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Exchange 2016 Automatische Antworten AutoReply/AutoResponse HTML-Format

    Frage

  • Hallo Zusammen,

    hoffe hier Unterstützung zu finden ...

    Umfeld:

    + AD Forest/Domain 2008 R2

    + Exchange 2016 CU8

    Problembeschreibung:

    Im Zuge der EU-DSGVO müssen an bestimmte Postfächer automatische Antworten (AutoReply/ AutoResponse) im HTML Format eingerichtet werden.

    Sicherlich wäre hier die Option Set-MailboxAutoReplyConfiguration die erste Wahl, jedoch wirkt diese nur einmal pro Absender, es sollen aber immer Antworten erfolgen. Eine Transportregel Option kann ich nicht finden.

    Deshalb habe ich eine serverbasierte Outlook Regel eingerichtet, was auch einwandfrei funktioniert innerhalb der Exchange Organisation.

    Bei Nachrichten die nach außen gehen, geht die HTML-Formatierung verloren!?!

    Warum ist das so und wie kann ich auch diese Nachrichten formatiert beantworten?

    Wäre es nicht hilfreich auch eine dauerhafte Antwort-Option in dem CMDLET Set-MailboxAutoReplyConfiguration zu haben?

    Vielen Dank für eure Unterstüzung.


    Manfred Schüler

    Donnerstag, 7. Juni 2018 06:24

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  • Wäre es nicht hilfreich auch eine dauerhafte Antwort-Option in dem CMDLET Set-MailboxAutoReplyConfiguration zu haben?

    Nein. Oder was meinst Du, was passiert, wenn Inhaber zweier solchen Mailboxen miteinander kommunizieren wollen? ;-)

    EDIT: HTML-Format auf Teufel komm raus mit großem Aufwand reinimpfen ist IMHO vergeudete Liebesmüh. Ich kenne viele Organisationen, die alles Eingehende in Plain Text konvertieren. Da, wo HTML "kostenlos zu haben" ist, kann man das natürlich verwenden, aber eben nur dort.


    Evgenij Smirnov

    I work @ msg services ag, Berlin -> http://www.msg-services.de
    I blog (in German) @ http://it-pro-berlin.de
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    In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is.


    Donnerstag, 7. Juni 2018 08:41
  • Sicher der "Ping Pong" Effekt ist nicht schön, das Thema mit dem Datenschutz und der Informationspflicht aber auch nicht. Ich habe mir das auch nicht gewünscht bzw. ausgesucht, so ist aber die Anforderung. Meine Frage hast du leider dadurch auch nicht beantwortet.

    So ein Exchange 2016 sollte doch sowas locker können ;-)


    Manfred Schüler

    Freitag, 8. Juni 2018 07:04
  • Sicher der "Ping Pong" Effekt ist nicht schön, das Thema mit dem Datenschutz und der Informationspflicht aber auch nicht. Ich habe mir das auch nicht gewünscht bzw. ausgesucht, so ist aber die Anforderung.

    Der unendliche Ping-Pong-Effekt (und darauf liefe es ja in dem Fall hinaus) ist nicht nur nicht schön, sondern würde euren MX (und den der hypothetischen Gegenseite) sofort auf allen RBLs der Welt platzieren.

    Nirgends in der DSGVO oder im BDSG-Neu steht auch nur ein Wort über die Pflicht, jede Mail automatisch zu beantworten. Und wenn die Anforderung a. per se widersinnig, und b. mit den vorhandenen technischen Mitteln nicht zu erfüllen ist, sollte man die Anforderung noch einmal prüfen lassen.

    Meine Frage hast du leider dadurch auch nicht beantwortet.

    Doch, aber Du hattest mehr als eine gestellt ;-)

    Was die HTML-Formatierung angeht, evtl. hast Du eine Chance, wenn Du an den Einstellungen der Remote-Domänen herumspielst. Aber das hätte andere Nebeneffekte.

    So ein Exchange 2016 sollte doch sowas locker können ;-)

    Klar. Aber die Gefahr eines Ping-Pongs ist größer. Ich meine, Du kannst das Gewünschte mit https://www.codetwo.de/exchange-rules-pro/ umsetzen, Testen ist aber angesagt.


    Evgenij Smirnov

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    Freitag, 8. Juni 2018 07:49
  • Aha, nach Rücksprache mit dem Datenschutz-Verantwortlichen heißt es nun, es reicht eine OOO Einrichtung.

    Damit kann ich auch leben ;-) , leider aber wieder das Problem mit der Formatierung ...

    1. Nachricht in HTML Format erstellt und in der "Automatische Antworten (abwesend)" Option für nur "Extern" gesetzt.

    2. "AutoReply" Nachricht kommt unformatiert in nur Text an.

    3. Direkte Antworten auf die Nachricht in HTML ist ok, Formatierung bleibt bestehen.

    Ich vermute das die Exchange Transport Regel (Disclaimer) die Formatierung der "AutoReply" HTML-Nachrichten entfernt. Kann das sein?

    Gibt es hier eine Lösung?


    Manfred Schüler

    Freitag, 8. Juni 2018 12:37
  • Moin,

    obs der Disclaimer ist, kannst Du schnell klären, indem Du die Disclaimer-Regel mit einer Ausnahme für Dein Test-Postfach versiehst.

    Da, wo automatische Nachrichten sich anders verhalten als manuelle (denn auch an eine manuelle Antwort wird ein Disclaimer angehängt, richtg?), tippe ich eher auf Einstellungen in Remote-Domänen oder irgendwelche Third-Party-Transportagenten, falls vorhanden.

    Zu schauen wäre auch im Quelltext der Antwort, ob der HTML-Teil gar nicht mehr vorhanden ist oder ob er einfach nicht genommen wird.


    Evgenij Smirnov

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    Freitag, 8. Juni 2018 12:44
  • Ja klar wollte ich auch dran ...

    1. Mit abgeschaltetem Disclaimer bleibt das Problem bestehen und es gibt ein externen GW.

    2. HTML-Teil ist gar nicht mehr vorhanden, Nachricht (Nur Text).



    Manfred Schüler

    Freitag, 8. Juni 2018 13:39
  • Der Mail-Gateway Provider verändert die Nachrichten nicht.  Disclaimer ist abgeschaltet.

    Die HTML Formatierung geht auch nur bei den OOO-Nachrichten verloren!?

    Oder ist das Verhalten in einer Exchange Organisation normal (Globale Option)? Im Outlook ist bei der "Automatischen Antworten" Option im Feld "Außerhalb der Organisation" ja HTML Eingabe möglich?


    Manfred Schüler

    Montag, 11. Juni 2018 06:09
  • Moin,

    wie ich schon schrieb, schau Dir die Einstellungen der Remote-Domänen an. Was gibt bei Dir 

    Get-RemoteDomain | ft Name, ContentType, AllowedOOFType, TNEFEnabled

    aus?


    Evgenij Smirnov

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    Montag, 11. Juni 2018 10:16
  • Danke fürs Feedback. OK in den Einstellungen war ich vor Jahren zuletzt. Scheinbar wurde vom Admin die" Standard" Remote Domain "*" in der Vergangenheit angepasst!?

    Hier die aktuellen Einstellungen:

    Name                        : Standard
    ContentType             : MimeText
    AllowedOOFType      : ExternalLegacy
    TNEFEnabled             : False
    CharacterSet               : iso-8859-1
    NonMimeCharacterSet  : iso-8859-1
    AutoForwardEnabled     : False
    DeliveryReportEnabled  : False

    Was sind denn die Standardwerte oder was ist empfehlenswert mit Stand Jahr 2018?



    Manfred Schüler

    Donnerstag, 14. Juni 2018 07:49
  • Moin,

    ContentType sollte auf MimeHtmlText stehen, AllowedOOFType auf External. TNEF auf False ist goldrichtig, sonst gibt's bei diversen Empfängern die WINMAIL.DAT-Anhänge statt Inhalt.


    Evgenij Smirnov

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    • Als Antwort markiert MSchueler Dienstag, 19. Juni 2018 08:51
    Donnerstag, 14. Juni 2018 08:49
  • Servus nach Berlin zurück.

    ContentType auf MimeHtmlText

    AllowedOOFType auf External

    TNEF auf False

    Habe ich umgestellt.

    Nachrichten bleiben aber im Text Format :-(


    Manfred Schüler


    • Bearbeitet MSchueler Donnerstag, 14. Juni 2018 15:26
    Donnerstag, 14. Juni 2018 15:25
  • Kannst mir mal eine Adresse mailen, von der ich eine OOF kriege.

    Evgenij Smirnov

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    Donnerstag, 14. Juni 2018 15:28
  • Ja klar mache ich. Wo finde ich deine Mail Adresse?

    Manfred Schüler

    Montag, 18. Juni 2018 11:55
  • Ja klar mache ich. Wo finde ich deine Mail Adresse?

    Manfred Schüler

    Impressum meines Blogs wäre eine Variante...

    Evgenij Smirnov

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    Montag, 18. Juni 2018 12:09
  • Lustig, glatt übersehen ;-)


    Manfred Schüler

    Montag, 18. Juni 2018 14:49
  • you've got mail


    Montag, 18. Juni 2018 19:50
  • Die von Evgenij beschriebene Einstellungen für die Remote-Domain brachten den gewünschten Erfolg!

    VIELEN DANK nochmal für die tolle Unterstützung.


    Manfred Schüler

    Dienstag, 19. Juni 2018 08:51