User Profile Service App (хотя мне к сожалению не приходилось это делать через User Profile Service App)


    LinkedIn Profile
    SharePoint Advanced Visibility Options project
    SharePoint Managed Metadata Claims Provider project

    12 июля 2012 г. 16:35
  • В шарепоинт есть шаблон списка  Циркуляры, он как раз для такой задачи , можно реализовать так, в текст циркуляра копировать текст приказа и ссылку на документ, но это вроде входит в  Sharepoint Server
    13 июля 2012 г. 4:42
  • А использование VS подразумевает владение С# или С++,  правильно?

    C++ тут вряд ли пригодится...
    Да, действительно...  Visual Basic (VB), извиняюсь за неточность...
    13 июля 2012 г. 8:04
  • To Andrey_S1

    В шарепоинт есть шаблон списка  Циркуляры, он как раз для такой задачи , можно реализовать так, в текст циркуляра копировать текст приказа и ссылку на документ, но это вроде входит в  Sharepoint Server

    Спасибо, обязательно посмотрю... Хотелось бы сначала попробовать решить всё штатными средствами Foundation...
    13 июля 2012 г. 8:06
  • to HeToС:

    Думаю, что какая-то есть. По крайней мере есть группы и сотрудники в них как-то распределены. А это имеет значение в данном случае?

    Думаю для того чтобы при публикации документа, и при запуске рабочего процесса нужно будет как-то указать перечень сотрудников для ознакомления...

    Это может быть список групп например сотрудники которых обновляются в соответствии с орг структурой компании, либо как-то использовать можно орг структуру из User Profile Service App (хотя мне к сожалению не приходилось это делать через User Profile Service App)

    Можно создать группу в SP и в качестве пользователя группы назначить соответствующую группу из AD. В принципе то же самое.


    • Изменено foxmann 13 июля 2012 г. 8:56
    13 июля 2012 г. 8:38
  • В шарепоинт есть шаблон списка  Циркуляры,  входит в  Sharepoint Server
     Не нашёл...
    16 июля 2012 г. 10:28
  • Упёрся...

    Вариант с задачами неплох, но есть одно серьезное неудобство - нельзя назначить задание группе, а выполнение контролировать ото всех участников группы... т.е. если первый пользователь группы выполняет задание - оно зарывается. Это особенность SP и она описана в офф.документации... Приходится вбивать всех пользователей вручную, а их там сотни

    или

    делать обходной маневр:

    Создаю дополнительный  список "Users" с полями function И users,
    в поле function - должность рлдбзователя  ( например Пожарный)
    а в поле users (тип содержимого "Группы и пользователи" ) - перечислены участники группы User1; User2; и т.д.

    В библиотеке создаю 2 новые колонки "functions "(drop-down menu) и "Аудитория (тип содержимого "Группы и пользователи")

    При создании документа в форме выбирается "function" ("Аудитория" скрыта)

    Создаю РП (в SPD) который должен при создании нового документа подставить в поле "Аудитория"" - данные из списка "Users" где поле function соответствует полю "functions".... с представлением данных  в строковом формате (string)!



    • Изменено foxmann 18 июля 2012 г. 12:41
    16 июля 2012 г. 14:52