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【分享】如何阻止会议室被预定 RRS feed

  • 常规讨论

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    需求场景:
    当遇到会议室被暂时关闭等场景时,我们可能会需要阻止用户预定会议室。以下是阻止会议室被预定的几种方案:

    解决方案:
    方案a: 从地址列表中隐藏会议室邮箱。
    EAC:“收件人” > “资源”,双击要更改的会议室,在常规选项卡点击“更多选项…”,勾选“从地址列表中隐藏”:

    也可以运行以下命令:

    Set-Mailbox room1 -HiddenFromAddressListsEnabled $True
             

    设置完成后,用户创建会议邀请时将看不到被隐藏的会议室:


    需要注意的是,这个方法虽然可以阻止用户在预定会议时搜索到该会议室,但缺点在于,如果用户知道会议室的邮箱地址,还是可以使用电子邮件地址将预订消息发送到会议室邮箱。

    方案b: 创建虚拟会议来占用会议室。
    也就是管理员自己创建虚拟会议邀请,先把会议室占用。这样一来,当其他用户创建会议邀请时,会通过日程安排助理视图看到该会议室已经被占用:


    如果用户还是向会议室发送了请求,则会收到因存在冲突而拒绝请求的邮件:

    这个方法的缺点在于,创建会议邀请的操作比较繁琐,另外会议室邮箱有“最大预定提前期(天)”和”最长持续时间(小时)”的限制(如下图),所以如果会议室要被阻止预定的时间段较长,或者要设置的会议室数量比较多,会需要很大的工作量。


    2020年12月31日 1:55
    版主

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    方案c(推荐): 用Set-CalendarProcessing命令修改预定策略,并添加邮件提示。

    Set-CalendarProcessing -Identity "Room1" -AllBookInPolicy $False -AllRequestInPolicy $False
    Set-Mailbox -Identity "Room1" -MailTip "This room is currently unavailable."执行命令后,如果用户在创建会议邀请时添加了Room1,则会看到设置的房间不可用的邮件提示:


    如果会议邀请依然被发出,会议组织者将收到如下拒绝邮件:


    参考链接:

    【关键词】会议室邮箱,会议邀请,自动拒绝,Set-CalendarProcessing

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    2020年12月31日 1:59
    版主