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【分享】Exchange online中的Direct to Calendar功能 RRS feed

  • 常规讨论

  • 【功能介绍】

    考虑到以下场景:

    公司需要召开全体紧急会议,老板要求以最快的时间将会议日程添加员工的日历中,并且不需要员工处理。在会议开始前,员工会正常收到提醒并准时赴会。

    Exchange online中的Direct to Calendar功能可以完美地解决这个问题。

    除了可以自动创建会议,无需与会者处理之外,Direct to Calendar还有如下优点:

    1. 由于会议会默认被接受,会议组织者不会受到与会者的OOF邮件或者其他因发送会议而导致的回执邮件。
    2. 在组织者取消会议前,与会者在收件箱中看不到任何与该会议相关的邮件。

    【功能实现】

    要实现Direct to Calendar功能,需要管理员指定特定的用户用于发送Direct to Calendar会议邀请,并创建如下两条传输规则。

    传输规则1:指定特定的会议组织者,并且设置与会者自动接受来自这个特定组织者的会议。
    传输规则2:将会议邀请邮件自动移动到与会者的“已删除邮件“中。

    具体的设置如下:

    1. 在Microsoft 365管理中心中创建新的用户,命名为Direct to Calendar invites,然后为其分配许可证。该用户用于发送Direct to Calendar会议邀请。

    2. 打开EMS, 运行如下命令新建两条传输规则:

    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems


    【功能演示】

    1. 使用Direct to Calendar invites邮箱发送会议邀请给Lydia。
    2. 进入到Lydia的邮箱中查看会议的处理情况,发现会议邀请邮件出现在“已删除邮件“中,并且该会议邀请已经被自动接受,见如下动图。

    参考文档:

    https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/use-rules-to-add-meetings
    https://social.technet.microsoft.com/Forums/msonline/en-US/cf3c0070-a9a5-456a-8a5c-c12774cc096f/add-calendar-event-using-exchange-o365-powershell-commands?forum=onlineservicesexchange

    关键词:Direct to Calendar, Exchange online自动添加会议。

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    2019年9月25日 6:06
    版主