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outlook 2016 如何实时增量备份收件箱? RRS feed

  • 问题

  • 公司的邮箱容量很小,一旦满了就要删邮件,一个邮箱帐号有很多人在用,邮件有可能被误删。所以我现在需要每收到一封新邮件就自动保存到本地。

    可以实现吗?谢谢!

    2019年6月24日 8:59

答案

  • 您好,

    从我的经验来看,可以使用规则来实现您的需求:创建一个规则,将所接收的邮件拷贝到本地的.pst文件夹内。请参考下面的步骤:

    1. 创建 Outlook 数据文件 (.pst) 以保存信息

           a) "收件箱" , 选择 "新项目> “更多项目" > “Outlook 数据文件

                   

           b) 输入文件名。(您可以自定义保存的路径)

           c) 选择“确定”。

    2. 创建规则

    上述步骤创建完后,您将在Outlook客户端内看到打开的备份pst文件。

           i. 打开 文件 > 管理规则和通知 > 新建规则

           ii. 步骤1: 选择模板 中,选择 对我接收的邮件应用规则”,点击 下一步

           iii. 继续点击 下一步”,设置该规则应用于每个已收到的邮件。

           iv. 在选择操作界面,勾选 将副本移到”指定“文件夹中 停止处理其他规则

           v. 点击 指定“,选择您刚创建的PST文件,可以点击”新建“来创建不同的文件夹。 

       

           vi. 继续点击 “下一步“,给规则命名,并点击 ”完成“。


    这样该账户接收的邮件都会在您创建的PST里面有一份副本的备份。您也可以自定义规则,将特定的邮件备份到不同的文件夹内。关于如何利用规则管理邮件,可以参考这篇文章的详细信息:使用规则管理邮件

    此外,管理邮箱大小的另一个方法就是自动存档。启用自动存档,将旧的邮件自动移动至本地数据文件内,不需要用户手动删除,这样也避免了误删的情况。请参考下这里的步骤:

    自动存档介绍

    如何设置自动存档

    希望上述信息对您有帮助。

    Perry Pan


    如果以上回复对您有所帮助,建议您将其“标记为答复”. 如果您对我们的论坛支持有任何的建议,可以通过此邮箱联系我们:tnsf@microsoft.com.


    2019年6月25日 1:46
    版主

全部回复

  • 您好,

    从我的经验来看,可以使用规则来实现您的需求:创建一个规则,将所接收的邮件拷贝到本地的.pst文件夹内。请参考下面的步骤:

    1. 创建 Outlook 数据文件 (.pst) 以保存信息

           a) "收件箱" , 选择 "新项目> “更多项目" > “Outlook 数据文件

                   

           b) 输入文件名。(您可以自定义保存的路径)

           c) 选择“确定”。

    2. 创建规则

    上述步骤创建完后,您将在Outlook客户端内看到打开的备份pst文件。

           i. 打开 文件 > 管理规则和通知 > 新建规则

           ii. 步骤1: 选择模板 中,选择 对我接收的邮件应用规则”,点击 下一步

           iii. 继续点击 下一步”,设置该规则应用于每个已收到的邮件。

           iv. 在选择操作界面,勾选 将副本移到”指定“文件夹中 停止处理其他规则

           v. 点击 指定“,选择您刚创建的PST文件,可以点击”新建“来创建不同的文件夹。 

       

           vi. 继续点击 “下一步“,给规则命名,并点击 ”完成“。


    这样该账户接收的邮件都会在您创建的PST里面有一份副本的备份。您也可以自定义规则,将特定的邮件备份到不同的文件夹内。关于如何利用规则管理邮件,可以参考这篇文章的详细信息:使用规则管理邮件

    此外,管理邮箱大小的另一个方法就是自动存档。启用自动存档,将旧的邮件自动移动至本地数据文件内,不需要用户手动删除,这样也避免了误删的情况。请参考下这里的步骤:

    自动存档介绍

    如何设置自动存档

    希望上述信息对您有帮助。

    Perry Pan


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    2019年6月25日 1:46
    版主
  • 非常好,我收藏了!
    2019年6月25日 5:34
  • 谢谢,您的方法非常好用。我现在有一个需求,希望收到邮件后自动转发给一个QQ邮箱,设置了转发给个人或组织后,收到邮件并不会转发,不知道这是服务器限制吗?还是什么原因?
    2019年6月26日 0:15
  • 设置后,收到新邮件并没有转发到37800868@qq.com ,这是邮件服务器的限制还是什么原因?

    2019年6月26日 0:19
  • 您好,

    您使用的是Exchange服务器么?

    请问您是创建规则,将邮件从组织内部邮箱转发到外部QQ邮箱么?默认情况下,服务器并不允许通过规则将邮件直接转发至外部邮箱,这是为了防止员工无意间泄露企业信息。但是我们可以在服务器端更改这个设置。

    如果是Exchange服务器的话,可以通过Set-RemoteDomain指令将-AutoForwardEnabled 属性设置为True

    参考下这个相关文章:Set-RemoteDomain 

    这样会允许邮件转发至所有的外部域,如果只是单独允许这次转发(给这个QQ邮箱),您也可以新建一个远程域qq.com,然后给这个远程域设置为允许自动转发。

    如果您不是使用Exchange服务器,则需要咨询下ISP。

    希望上述信息对您有帮助。

    Perry Pan


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    2019年6月26日 1:55
    版主
  • 谢谢您专业的答复。我们是经销商,邮件服务器是厂家在管理,我们只有使用权限。所以有可能是服务器不允许转发到外部域的原因导致的规则不生效。
    2019年6月26日 3:07
  • 是的,考虑到您的情况,建议您直接咨询下厂家,看下他们那里能否帮忙更改下设置。

    Perry Pan


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    2019年6月26日 3:10
    版主